اصول مذاكره موفق
در مذاكرات باید به منافع موجود در موضوعات توجه كرد و تمركز خود را بر وضع عنوان شده و گفتارها و خواسته‌های ظاهری طرف معطوف نكنیم، به عبارت دیگر، در مذاكرات باید به آنچه موجب ایجاد منافع برای دو طرف می‌شود، توجه كرد و تمركز بر موضع، الزاما موجب یك توافق منطقی نخواهد شد.
هدف مذاكره درگیر كردن طرفین مذاكره كننده با بخشی از منافع موجود در مذاكره نیست، بلكه هدف مذاكره درگیر كردن طرفین مذاكره با حداكثر منافع مشروع موجود در مذاكره است.
به عبارت دیگر، هدف مذاكره سازش یا حد وسط چیزی را گرفتن نیست، هدف مذاكره، بازی كردن با تمامی شرایط موجود در موضوع مذاكره است كه هر كدام از طرفین به‌رغم تفاوت در نوع نگاهشان به موضوع، بتوانند از حداكثر منافع بالقوه بهره‌برداری كنند. همان‌طور كه عنوان شد، برای رسیدن به این منافع باید نیاز طرف را درك كرد، نه خواسته وی را.
وقتی به نیاز طرف متمركز می‌شویم، دلیل و چرایی بروز خواسته را متوجه می‌شویم. پس، در مواردی كه قادر نیستیم خواسته یا موضع طرف را برآورده كنیم یا قائل به برآورده كردن آن نمی‌باشیم، از طریق تمركز بر روی نیاز می‌توانیم راه دیگری را برای رسیدن به منافع دو طرفه معرفی كنیم كه هماهنگی بیشتری با شرایط وضعیت ما دارد. باید توجه كرد در بحث تجارت و صنعت، شرایط قراردادها بسیار متنوع است.
متاسفانه بسیاری از افراد یا شركت‌ها یا سازمان‌ها قبل از هر چیزی در مذاكرات خود به بحث قیمت می‌‌پردازند، باید دانست كه قیمت آخرین موضوعی است كه باید مورد بررسی قرار گیرد نه اولین آنها؛ زیرا با تغییر سایر شرایط قرارداد عملا می‌توان ارزش قیمت یك كالا را بالا یا پایین آورد. از مواردی كه می‌تواند بر ارزش قیمت‌‌گذاری تاثیر زیادی بگذارد، می‌توان شرایط پرداخت، تعداد یا دفعات درخواست محصول، گارانتی و تضمین‌های مختلف، مكان ارائه محصول و غیره را نام برد.
بنابراین مذاكره‌كننده باید بداند در صورت اصرار طرف روی یك قیمت معین می‌تواند از طریق سبك و سنگین كردن سایر شرایط، مسیری را طراحی كند كه هر دو طرف به سودآوری لازم برسند.
در مذاكرات، برای درك نیازهای شخصی مقابل، از كلمه یا مفهوم «چرا» استفاده می‌كنند كه به آن «چرای مقدس» می‌گویند. البته استفاده از خود كلمه چرا می‌تواند در برخی مذاكرات مقداری بی‌ادبانه جلوه كند. بدین رو منظور اصلی از چرای مقدس آن است كه دلیل خواسته در قالب جملات سوم شخص یا مجهول، به طرز مودبانه‌ای ادا شود. به جملات زیر توجه كنید:
الف: می‌توانیم دلیل درخواست مطرح شده را جویا شویم؟
ب: اگر اجازه بدهید، می‌خواستم ببینم چه چیزی باعث شده است كه این درخواست مطرح شود؟
ج: اگر دلیل درخواست مطرح شده را بفهمم، قطعا پاسخ بهتری می‌توانم بدهم.
