بنام خدا
فصل ششم
روش های اجرای پیمایش سازمانی
در این روش که شامل پیمایش مجموعه هایی از کارکنان یک سازمان یا اداره می باشد که به وسیله کاغذ – یارانه و مصاحبه تلفنی و یا مصاحبه رودرو انجام می گیرد.
یکی از مهم ترین مسائل پیمایش آن است که بدانیم پیمایش باید گروهی انجام گیرد یا فردی و کدام نوع از همه بهتر است . ما در اینجا ازآن چهار نوع آن استفاده می نمائیم.
در پیمایش فردی شخص مورد نظر به اداره پست مراجعه کرده و بسته پیمایش را تحویل گرفته و یا آن را به درب منزل آورده و او را تحویل گرفته و در وقت مناسب به سوالات آن پیمایش پاسخ دهد.ولی در پیمایش گروهی امکان همچین کاری وجود ندارد و پیمایش شوندگان باید در وقت مناسب و در کنار هم این پیمایش را انجام دهند.
در پیمایش گروهی پیمایش شوندگان یک گروه کنار هم قرار گرفته :مثلا" در محل کار و سپس مجری پیمایش پرسشنامه را در میان آنها توزیع کرده و خود نیز در آنجا حضور دارد تا به سولات احتمالی پیمایش شوندگان پاسخ دهند.
معایب پیمایش فردی در این است که ما مطمئن نباشیم که فرد پیمایش شونده همان شخص باشد و دیگر اینکه پر هزینه بودن آن است .و برگردانند آن شاید چندین ماه طول بکشد. از معایب پیمایش گروهی دیگر می توان به اشکال وجود پیمایش شوندگان در یک محل مناسب را اشاره کردشاید مدیران یک بخش اجازه ندهند که کارمندانشان در یک وقت و در یک جا جمع شوند و قانع کردن آن ها که در این پیمایش به هیچ عنوان نامی از آن ها برده نخواهد شد کمی سخت است.چون آن ها معتقد هستند که امکان دارد از روی دست خط و یا تجزیه و تحلیل کردن آن ها را مورد شناسایی قرار دهند. به علاوه پاسخ دهند گان احساس می کنند در این روش احتمال گمنام ماندن آن ها کم است.و یا امکان دارد در این پیمایش که انجام گرفته رئیس آن ها احساس کند در این پیمایش مدیریت آن زیر سوال رفته و او را متهم به ضعیف کار کردندر قسمت متهم کنند و در آخر به خاطر پایین نگهداشتن هزینه های پیمایش که به خاطر کمی بودجه امکان دارد پیمایش را ناتمام بگذارنند.
روش های اجرای پیمایش
بهترین روش اجرای پیمایش از طریق کاغذ – رایانه پست الکترونیک – و مصاحبه رودرو و یا تلفنی می باشد که هر کدام را به اختصار شرح می دهیم.
در روش پیمایش کاغذی سه نوع مهم می باشد که پیمایش گاغذی و قلمی نامیده می شود.روش سنتی قابل اسکن شده و روش کاغذاسکن شده سفارشی .
در روش گاغذی سنتی مثل رستوران ها و هتل ها – سازمان ها و یا برگه خرید کالا ها می باشد که مشتریان با پر کردن فرم ها نقطه نظرات و انتقادات و احیانا" پیشنهادات خود را در آن برگه می نویسند.
در پیمایش قابل اسکن پس از پاسخ دادن به سوالات و فرم ها از یک اسکن نوری گذارانده می شود و شدت نور بازتاب شده را می خواند و پاسخ های اسکن شده را در یک فایل به طور خودکار ذخیره می شود . و در یک بانک اطلاعاتی ذخیره می شود. البته یک اشکال در چنین فرهایی آن است برگه های اسکن شده قابل دسترس نخواهد بود .
