1- برنامه ریزی
2- سازماندهی
3- راهبری
4- کنترل و نظارت
توضیحات
1- برنامه ریزی
برنامه ریزی به معنای تفکر پیشاپیش و پیش بینی راه حل های احتمالی آینده است . فرآیند برنامه ریزی می بایست در جهت اهداف کلی دفتر و در قالب چهارچوب و قوانین سازمان میراث فرهنگی ، صنایع دستی و گردشگری باشد و شامل موارد زیر است.
شناسایی و تعیین بازارهای هدف جهت جذب گردشگر خارجی ، شناسایی و تعیین مقاصد گردشگری مناسب و گشت های تخصصی
نحوه ارایه تبلیغات و بازاریابی و جلب مشتری
پیش بینی فروش و تعیین بودجه دقیق تور
تهیه بسته سفر و قیمت گذاری نهایی
2-سازماندهی
سازماندهی به معنای فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز ، ایجاد روابط کاری ، مسئولیت ها و اختیارات به نحو مطلوب و موثر برای رسیدن به اهداف و با هماهنگی مدیر دفتر:
مدیریت کلیه ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی
آگاهی از کیفیت واحد های اقامتی و وسایل حمل ونقل
آگاهی از چگونگی اخذ ویزای کشورها از طریق منطقی و کانالهای قانونی
آگاهی از نحوه صدور بلیط و قوانین مربوط
مدیریت ارتباط مناسب و سالم کاری با مراجعین
از آنجائی که گزینش و بکارگیری افراد توانا ، ساعی ، دارای دانش و معلومات لازم در ارایه خدمات مطلوب به مشتریان و موفقیت آمیز بودن عملیات فروش به انتخاب و گزینش صحیح کارمندان فروش بستگی دارد لذا مدیران فنی میبایست با هماهنگی و نظارت مدیر نسبت به انجام موارد زیر اقدام نمایند.
گزینش و استخدام افراد مورد نیاز برای تکمیل نیروی انسانی قسمت فروش
فراهم نمودن امکانات لازم جهت آموزش کافی نیروی انسانی تحت سرپرستی
گماردن راهنمایان دارای کارت و با تجربه جهت همراهی تورها
3-راهبری :
به معنای اداره ، مدیریت ، راهنمایی و هدایت نیروهای تحت سرپرستی است با هماهنگی مدیر
ایجاد ارتباط رسمی از طریق مکاتبات با کارگزاران داخلی و خارجی
ایجاد ارتباط رسمی از طریق مکاتبات با مدیران واحدهای اقامتی و وسایل حمل ونقل
ارتباط با مدیران فنی سایر دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری جهت توسعه کار
تشکیل جلسات با پرسنل تحت سرپرستی و توجیه آنان درخصوص بخشنامه ها، دستورالعمل ها و راهنمایی کارکنان
توجیه پرسنل در ارائه اطلاعات صحیح و حقایق موجود به مسافر با صداقت کامل
آگاه نمودن کارکنان در توجیه مسافران از مقررات گمرک کشورها ، محدودیت های ارزی ، واکسیناسیون و قوانین بهداشتی کشورها و سایر موارد
4-کنترل و نظارت :
به معنای اطمینان از اجرای سیاست ها و برنامه های سازمان میراث فرهنگی ، صنایع دستی و گردشگری ، ارزیابی عملکرد نیروهای تحت سرپرستی و مقایسه نتایج بدست آمده با نتایج مورد انتظار و بررسی علل مغایرت آنها:
کنترل گزارش فروش روزانه تورها
تهیه گزارش فروش تورها در پایان هرماه با هماهنگی واحد مالی
کنترل و بررسی کیفیت اجرایی تورها از طریق تهیه و در اختیار قرار دادن فرم های نظرخواهی به مسافران که در پایان هر گشت جمع آوری و رسیدگی می شود.
تهیه آمار گشت های برگزارشده ، تنظیم و ارایه گزارش عملکرد به صورت ماهانه در فر م های مخصوص و ارسال به سازمان میراث فرهنگی ، صنایع دستی و گردشگری به انضمام مدارک و مستندات مربوطه
نظارت بر ثبت نام و نحوه اجرای گشت ها
رسیدگی به شکایات واصله از نحوه ارایه خدمات به مسافرین با نظارت مدیر
انجام امور ارجاعی از طرف مدیر در رابطه با خدمات گردشگری.
وظایف و تعهدات مدیران فنی با استناد به دستورالعمل تاسیس و نظارت بر فعالیت دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری
مدیر فنی به طور همزمان نمیتواند مدیر فنی بیش از یک دفتر بوده و موظف به حضور تمام وقت در دفتر می باشد.
حضور دارنده پروانه یا مدیر فنی در دفتر الزامی است و در غیاب دارنده پروانه ، مدیر فنی در اشخاص حقیقی و رئیس هیئت مدیره به همراه مدیر فنی در اشخاص حقوقی عهده دار مسئولیت بوده و موظف به پاسخگویی به مراجع ذیربط خواهند بود.
مدیر فنی موظف است حسب درخواست کمیته فنی جهت ادای توضیحات در محل تشکیل آن حضور بهم رساند.
در صورت احراز تخلف مدیر فنی در کمیته فنی ، پروانه فعالیت آن به مدت سه ماه تعلیق و در صورت تکرار لغو و غیر قابل احیاء میباشد.

شرح وظایف مدیریت سازمان میراث فرهنگی
1-تعيين خط مشي و تدوين برنامه هاي اجرائي در امور اداري، حقوقي، رفاهي، مالي، پشتيباني، مديريتي و ساير زمينه هاي مربوط در چارچوب سياست ها و خط مشي هاي كلي سازمان.
2-برنامه ریزی، هماهنگی و نظارت بر تهیه و تنظیم بودجه سازمان با همکاری و مشارکت واحدهای ذیربط
3-نظارت بر توزیع و تخصیص بودجه بین واحدهای مختلف و نظارت بر اجرای آنها
4-بررسی، مطالعه و تدوین سیاست ها و برنامه های راهبردی مدیریت منابع انسانی
5-برنامه ریزی، تأمین و توسعه منابع مالی مورد نیاز از محل های مختلف
6-برنامه ریزی به منظور طراحی نظام ارزشیابی آموزش های ضمن خدمت کارکنان در جهت بهبود مستمر برنامه های آموزشی
7-ساماندهی و هماهنگی نظام های اطلاعاتی و نظارت بر نحوه تشکیل، استقرار، طبقه بندی و نگهداری آمار محصولات حوزه های مختلف
8-برنامه ریزی به منظور جذب منابع لازم جهت ارتقاء کیفیت و کمیت امور رفاهی کارکنان
9-پیش بینی راه های توسعه روحیه و رفاه و فعالیت های فوق برنامه اعم از ورزشی، تفریحی، سیاحتی و زیارتی كاركنان
10-نظارت بر حسن جريان اداري و مالي سازمان به منظور انجام صحيح و سريع وظايف و فعاليت ها در ستاد و مراکز استان ها
11-برنامه ريزي به منظور تعيين احتياجات آموزشي كاركنان سازمان و نظارت بر تهيه، تنظيم و اجراي برنامه هاي لازم در اين زمينه
12-بررسي و برنامه ريزي در خصوص نحوه تأمين نيروي انساني متخصص و كارآزموده
13-نظارت بر تنظيم و پيشنهاد بودجه سازمان و پيگيري سير مراحل تصويب آن
14-نظارت و مراقبت بر كليه امور مالي به منظور حفظ و رعايت مقررات مربوط