انسان‌ها همانند یك كوه یخی هستند ده درصد آنها بالای آب و نود درصد آنها زیرآب است. در مذاكرات بایستی با مطرح كردن مفهوم چرای مقدس، به نود درصد پنهان و قصد نامشخص آنها پی برد تا بتوان بهترین راه را برای حل مساله پیدا كرد. پس اولین قدم در این اصل پی بردن به منافع طرف مقابل است. همان‌طور كه اشاره شد این موضوع با تكیه بر تشخیص نیازهای طرف و اینكه چرا این درخواست را دارد نه اینكه چه درخواستی دارد، انجام می‌شود. در مواقعی كه به جای دو نفر تعداد بیشتری در مذاكره حضور داشته باشند، پیدا كردن منافع چند طرفه، كاری دشوار می‌شود ولی غیرممكن نخواهد بود.
در مثال بازرگانی كه می‌خواست با خرید طعامی هم خود و هم طوطی و هم چهارپایش را تغذیه كند، می‌بینیم كه فرد با انتخاب هندوانه و اختصاص هسته هندوانه به طوطی، پوست به چهار پا و خود میوه به خود با یك تصمیم قادر شد هر سه را به حداكثر منافع موجود در یك هندوانه برساند، در صورتی كه می‌توانست با تقسیم بر سه كردن هندوانه، عملا هر سه موجود را با بخش‌هایی از هندوانه درگیر كند كه عملا قادر به رفع نیازهای آنها نبود، شایسته تاكید است كه در مذاكرات درك تفاوت بین نیاز و خواسته از ضروریات است. برای درك تفاوت بین نیاز و خواسته مثالی دیگر ارائه می‌شود.
استفاده از آب برای رفع تشنگی می‌توان از سایر نوشیدنی‌ها همچون آب میوه، چای، نوشابه و غیره استفاده كرد. اینكه آب را نیاز در نظر بگیریم، یعنی عملا توانمندی خود را برای رفع نیاز واقعی طرف محدود كرده‌ایم و این‌گونه اشتباهات نیز می‌تواند مسیر مذاكرات را به سادگی منحرف كند.
در هنگام اجرای این اصل، پس از تشخیص نیازهای طرف مقابل بدون هیچ‌گونه پیش‌داوری یا قضاوت، منافع مشروع خود را نیز فهرست می‌كنیم. چون باید بدانیم كه طی فرآیند مذاكره می‌خواهیم به چیزی برسیم. اینكه ما به منافع خود آگاه نباشیم، موجب می‌شود حداكثر در مورد موضوعاتی صحبت كنیم كه منافع طرف مقابل را در پی خواهد داشت و منافع ما بدون توجه باقی خواهد ماند. پس از فهرست كردن منافع مشروع خودمان، برای آشنایی با آنها در هنگام مبادله امتیازات، آنها را ارزیابی می‌كنیم و پس از ارزیابی آنها به اولویت‌بندی آنها می‌پردازیم. اولویت‌بندی منافع از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا در صورت عدم اولویت‌بندی، امكان دارد در جایی كه لازم نیست، امتیاز بیشتری از دست بدهیم یا برخی مواقع، بحث روی موضوعات بی‌اهمیت را بی‌دلیل طولانی‌تر كنیم. پس از اولویت‌بندی منافع خودمان، به منافع طرف مقابل نیز فكر می‌كنیم كه قبلا از طریق چرای مقدس در مورد آن تحقیق كافی كرده‌ایم. ماحصل فرآیندهای بالا در نهایت رسیدن به راه‌حل‌هایی است كه بتواند طرفین را به منافع موردنظرشان برساند.

اکثر ما هر روز بدون آن که بدانیم مذاکره می کنیم با این حال واژه مذاکره برخی افراد را نگران می کند. آن ها خود را در نمایشگاه اتومبیل مشغول خرید و چانه زنی تصور می کنند. اما در ۹/۹۹ …
اکثر ما هر روز بدون آن که بدانیم مذاکره می کنیم با این حال واژه مذاکره برخی افراد را نگران می کند. آن ها خود را در نمایشگاه اتومبیل مشغول خرید و چانه زنی تصور می کنند. اما در ۹/۹۹ درصد موارد، مذاکره صرفا صحبت کردن با فردی دیگر درباره راه حلی است که به نفع هر دو طرف است.