پیمایش قابل اسکن سفارشی
در پیمایش اسکن سفارشی پرسش ها و گزینه های پاسخ همه در یک صفحه قرار دارد و احتمال اینکه جواب های اشتباهی دادهشود کم استالبته هزینه این پیمایش گران استپس باید به افراد متخصص که دراین زمینه تخصص دارنند رجوع کرد چون آن ها هم علم به این کار را دارنند و هم تجهیزات مورد نیاز در این رابطه را دار می باشند و می توانند هزینه های مربوط به آنرا کاهش دهند.
پیمایش های کاغذی فاکس شده
در این روش پیمایش ها به صورت فاکس شده به متقاضی ارسال و متقاضی پس از پاسخ به آن ها را به مبداء ارسال می کنند.البته در این روش اسکالاتی هم وجود داردپراکندگی افراد- مشغول بودن خط های فاکس ارسالی .پس از مراحل پیمایش پاسخ دهندگان فرم های پیمایش را تکمیل و آن ها را مسترد کرده و فاکس مودم کامپیوتر پاسخ ها را خوانده و در یک فایل رایانه ای ذخیره می کند تا پیمایش کنند گان بتوانند بعدا" به اطلاعات دقیق دسترسی پیدا کنند.
پیمایش رایانه ای
این روزها اجرای پیمایش از طریق رایانه های خانگی بسیار راحت و سهل شده و با ارتباط شبکه های خانگی بسیار راحت تر و ارزان تر این پیمایش انجام می گیرد.
پیمایش با کمک رایانه شخصی
در پیمایش توسط رایانه این کار به وسیله یک برنامه از پیش تعیین شده که بر روی کامپیوتر توسط شرکت پیمایش شونده انجام و نصب می گردد و یا از طریق یک دیسکت که برنامه آن بر روی کامپیوتر قابل اجراست قرار می گیرد.کار بر نیز به آسانی می تواند از این برنامه استفاده کند که این نوع پیمایش در بسیاری از سازمان ها و مراکز دولتی و نظامی قابل اجراست.طریقه استفاده از آن نیز به این صورت است که اگر به سوال پاسخ دهید امکان ورود و پاسخ به گزینه بعد را خواهید داشت و اگر پاسخ سوال قبل را ندهید نمی توانید سوال بعد را پاسخ دهید. البته این کار نیز معایبی نیز دارد پس از ارسال دیسکت ها پیمایش کنندگان متوجه می شوند که دیسکت ها دچار ویروس هستند و آن ها را باید عاری از هر گونه ویروس نمایند.
پیمایش از طریق سیستم های رایانه ای شبکه ای
در بسیاری از سازمان ها و ادارات دولتی که با اینترنت و شبکه های داخلی کار می کنند با افزایش شبکه های داخلی یا(LAN ) یا پست الکترونیک استفاده می کنند. پاسخ دهندگان در پیمایش از طریق پست الکترونیک هر کدام با استفاده از رمز مخصوص به خود وارد شبکه شده و به سوالات مربوط به پیمایش پاسخ می دهند که این روش از هر نظر مورد استقبال کاربران قرار می گیرد. چون در این روش هم وقت کمتر و سرعت بیشتری در پیمایش انجام می گیرد . سرعت دریافت اطلاعات پیمایش از طریق پست الکترونیک 68/ واز طریق کاغذ یا پست38/ می باشد.
مقایسه پیمایش کاغذی و پیمایش رایانه ای
در روش پیمایش رایانه ای اطلاعات در همان لحظه ثبت شده و پاسخ دهند گان باید به تمامی سوالات پاسخ دهند ولی در پیمایش کاغذی شاید بعضی از پاسخ دهندگان به بعضی از سوالات پاسخ ندهند.
البته پیمایش با رایانه معایبی هم دارد چون امکان دارد در هر نقطه ای امکان دسترسی به رایانه نباشد و ابزار مورد استفاده قابل دسترسی نباشد و شاید بعضی از دستگاه ها قابلیت خواندن بعضی از دیسکت ها را نداشته باشند.
