خلاصه درس استاد دانیالی
در واقع نظریه سازمان در حوزه علمی گوناگون ، در ارتباط است. و برای بررسی این نظریه باید ارزشهای پیچیده استفاده نمود . دلیل اهمیت روشهای سازماندهی این است که افراد در سازمانهای با ساختار درست بهتر کار می کنند و بهره وری بیشتری نیز بدست می آورند . و از مزایای آن ← صرف وقت کمتر مدیر در حوطه مدیریت است .
سازماندهی چیست ؟
فعالیتی که به صورت دوره ای انجام می شود و روزانه نیست . و هر زمانی که مشکلی دیده شد نیاز به بررسی و تغییرات وجود دارد .
سازماندهی :
وقتی ما ( مدیران ) تقسیم کار میان افراد و کارمندان انجام دادیم ایجاد هماهنگی می شود که به این همه برای اهداف تلاش می کنند . نباید سازماندهی را به صورت کلی انجام دهیم بلکه باید به تشریح و بررسی ساخت آن نماییم .
سه مرحله فراگرد سازمانی داریم :
1 ) طراحی و تعریف کارها و فعالیتهای ضروری .
2 ) دسته بندی فعالیتها بر حسب مشاغل .
3 ) برقراری رابطه میان مشاغل و منصبهای سازمانی ← برای کسب اهداف ایرادی ندارد اگر شما از کلمات ، سازمان ، سازماندهی و ساخت ، ساختار سازملنی استفاده کنید .
این در حالی است که ساختار سازمانی فرا گرد سازمانی و طراحی سازمان است و یک نوع روابط و مقرارت است که غیر رسمی است ولی به صورت رسمی تصویب شوند.
هدف از طراحی ساخت سازمانی : افزایش کار آیی منابع موجود .
ساخت سازمانی :
توانایی در پاسخ به چالش محیط.
ساختار تحت تاثیر 1) محیط 2 ) فن آوری 3 ) اندازه 4) استراتژی 5) قدرت کنترل
می باشد .
ساخت فیزیکی : محیط سازمان که بر سبک ارتباطات تاثیر دارد . دو بخش تقسیم می شوند :
1 ) ساخت رویه ای یا رسمی : خط مش رسمی تنظیم رفتار کارکنان است .
2 ) ساخت الگویی یا غیر رسمی : ارتباط میان کارکنان است .
سازمان رسمی و غیر رسمی :
1 ) تعداد مشاغل 2 ) حدود وظایف 3) اختیارات 4) نحوه انجام فعالیتها در سازمان رسمی انجام می شود .
حال به جنبه تخیلی در سازمان رسمی می پردازیم در سازمانها به وظایف و موارد فوق عمل نمی کنند .
و اگر می خواهیم حالت واقعی سازمان را بشناسیم باید حالت غیر رسمی را به طور طبیعی بوجود می آیند را بشناسیم که نوعی تعامل اجتماعی مستمر میان کارکنان می باشد .
تفاوت میان سازمان رسمی و غیر رسمی :
غیر مشخص بودن ساختار ↔ مشخص بودن ساختار
پس از طراحی شغل کار به آنها داده می شود ↔ توسعه روابط اجتماعی بوجود می آید .
بصورت مکتوب برای کارکنان کار تشریح می شود ↔ بصورت شفاهی می باشد که در صورت لزوم تغیریر می نماید .
رابطه غالب :
هر دو رابطه رسمی و غیر رسمی هر دو بر نقش سازمانی اثر می گذارد ولی گاهی یکی از این دو غالب می شود . بهتر است مدیران به رابطه غیر رسمی نیز توجه نمایند .
سازماندهی و ضرورت تغییر :
در زمانی که سازمان گسترش می یابد یک مدیر از افراد دیگر برای انجام کارهایش کمک می گیرد . بنا براین باید در ساخت سازمانی بر حسب نیازهای جدید سازمان تغییراتی بتدریج در راهبرد آن ایجادئ می شود اصلاح کرد . زیرا هرچه سازمان بیشتر توسعه بیابد هماهنگی بین واحدهای مختلف آن ، دشوار تر می گردد .
ابزار رسمی کردن سازمان :
بهترین ابزار: 1 ) نمودار سازمانی 2 ) راهنمای سازمانی
نمودار سازمانی :
1 ) برای نشان دادن واحدهای از استفاده می شود.
2 ) مهمترین واحد سازمانی در بالا قرار می گیرد و فاصله در این نقش اهمیت قدرت را بر عهده دارد.
3 ) خطوط نشان دهنده روابط سازمانی آنها باشد .
4 ) اگر نشان دهنده بخش از قدرت باشد ...... می باشد .
5 ) اگر جدا سازی واحد صف و ستاد باشد باید ستاد را در کنار خط فرماندهی ترسیم شود .
نکته :
دقت ابتدای ترسیم نمودار بسیار مهم است .
ولی نمودارها یکسری از موارد را نمی توانند نشان دهند :
1 ) تفاونها و میزان مسئولیت و اختیارات
2 ) تمایز واحداهی صنفی و ستادی
3 )معیار مقایسه میزان اهمیت و نشان مقامها و منصبهای سازمانی
4 )مجاری ارتباط فرعی
5 ) مجموعه کامل روابط اصلی واحدهای سازمانی
6 )سازمان غیر رسمی و مجموعه روابط غیر رسمی
مواردی که نمودار سازمانی دیده می شود :
1) تقسیم کار 2) روابط سرپرستی 3) مسیرهای ارتباطی 4) واحدهای فرعی 5) سطوح مدیریت
راهنمای سازمان
در سازمان بزرگ استفاده می شود .
1 ) اهداف سازمانی
2 ) خط میشها و رویه ها
3 )نمودارها
4 ) شرح شغل مدیران اجرایی اصلی
5 ) رهنمودهایی در مورد وظایف مدیران اجرایی
چون پر هزینه است کم کاربرد است و مدیران از ارتباطات شفاهی استفاده می کنند و راهنمای سازمانی را محدود کننده می دانند و مدیران عالی تهیه راهنمای سازمانی را برنامه ریزان رده میان می دهند .