شما چه مشغول مذاکره با کودک دو ساله خود باشید چه طرف صحبت شما بزرگ ترین مشتری تان باشد، اصول حاکم بر مذاکره فرقی نمی کند. در مقاله حاضر به هفت اصل برای موفقیت در مذاکره می پردازیم:
۱) ایجاد وضعیت برنده- برنده. مذاکره با دیدگاه صحیح فشار را از دوش هر دو طرف برمی دارد. اما دیدگاه صحیح چیست؟ تمایل هر دو طرف به تحقق خواست هایشان یعنی ایجاد وضعیت برنده- برنده. اگر قرار باشد تنها یکی از طرف ها به خواست خود برسد، دستیابی به راه حل بسیار دشوار خواهد بود.
۲) مهارت های شنیدن. برای آن که متوجه شوید طرف دیگر مایل است از مذاکره به چه نتیجه ای برسد باید به حرف های او گوش دهید. در واقع توانایی شما در پرسیدن پرسش های درست و گوش دادن به پاسخ ها مهم ترین مهارت مذاکره است. یک مذاکره کننده ماهر با ذهنی پر سوال وارد گفت وگو با طرف مقابل می شود. هنگامی که هدف خود را دستیابی به آگاهی هرچه بیش تر از مشتری هایتان قرار می دهید، احتمال آن که اطلاعات مهم کسب کنید بسیار بیش تر خواهد بود. منظور از اطلاعات مهم، اطلاعاتی است که به شما کمک می کند محیطی مشارکتی و دوستانه برای گفت وگو ایجاد کنید. سعی کنید بفهمید مشتری چه نیازهایی دارد، چه چیز باعث می شود او احساس موفقیت کند و چطور باید کالا یا خدمت تان را به او بفروشید.
۳) خلاقیت. در این جا منظور از خلاقیت، خلاقیت در حل مساله است. هنگامی که با رویکرد برنده- برنده مذاکره را آغاز می کنید و به خواسته های طرف مقابل گوش می دهید، حل خلاق مساله به شما کمک می کند راه حلی را بیابید که نیاز هر دو طرف را تامین می کند. مذاکره صرفا ابزاری برای دستیابی به بالاترین مبلغ در قرارداد نیست.
۴) حوصله. تمام مذاکره ها زمان بر هستند. دستیابی به راه حلی که برای هر دو طرف مفید باشد مستلزم تهیه چندین پیش نویس، مذاکره های گوناگون و بررسی های مختلف در زمینه موضوع مورد مذاکره است. اما هنگامی که طرف مقابل می بیند حاضر هستید زمان کافی صرف زمینه سازی مذاکرات کنید و به او هم فرصت فکر کردن می دهید به انعقاد قرارداد تمایل پیدا می کند. به این طریق رابطه ای بلندمدت و سودبخش برای هر دو طرف برقرار می شود.
۵) تحقیق. زمانی کافی را صرف تحقیق درباره کسب و کار مشتری یعنی طرف مذاکره خود کنید. با این روش یک قدم در درک نیازها، خواسته ها و موارد نگرانی طرف مقابل جلو هستید و می توانید راه حل درست را که به نفع هر دو شماست بیابید.
۶) اعتماد. کلید مذاکره موفق است. اگر طرف مقابل ترسی را در شما مشاهده کند به این نتیجه می رسد که نسبت به کالا یا محصولی که ارایه می کنید اعتماد و اطمینان لازم ندارید.
۷) دانستن زمان پایان مذاکره. مسلما تمام مذاکرات به تحقق وضعیت برنده- برنده منجر نمی شود. گاه بهتر است از ادامه مذاکره صرف نظر کنید، اما مهم تر از آن این است که برای پایان مذاکره آماده باشید.هنگامی که مذاکره یک باید است عملا مقداری از قدرت شما کم می شود. با رویکردی مثبت و تمایل به دستیابی به هدف وارد مذاکره شوید اما همواره بدانید که ممکن است تلاش هایتان بدون نتیجه باشد. در این موارد هیچ گاه ارتباط کاری خود را با مشتری به طور کامل قطع نکنید. زیرا ممکن است پس از مدتی با تغییر شرایط مذاکره بعدی موفقیت آمیز باشد.