به نام خدا






موضوع:مدیریت اداری


استاد:سر کار خانم کشاورزیان

دانشجویان: اردوان فرد منش

سیاوش عرفانی

بهرام شریفی























مديريت اداري:
نظريه پرداز مديريت اداري هنري فايول است وي مهندس معدن و مدير شركت معدن ذغال سنگ بود.نظريه وي شامل سه بخش است
الف فعاليت سازمانها:
وي به سازمان بصورت يكپارچه نگاه ميكرد و معتقد بود فعاليتهاي سازمان شامل 6 جزء است
1.فعاليت فني
2. فعاليت بازرگاني
3.فعاليت مالي
4.فعاليت ايمني
5.فعاليت حسابداري
6.فعاليت مديريتي يا اداري كه اين جزء شامل برنامه ريزي، سازماندهي، هماهنگي و نظارت ميشود.
ايشان براي مبحث مديريتي و اداري اهميت زيادي قايل بود به طوري كه قسمت عمده اي از كتاب خود (مديريت صنعتي و عمومي) را به اين
مبحث اختصاص داده است.

ب:اصول مديريت:
فايول در زمينه اصول مديريت به چهارده اصل اشاره كرده ولي منظور وي از اين 14 اصل حكم قطعي و ثابت نيست چراكه او ميگويد به
ندرت امكان دارد كه يك اصل به صورت يكسان دورا مورد استفاده قرار گيرد زيرا انسانها با يكديگر متفاوتند و زمان به سرعت تغيير ميكند.
برخي از اصول مديريتي وي را ميتوان اينگونه بيان نمود:
1.تقسيم كار2.اختيار3.وحدت مديريت4.تمركز5.سلسله مراتب6.استمرار خدمت
كاركنان7.ابداع و نوآوري8.روحيه يگانگي


ج:ويژگي هاي مديران:
فايول معتقد بود كه مديران بايد داراي ويژگي هاي ذيل باشند:
1.توانايي فكري2.تواني جسمي3.معلومات عمومي4.معلومات تخصصي5.تجربه


وظايف اداري چيست؟


دستور العمل رسيدگي به تخلفات اداري در ماده 3 خود وظايف اداري را اينگونه توصيف مينمايد:

وظايف اداري از لحاظ اين دستورالعمل اموري است كه مستخدم ملزم به انجام يا رعايت آنها به موجب قوانين ومقررات

ودستورات و الزامات شغلي يا شرح وظايف مي‌باشد.






شنایی امور اداری

مدیریت امور اداری در واقع جنبه های انسانی سازمان رادر بر می گیرد. زیرا انسان عامل

مهمی در نیل به اهداف سازمان و مدیریت به شمار می رود. از این روست که این مدیریت امروزه

به منزله یکی از شریان های مهم و حیاتی هر سازمانی محسوب می گردد.

مدیریت منابع انسانی تخصص ویژه ای است که کوشش می نماید تا در جهت کسب رضایت

کارکنان و تامین هدفهای سازمانی گام برداشته و سیاست گذاری نماید.






معرفی شغل مدیر امور اداری

مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد.
در یک سازمان کوچک او ممکن است مسئول همه وظایف بخش امور اداری باشد. ولی در سازمان های بزرگ،
مدیر امور اداری مسئول مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش امور اداری است.


مدیر امور اداری مجموعه وسیعی از خدمات را برنامه ریزی، هماهنگی و هدایت می کنند تا
سازمان بتواند به صورت موثری کارکند. او وظایف گسترده و وسیعی را بر عهده دارد. مدیر امور
اداری بر رعایت شدن استانداردها و قوانین در قراردادهای سازمان نظارت دارد. او الگوهای
مصرف انرژی، استفاده از فن آوری و تجهیزات اداری را کنترل می کند مثلا ممکن است برای خرید
تجهیزات و وسایل جدید برای کاهش هزینه های انرژی و یا تعمیر و نگهداری یا جایگزینی آینده
تجهیزاتی مانند کامپیوتر برنامه ریزی کند. کار این مدیر در میزان بهره وری و رضایت کارکنان موثراست.

بخشی از وظایف مدیر امور اداری مربوط به کارکنان می باشد از جمله انجام امور استخدامی،
موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی و..، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های
استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و...

مدیر امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را
برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز،
امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد.

مدیر امور اداری در ساعات اداری معمول مشغول به کار بوده و عمده وقت کاری خود را در داخل
سازمان یا شرکت می گذراند..



