صف چيست؟
آن دسته از سازمان هايي كه فعاليت آن ها مستقيماً به تامين هدف سازمان كمك مي كند صف ناميده مي شود مثلاً در يك سازمان صنعتي به طور كلي وظايفي وجود دارد كه شامل توليد و فروش محصول مي شود. هر دو وظيفه ي فوق جزء وظايف صف است زيرا هدف اصلي سازمان صنعتي تهيه‌ي محصول و ارائه‌ي آن به مشتريان در مقابل پولي است كه دريافت مي‌كند و سودي كه از اين راه عايد سازمان مي شود خود عامل مهمي براي بقاي سازمان است.
همچنان كه ليندال اف ارويك اظهار نموده است هيچ سازماني قادر نيست بدون وجود واحدهاي صفي به بقاي خود ادامه دهد. بر مبناي چنين تعريفي واحدهاي تهيه و فروش در رديف هاي صفي در خواهند آمد. اما بايد در نظر داشت كه قبل از شروع به توليد بايد توليد محصول به وسيله ي سازمان طرح ريزي شده باشد، بدون داشتن طرح، هيچ سازماني قادر به توليد و عرضه ي محصولات بازار نخواهد بود.
ستاد چيست؟
آن دسته از وظايفي كه به طور غير مستقيم به اجراي وظايف اصلي كمك مي كنند ستاد ناميده مي شوند، معمولاً مراجعيت سازمان با وظايف ستاد آشنايي زيادي ندارند. زيرا فعاليت ستاد به طور مستقيم براي آن ها ارزش ندارد و آن ها هرگز راسا براي فعاليت هاي ستادي پولي پرداخت نمي كنند، هر چند وظايف ستاد سهم مهمي در ارائه ي محصول يا خدمت به مشتريان به عهده داشته باشد.
به توجه به طبيعت كار افراد ستاد، ستاد را مي توان چنين تعريف نمود: سازمان ها يا افرادي كه وظيفه ي اصلي آن ها كمك به واحدهاي صفي است تا آن ها بتوانند هدف اصلي سازمان را بهتر تامين كنند بنابراين امكان دارد كه واحدهاي ستادي علاوه بر ارائه نظريات مشورتي وظايف ديگري ار بر عهده بگيرند از قبيل، تحقيق براي برطرف كردن مشكل سازمان، جمع آوري اطلاعات، سازمان دادن و نظارت .
انواع سازمان هاي صف و ستاد:
به طور كلي سه نوع سازمان اصلي مطرح شده است كه عبارتند از «سازمان صف» «سازمان ستاد» يا «سازمان تخصصي» و «سازمان صف و ستاد" یکی از مسائل مهم در مدیریت سازمان های وسیع امروزی که برای روسای موسسات مختلف گاهی ابهام ایجاد می نماید، موضوع وظایف صف و ستاد است. تمیز وظایف صف از وظایف ستاد و درک روابط واحد های صف و ستاد، برای مدیران بعضی از سازمان های بزرگ گاهی مشکل است.
توسعه سازمان ایجاب می کند که در جوار واحدهای اجرتخصصی ستاد نیز مستقر گردند، بدین جهت شرح وظایف صف و ستاد و توضیح چگونگی روابط ایی صف، واحدهای واحدهای صف و ستاد لازم به نظر می رسد.
سازمان صف و ستاد از دو نوع واحدهای متمایز تشکیل می شود، یکی واحدهای صف که مامور اجرای عملیات مربوط به هدف سازمان هستند و دستورات اجرایی بوسیله آنها از طریق خط واحد فرماندهی صادر می گردد و نظارت مستقیم بر فعالیت های واحدهای تابعه دارند و دیگری واحدهای ستاد که وظیفه آنها محدود به فراهم آوردن وسائل پیشرفت و تسهیل کار واحدهای صف از طریق انجام خدمات مشورتی و کمکی یا تخصصی است و بدین جهت نظارت مستقیم بر واحدهای صف ندارند.
اگرچه ماهیت وظایف صف و ستاد کاملا از یکدیگر متمایز است، اما نباید تصور کرد که چون واحدهای ستاد نظارت مستقیم بر واحدهای صف ندارند، بدین جهت تصمیم های کارشناسان ستاد تاثیر قابل توجهی در اعمال و وظایف کارمندان مامور اجرای عملیات ندارد.
از علل لزوم استقرار واحد های ستاد می توان به: استفاده از خدمات تخصصی و کمکی، حفظ تعادل و توازن سازمانی و تثبیت مسئولیت اشاره نمود.
مقامات صف در موارد خاص نظر مشورتی ستاد مربوط را می خواهند و واحدهای ستاد نظرات خود را به صورت پیشنهاد تسلیم می کنند.
با وجود اینکه چگونگی روابط صف و ستاد اهمیت قابل توجهی در کارآیی سازمان دارد، اما در بسیاری از موسسات روابط واحدهای صف وستاد چندان رضایت بخش نیست، این امر موجب می شود که مدیران صف کمتر از خدمات ستاد استفاده کنند. منشا اصلی اختلال در روابط صف و ستاد این است که گاهی واحدهای مزبور به نقش یکدیگر واقف نیستند