فرایند مدیریت مراسم :

1- برنامه ریزی  2- اجرا    3- ارزیابی

مراحل زمانی برگزاری مراسم :

1-  قبل از مراسم ( برنامه ریزی )

2- حین مراسم ( اجرا )

3- بعد از مراسم ( ارزیابی )

تعریف برنامه ریزی :

برنامه ریزی تفکر درباره آینده برای رسیدن به تصمیم گیری جمعی است . تصمیم گیری مبتنی بر پیش بینی که وضعیت روشنی از مقصد و یا مقاصد و چرایی و چگونگی رسیدن به آن را مشخص می نماید . مبتنی بر پیش بینی و برآورد .

هنر برنامه ریزی :

در بهره بروری و صرفه جویی می باشد که با کمترین امکانات بتوانیم خوب مدیریت کنیم .

لازمه اول برنامه ریزی :

اول داشتن اطلاعات و آمار میباشد .

مزایا و دست آوردهای برنامه ریزی :

1- بهترین و موثر ترین راه برای صرفه جویی .

2- انتظام بخشیدن به امور .

3- ساخت و مهار آینده .

4- استفاده به موقع و به جا از ظرفیت های نیروی انسانی .

5- پیش بینی و پیشگیری از بحران ها و مشکلات .

6- دستیابی به اهداف سازمانی .

7- ارائه راهکارهای عملی برای برطرف کردن مشکلات و موانع .

8- ترسیم عملکرد کلی سازمان و شرح وظایف و مسئولیت های آن .

9- اولویت دادن به کارها .

10- تقویت رفتار سازمانی .

11- تسهیل بر کنترل و نظارت بر فعالیت ها .

الزامات برنامه ریزی :  

1- دانش ، اطلاعات و آمار

2- شناخت کامل از موضوع .

3- آسیب شناسی .

4- توجه به نیازهای فرهنگی ، روانی و اجتماعی مخاطبان .

5- بهره گیری از نتایج نظرسنجی های ادواری برای تقویت نقاط قوت و بر طرف کردن نقاط ضعف .

اقدامات مرحله برنامه ریزی :

1- جمع آوری اطلاعات

2- جلسات تصمیم گیری و هماهنگی

3- طراحی برنامه و چک لیست مراسم

4- ارسال دعوتنامه ها و انجام مکاتبات

مرحله اجراء مراسم :

این مرحله اجرای برنامه از پیش طراحی شده میباشد که به تناسب هر مراسمی اقدامات و برنامه بر اساس چک لیست هایی که از قبل آماده و طراحی شده ، مدیریت میشود . هر آنچه که برنامه ریزی قوی تر و کاربردی تر طراحی شده باشد اجرای          مراسم نیز راحت تر و کم اشتباه تر خواهد بود . مرحله اجرا از استقبال و مراسم افتتاحیه آغاز و تا مراسم اختتامیه و بدرقه ادامه   دارد .

فرایند مراحل تشریفات یا اقدامات مرحله اجرا :

 1- استفبال  2- حمل و نقل  3- اسکان  4- پذیرایی  5- بدرقه

استقبال توسط مقام هم شأن انجام میشود . رئیس جمهور= رئیس جمهور

فرایند مدیریت مراسم :

1- برنامه ریزی

2- اجرا ء

3- ارزیابی  : الف ) سنجش کمی و کیفی  ب) برای مشخص کردن نقاط ضعف و قوت

توضیح ارزیابی :

ارزیابی سنجش کیفی و کمی چگونگی برگزاری مراسم است که ضمن مشخص کردن نواقص ، کاستی ها و نقاط ضعف و قوت و مورد توجه مراسم را برای برنامه ریزی بهتر و بهبود فعالیت ها در آینده نمایان می سازد .

شیوه های ارزیابی :

1- نظرسنجی  2- تحلیل محتوا  3- تحقیق و پژوهش

اقدامات مرحله ارزیابی :

1- نظرسنجی  2- مستند سازی  3- تهیه و تنظیم گزارش  4- جلسه ارزیابی مراسم و تقدیر از برگزیدگان .

انواع مراسم :

1- سمینار  2- سمپوزیوم 3- کنفرانس  4- کنگره  5- جشنواره  6- همایش  7- گردهمایی  8- نشست  9- یادواره  10-کارگروه  11- میزگرد  12- گروه یا هیئت یا کمیسیون  13- کارگاه آموزشی  14- تجمع یا میتینگ

سمینار :

به جلساتی که به منظور مبادله اطلاعات و یادگیری نکات تازه از یکدیگر برگزار می شود ، سمینار گویند .

تعریف سمینار علمی :

به اجتماع تبادل نتایج تحقیقات فردی گروهی از دانشجویان که زیر نظر یک استاد و یا مرجع علمی به مطالعه مباحث علمی می پردازد سمینار علمی گفته میشود .

تعریف سمپوزیوم :

جلساتی که درآن سخنرانان متعدد نظر های کوتاه خود را درباره یک موضوع ولی از منظر های مختلف ارائه می کنند را سمپوزیوم گویند .