وظایف مدیر امور اداری
• مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش اداری
• برنامه ریزی و نظارت بر بودجه های قراردادها، موجودی ها و تجهیزات
• خرید، ذخیره سازی و توزیع لوازم و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف
• نظارت بر نگهداری و تعمیر ماشین آلات، تجهیزات و...
• اطمینان از رعایت شدن استانداردهای ایمنی و سلامت در محیط کار
• انجام امور پرسنلی مانند امور استخدامی، امور داخل سازمانی (ترفیع، جابجایی، پاداش، تنبیه، مرخصی و...)، ارزیابی عملکرد، امور بیمه، وام و...

دانش و مهارت مورد نیاز
• مهارت های ارتباطی – برای ارتباط داشتن و همکاری مناسب با بخش های مختلف، مدیران ارشد و افراد خارج از سازمان
• دقت بالا و توجه به جزئیات – چون مدیر امور اداری بر چندین بخش مهم نظارت دارد، برای جلوگیری از هر گونه اشتباه و خطا به خصوص اشتباهات مالی باید دقت زیادی داشته و به همه جزئیات توجه کند.
• مهارت های رهبری و مدیریتی – از آنجا که وظایف مدیر امور اداری در حوزه چندین بخش سازمان یا شرکت می باشد، او باید به خوبی بتواند بر همه آنها نظارت داشته و به خوبی آنها را با هم هماهنگ کند. از طرفی باید مدیریت کلیه امور بخش اداری و کارکنان آن را نیز بر عهده داشته باشد.


تحصیلات لازم و نحوه ورود به شغل :
برخی شرکت ها و سازمان ها برای استخدام مدیر امور اداری تاکید بیشتری بر تجربه کاری مرتبط

نسبت به مدرک تحصیلی دارند. اما مسلما برای هر شغلی اگر فرد مدرک دانشگاهی مرتبط

داشته باشد، در آن شغل موفق تر خواهد بود. به هر حال در استخدام مدیر امور اداری عمدتا از

فارغ التحصیلان رشته های زیر دعوت می شود :
• مدیریت (به ویژه گرایش های دولتی و بازرگانی)
• امور اداری


بازار کار و فرصت شغلی :
مدیر امور اداری معمولا در هر سازمان یا شرکت دولتی یا خصوصی (عمدتا شرکت های بزرگ) مورد
نیاز است.
در خصوص میزان استخدام مدیر امور اداری در ایران آمار دقیقی در دسترس نمی باشد. اما از آنجا
که این شغل در همه سازمان ها و شرکت های متوسط و بزرگ لازم است، می توان بازار کار خوبی
را برای آن پیش بینی کرد.




آ

درآمد مدیر امور اداری :
در خصوص میزان حقوق و درآمد مدیر امور اداری در کشور اطلاعات درست و قابل استنادی در
دسترس نیست. در بخش دولتی میزان حقوق مدیر امور اداری، مانند سایر پست های سازمانی، بر
اساس قانون مدیریت خدمات کشوری تعیین می شود.
در بخش خصوصی نیز میزان حقوق و دستمزد براساس وضعیت مالی و در چارچوب سیاست ها و
دستورالعمل های مختص خود آن شرکت تعیین می شود. مدیر امور اداری در شرکت های
خصوصی مختلف، شاید دستمزدهای متفاوتی دریافت کنند. البته باید توجه داشت که در بخش
خصوصی تجربه فرد بسیار مهم است و این عامل در کنار داشتن تخصص بالا از عوامل مهم در تعیین میزان حقوق مدیر امور اداری به حساب می آید..



مقایسه میانگین درآمد سالانه مشاغل
گروه اداری، مالی و بازرگانی

(امریکا - 2013)
عنوان شغل درآمد (دلار)
مدیر بازاریابی 119.000
مدیر کنترل پروژه 108.370
مدیر فروش 105.200
مدیر منابع انسانی 99.200
مدیر تدارکات 97.200
مدیر آموزش 95.400
مدیر روابط عمومی 93.250
مدیر مالی 87.000
مدیر امور اداری 81.100
مشاور مدیریت 78.200
تحلیلگر مالی 77.000
مدیر تولید 63.700
حسابدار 63.100
کارشناس کنترل کیفیت 63.000
کارشناس بیمه 61.200
کارشناس تحقیقات بازار 60.250
کتابداری 55.200
کارشناس بازاریابی 50.200
کارگزار بیمه 47.150
کارمند بانک 25.100














شخصیت های مناسب این شغل
در یک انتخاب شغل صحیح و درست، عوامل مختلفی از جمله ویژگی های شخصیتی، ارزش ها،

علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و ... برای هر فرد باید در نظر گرفته شوند. یکی