پیمایش از طریق مصاحبه رودررو
استفاده از این روش بسیار مناسب است چون پیمایش کننده سوالات را به صورت حضوری از پیمایش شونده سوال کرده و از حرکات و چهره شخص به بعضی از پرسش های خود می رسد.در این روش ابهامات پاسخ دهنده در خصوص پرسش ها را بر طرف می کند و کیفیت داده ها را جمع آوری می کند البته پیمایش گر نیز باید در این کار از مهارت و زیرکی خاصی برخوردار باشد.و آموزش لازم را در این زمینه دیده باشد.
مقایسه مصاحبه رودرروبا دیگر روش ها
در مصاحبه رودررو پیمایش گرو پیمایش شونده روبروی هم قرار می گیرند و پیمایش گر می تواند سوالات را به صورت حضوری بپرسد و نتایج آن را به طور دقیق مورد سنجش و واکاوی قرار دهد البته نمی توان از همه این کار را کرد چون این کار هم پر هزینه است و فرصت کافی هم نیست.البته مزیت این کار این است که مصاحبه گر کنترل بیشتری بر فرایند پیمایش دارد .ابهامات پاسخ دهنده کمتر است و مصاحبه گر می تواند پاسخ های پاسخ دهنده را با پرسش شفاف کند .ولی در پیمایش کاغذی و رایانه ای نمی توان چنین کاری کرد.
پیمایش های مصاحبه ای تلفنی
امکان دارد در طول هفته به ما زنگ بزنند و از ما بخواهند در یک نظر سنجی و یا یک پیمایش تلفنی شرکت نماییم و نقطه نظرات خود را در مورد یک برنامه بیان کنیم ولی این کار برای افراد یک سازمان یا اداره انجام نمی گیرد.
پیمایش مصاحبه ای تلفنی با کمک رایانه
با پیچیده تر شدن فناوری اطلاعات پیمایش از طریق تلفن نیز پیشرفت کرده است که پیمایش گر و پیمایش شونده هر کدام در یک سوی خط تلفن با هم مرتبط می شوند که این کار از طریق یک سیستم کامپیوتری قابل ثبت و ذخیره در بانک اطلاعاتی آن می باشد که این سیستم با نام CATI که در اداره کشاورزی آمریکا مورد استفاده قرار گرفته البته استفاده از این سیستم بسیار پیچیده و پر هزینه است و باید سیستم آن بروز رسانی شود.
مزایا و معایب مصاحبه های تلفنی
انجام یک پیمایش تلفنی هم ارزان و هم سریع است در مقایسه با پیمایش های کاغذی که هزینه چاپ و توزیع یا انتقال دیسکت ها رایا نه ای را در بر می گیرد. هم چنین پیمایش های تلفنی هم کار را آسان تر کرده و همچنین هزینه آن کمتر می باشد. البته این کار معایبی نیز دز بر دارد چون نمی توان در هنگام استراحت به منزل آن ها زنگ زده شود و مسائل یک پیمایش را پیگیری کرد.هم چنین بعضی از پیمایش شوندگان تمایل چندانی به مصاحبه تلفنی ندارنند و حاضرند رو دررو این کار انجام گیرد ودر آخر می گویند در تلفن امکان دارد صدای فرد مورد نظر را ضبط و پخش نمایند.

خلاصه
تمامی مراحل پیمایش اعم از کاغذی – تلفنی – رایانه ای و رودررو معایب و محاسنی در خور خود را دارد ولی نباید نادیده گرفته شود که پیمایش و نظر سنجی باعث ارتقای سطح آگاهی یک اداره و یا سازمان از کارکنان خود می شود و از مشکلات و نقطه نظرات آن ها در بهینه سازی و ارتقای کیفیت می تواند استفاده نماید.

سلام
آقای محمد زاده
خلاصه شما دریافت شد
اما اگر این خلاصه مطالب شماست مشروح مطالب چقدر است ؟