تعریف کنفرانس :

در لاتین به معنای کاری را با هم و دسته جمعی به انجام رساندن . به نشست های بزرگ که در آن افراد دیدگاه های خود را درباره مسائل و مشکلات مهم ارائه می کنند و یا به کمک هم به راه حل و سیاست اجرایی واحدی در قبال یک معضل بین المللی می رسند را کنفرانس گویند .  

کنگره :

واژه کنگره در لاتین به معنای آمدن و رفتن است . کنگره به اجتماعی از سران یا مغز های متفکر گفته میشود ، که هر عضوی به نمایندگی از ایالات یا دولتی آماده باشد تا پیرامون مسائل خاص سخن گویند و تشریک مساعی کند . مانند کنگره روسای دانشگاه ها ، کنگره روان شناسان و ...

جشنواره :

فرصت مناسب برای جشن گرفتن . مجموعه ای از فعالیت های مرتب با حوزه رقابت ها که بیشتر در زمینه هنر به کار می رود و به صورت مرتب تکرار می شود جشنواره گویند .

همایش :

همایش به نشستی که در آن نکات علمی و تخصصیارائه می شود ، به گونه ای که برای شرکت کنندگان قابل یادگیری باشد گفته میشود . همایش به جای سمینار و سمپوزیوم هم بکار می رود .

گردهمایی :

به معنای اجتماع کردن و به جای کنفرانس و کنگره هم به کار می رود . به اجتماعی گویند که به مباحث عمومی روز           می پردازد و کمتر جنبه علمی و گستردگی کمتری دارد را گردهمایی گویند . مثل گردهمایی شورای شهر و روستا .

نشست :

به جلساتی که به منظور بحث درباره موضوعی خاص تشکیل می شود اطلاق می گردد .

یادواره :

به نشست تجلیل و ستایش از خدمات ارزنده مفید و ماندگار افراد و چهره های شاخصی که در قید حیاط نیستند یادواره گویند

کارگروه :

به گروهی از افراد که وظیفه ویژه ای به آنها محول و متعهد می شوند مسئولیتهای خاص را انجام دهند ، کارگروه گفته میشود . مثل کمیته رسیدگی به زلزله زدگان بم و ...

گروه یا کمیسیون :

گروهی که از دولت یا سازمان رسمی برای رسیدگی به موضوعات خاص مأمور می شود و رسماً موظف است درباره آنها پژوهش و تحقیق کند .

کارگاه آموشی :

به محل یا اجتماع افرادی که درباره طرح یا موضوعی مطالعه می کنند ، در کارگاه های آموزسی مسائل آموزشی مطرح شده و در سمینارها و کنفرانس ها مورد بحث و همفکری قرار می گیرد . را کارگاه آموزشی گویند .

 تجمع یا میتینگ :

گرد هم آمدن گروهی از مردم به منظور و هدف خاص که اغلب منجر به صدور قطعنامه میشود و گاها با سخنرانی فرد یا افرادی همراه است و معمولا در موضوعات سیاسی و اجتماعی برگزار میشود ، تجمع یا میتینگ میگویند .

میز گرد :

گروهی که معمولا در شرایطی مساوی قرار دارند و در محیطی دوستانه جمع میشوند و درباره موضوعی مشخص با هم گفتگو می کنند را میز گرد گویند . مباحث میزگرد منجر به بحث های آزاد نمی شود و در موضوعات علمی منسوخ شده است .

تله کنفرانس :

میز گرد یا گردهمایی است که با استفاده از تجهیزات صوت و تصویر و تکنولوژی های دیجیتال و فن آوری های فضای مجازی برگزار شده ، مثلا چت بدون حضور فیزیکی افراد در محلی خاص برگزار میشود را تله کنفرانس گویند .

انواع گردهمایی ها :

1- ملی و بین المللی  2- علمی و غیر علمی  3- یک نوبتی و دوره ای  4- کاربردهای خاص

اهداف گردهمایی :

1- دگرگونی عمده در شیوه های مدیریتی

2- استفاده بهینه و صحیح از منابع موجود .

3- ارائه رهیافت ها و دستاوردهای نوین تحقیقاتی .

4- شناسایی و بهره گیری از قابلیت ها و پتانسیل های موجود .

5- ارائه راهبردها و برنامه های علمی و عملی

6- رشد و اعتلای دانش و ارتقاء سطح آگاهی های عمومی

  اصول برگزاری گردهمایی ها :

1- عنوان مناسب  2- زمان مناسب  3- مدیریت برنامه ریزی و هماهنگی  4- مکان مناسب  5- مدعوین  6- کیفیت و کمیت مقالات سخنرانی ها  7- ایجاد دبیرخانه  8- برآورد بودجه .

محدودیت های برگزاری گردهمایی :

1- توجه به محدودیت درآمدها ، تسریع بودجه و کمبود امکانات .

2- نامحدود بودن نیاز ها و ضرورت و اولویت بندی آنها .

3- اولویت بندی در هزینه ها و موضوعات .

برنامه های گردهمایی :

1- مراسم افتتاحیه  2- مراسم روزانه  3- برنامه های جانبی   4- مراسم اختتامیه