از مهم ترین این عوامل ویژگی های شخصیتی می باشدشناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی

پیچیده و محتاج به تخصص و زمان کافی است البته هر فردی ویژگی های منحصربه فرد خود را

دارد، حتی افرادی که به نوعی تیپ شخصیتی مشابه دارند، باز هم در برخی موارد با یکدیگر متفاوت هستند. به طور کلی همیشه افراد موفقی از تیپ های شخصیتی مختلف در تمام مشاغل

هستند و نمی توان دقیقا اعلام کرد که فقط تیپ های شخصیتی خاصی هستند که در این شغل

موفق می شوند. اما طی تحقیقاتی که صورت گرفته تیپ های شخصیتی ای که برای این شغل

معرفی می شوند، عموما این کار را بیشتر پسندیده و رضایت شغلی بیشتری در آن داشته اند.


)افراد:هر دو شخصیتMBTIبر اساس شخصیت شناسی (






فراد برون گرا، حسي، احساسي، ملاحظه كننده (ESFP)




افراد درون گرا، حسي، احساسي، منضبط (ISFJ)
می توانند مناسب این شغل باشند.








فساد اداری از جمله پدیده های سازمانی است که روند توسعه کشور ها را به طور چشمگیر بامشکل رو برو می سازد و در خصوص فساد اداری اصولاً تعریف قابل قبول همگانی وجود ندارد و معمولاً به گونه های متفاوتی با موضوع فساد اداری برخورد می شود برخی فساد اداری را سوء استفاده از موقعیت و جایگاه اداری برای مقاصد مشخصی دانسته اند، گروه دیگری رشوه گیری و پنهان کاری را فساد نامگذاری کرده اند وعده ای نیز هرگونه ارتباط و رد و بدل کردن منابع و امکانات برای انجام امور غیر قانونی را در سازمان ها فساد اداری تعریف کرده اند.

براساس آمار منتشره از سوی سازمان جهانی شفافیت ایران از میان ۱۳۳ کشور در رتبه ۷۹ از نظر فساد اداری قرار گرفته است.


وامل اصلی شکل گیری فساد اداری را به سه گروه تقسیم بندی کرد:

عوامل فرهنگی و محیطی
عوامل شخصیتی
عوامل اداری و سازمانی
عوامل فرهنگی و محیطی:
هر چه سطح اخلاقی عمومی بالاتر باشد هزینه های روانی و اخلاقی فساد اداری بیشتر خواهد شد چرا که فرد در اثر ارتکاب به عمل خلاف، رنج بیشتری متحمل شد از طرف دیگر هر چه سطح اخلاق کارمندی در محیط کار بالاتر باشد، خطر کشف، تنبیه و هزینه های حیثیتی آن افزایش می یابد و شرمسازی مرتکبین فساد بیشتر خواهد شد.
عوامل شخصیتی:
در تمام کشور ها به ویژه کشور های توسعه یافته، برای پست های اداری و سازمانی شرایط احراز معرفی می گردد که انتخاب و انتصاب افراد بر مبنای آن شرایط صورت می گیرد در محتوای شرایط احراز موقعیت های اداری و دولتی، بخشی به ویژگی های شخصیتی مدیر اختصاص داده شده است علت آن نیز به اهمیت و نقش ویژگی های شخص مدیران در رفتارهای سازمانی بر می گردد که از خود نشان می دهند.
عوامل اداری و سازمانی:
چیزی که در نظام اداری کنونی واقعیت دارد این است که واحد های اداری معمولاً با تعداد زیادی از قوانین و مقررات غیر واقعی و یا غیر ضروری مواجه هستند وابهامات موجود در رویه های اداری و استاندارد های جاری کار، امکان هر گونه تصمیم و اقدامات خود سرانه را به کارگزاران آنها می دهند. بعلاوه اینکه، فرآیند های پیچیده و چند لایه امور اداری نیز عامل تشویق مراجعان، به پیشنهاد رشوه برای تسریع کار هستند، از طرفی پایین بودن حقوق کارکنان هم دلیل کاهش تدریجی قدرت مقاومت و هم عادت بعدی آنان به قبول این پیشنها د ها است.
همانطور که عوامل به وجود آورنده فساد در جامعه از گسترده بالایی برخوردار است، آثار و نتایج ناشی از فساد در جامعه نیز بسیار گسترده است فساد همچون غده ای سرطانی است که آسیب های بسیاری را بر حامعه و کشور وارد می آورد صدمه زدن بر اعتماد مردم نسبت به حکومت، ممانعت از ثبات سیاسی و اقتصادی و پیوستگی اجتماعی و ممانعت از توسعه اقتصادی کشور از طریق تخریب رقابت سالم در بازار از جمله این موارد هستند علاوه بر آنچه اشاره شده می توان موارد زیر را به عنوان آثار ناشی از وجود فساد اداری در جامعه نام برد.


تضعیف ساختار اداری
تخریب مشروعیت حکومت وحاکمیت قانون
کاهش احترام به قانون اساسی
از بین رفتن شفافیت و حساب پس دهی
کاهش فرصت های سالم پیشرفت برای افراد موسسات و سازمان ها
افزایش هزینه زندگی سالم
کاهش بهره وری

راهکار های پیشگیری و مقابله با فساد در نظام اداری کشور
گام بعدی پس از شناخت عوامل وگلوگاه های بروز فساد اداری، پیگیری مجدانه راهکار هایی پیشگیرانه، باز دارنده و بهبود بخش در چارچوب برنامه های میان مدت و بلند مدت می باشد در این راستا راهکار هایی در قالب راهکار های کلان و خرد در ذیل مطرح می گردد.
الف)راهکار های کلان
1-پیشگیری از طریق اصلاح و بهسازی نظام اداری و آموزش
2-مقابله و برخورد جدی با مصادیق فساد
3-دیریت موثر برنامه مقابله با فساد
4-تصویب قوانین کار آمد و راهگشا در مقابله با فساد
ب) راهکار های خرد
راهکار های اداری و مدیریتی:
تمرکز زدایی از اداره امور کاهش تصدی های دولتی
ایجاد اصلاحات در ساختار نظام ها، روش ها و رویه های انجام کار و ارائه خدمات به مردم
ایجاد اصلاحات در نظام نظارت و بازرسی و بهینه سازی فرآیند نظارت و کنترل
استقرار نظام احقاق حقوق و تامین خسارت ارباب رجوع
توسعه مدیریت و توسعه کیفی نیروی انسانی
تقویت فرهنگ مشارکت جویی و مشارکت پذیری در دستگاه های اجرایی
افزایش پاسخگویی دستگاه ها در مقابل مردم، نهاد های مدنی و نهاد های نظارتی قانونی
ایجاد اصلاحات نهادی در مدیریت مقابله با فساد و سالم سازی نظام اداری
2-راهکار های فرهنگی ـ اجتماعی
افزایش اگاهی و آموزش مستمر مردم در خصوص برنامه ها و دستاورد های مقابله با فساد
احیا و آموزش ارزش های ارزش های اخلاقی و انضباط اجتماعی
تقویت فرهنگ مسئولیت خواهی و نقد پذیری دولت
بهبود نظام تامین اجتماعی
راهکار های سیاسی ـ مدنی -3
تقویت نهاد های مدنی در نظارت بر نهاد قدرت ودستگاه های اجرایی
توسعه مشارکت مردمی در مقابله با فساد ونظارت بر دستگاه های اجرایی
تقویت نقش و جایگاه مطبوعات آزاد و مستقل در مقابله با فساد
سیاست زدایی از نظام اداری و انتخاب مدیران براساس شایستگی
اصلاح قوانین و مقررات کیفری و جزایی برای برخورد موثر با عوامل فساد
راهکار های اقتصادی -4
کاهش مداخلات دولت در امور اقتصادی
رقابتی نمودن فعالیت های اقتصادی و معاملاتی دولتی و حذف امتیازات و رانت های مختلف
کاهش و حذف انحصارات دولتی در امور اقتصادی و مقابله با شکل گیری هر نوع انحصارات دولتی در امور اقتصادی و مقابله با شکل گیبری هر نوع انحصار
بهبود وضعیت معیشتی کارکنان دولت
اصلاح ساختار شرکت های دولتی و تسریع در تکلیف و واگذاری شرکت هایی که تداوم فعالیت های آنها به صورت دولتی ضرورت ندارد.
شفاف سازی قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت های اقتصادی ( بخش دولتی و بخش خصوصی )
تقویت نظارت دولتی بر فعالیت های اقتصادی کشور ( کاهش تصدی در زمینه های اقتصادی و افزایش جانبه های حاکمیت و نظارت دولت )












منابع:

www.iranianpath.com

www.tehran.agri-jahad.ir
جدول مقایسه قیمت ها از وب سایت رسمی وزارت کاردر آمریکا
منبع : سایت سازمان بازرسی کل کشور جمهوری اسلامی ایران
برگرفته از پایگاه اطلاع‌رسانی سخنگوی دولت
www.eramdownload.com

بنام خدا

با سلام ملاحظه شد متشکرم.