صف و ستاد
واحدهای ستادی −− پشتیبانی ← واحدهای صفی
واحدهای صفی : به طور مستقیم با اهداف سازمان سروکار دارند .
ستادی : صورت غیر مستقیم در تحقیق اهداف مورد توجه هستند .
دلایل توجه به ستادی :
1 ) نیازها مطرح می شوند برای اینکه بخش پشتیبانی از بخش عملیاتی حمایت شود .
2 ) پیچیدگیهای سازمان رت زیاد می کند زیرا با افزایش پیچیدگی مدیریت نیز باید دارای بخشهای تخصصی تر باشد .
فعالیت ستادی را بغیر از استفاده از صفی می توان به صورت بخشهای وظیفه ای تنظیم نمود و بر عهده واحد ویژه ای از یک بخش گذاشت و باعث افزایش دقت می شود و کنترل مالی بصورت فراگرد در می آید .
مزایا استفاده از واحد ستادی :
1 ) تمرکز زدایی فعالیتهای خدماتی
2 ) ارتقاء سطح مهارت کارکنان متخصص
معایب استفاده از واحد ستادی :
1 ) ار دست دادن اقتدار منطقی
2 ) سوء استفاده از قدرت در ستادی
نکته : ← ستادی در امور نگهداری سازمان ، ارائه خدمات عمومی و بهبود روند اهداف انجام می شوند تنظیم بودجه برنامه ریزی نیروی انسانی به ستاد واگذار می شود .
انواع واحدهای ستادی :
ستاد شخصی : واحد فردی که در خدمت یک مدیر اجرایی قرار گرفته است و برای رفع مشکلات اضطراری راه حل نشان می دهند .
ستاد تخصصی : برای وظایف ویژه ای بوجود می آیند.
ستاد عمومی : کمکهای گسترده به مدیریت انجام می دهد .
ستاد عمومی شخصی : چشم و گوش رئیس در واحد است .
ستاد عمومی تخصصی : بازار یابی و امور تخصصی است .
مبناهای سازماندهی : 1 ) هدف 2) فرا گرد
مزیت
هدف فراگرد
1 ) سازمان بر اساس تحقق هدف بنا می شود. 1 ) بر اساس کاهش هزینه بنا می شود
2 ) هماهنگ ساختن امور 2 )پرورش متخصصان
3 ) بهتر استفاده کردن از زمان
نکته : اگر هر دو مورد بالا را خواسته باشید از الگوی خزانه ای استفاده نمایید.
تعیین استاندارد :
منظور از استاندارد : بررسی حوادث کاری متوالی که به وقوع می انجامد مراحل انجام کار به طور صیصح را تعیین نماییم .می توان میزان استاندارد را در مقیاس دو بعدی ارزیابی نمود .
... شرح شغلها
... رویه های استاندارد برای تصمیم
تقسیم کار عمومی :
سه سطح مدیریت



وقتی از پایین به بالا می رویم میزان قدرت بیشتر می شود.
تعداد سطوح سازمانی مورد نیاز در سلسه مراتب سازمانی (سه مدل تخت ، متوسط ، بلند ).
سه موضوع قابل تامل: حیطه نظارت : تعداد کارکنانی که به مدیر گزارش می دهند .
تمرکز : اگر سطح بالا تصمیم گیری شود سازمان متمرکز است .

رابطه در جه تمرکز و ارتفاع ساخت سازمانی با حیطه نظارت.
یک رابطه معکوس میان ساخت و ارتفاع وجود دارد :
نظارت محدودتر ارتفاع نظارت توسه یابد ارتفاع

.... اگر حیطه نظارت گسترده باشد تصمیم گیری کلی برای مدیر مشکل می شود و تفویض اختیار را شامل می شود.
.... اگر محدود و کوچک باشد تصمیم گیری محدود و متمرکز بوجود می آید .
.... رابطه میان رهبری و حیطه نظارت اینگونه است .
سبک رهبری مستبدانه = تمرکز بیشتر
تعیین ارتفاع ساخت سازمانی :
هر چه ارتفتع ساخت بلندتر باشد رضایت از شغل و دقت عملکرد کارکنان کمتر است .
فرمهای ذیل در مورد ارتباط ساخت سازمانی و برخی ویژگی های مدیران مطرح شده است .
فرض اول : توانایی مدیر ارتفاع را کمتر می کند .
فرض دوم : کارکنان غیر قابل اعتماد ارتفاع افزایش می یابد .
فرض سوم : مدیران در کسب قدرت و تمرکز ساختن ارتفاع افزایش می یابد .
روندهای جدید در سازماندهی :
اگر بخواهیم سازماندهی افزایش یابد می باید با روندهای جدید آشنا شویم :
1 ) کوتاه ساختن ( خط فرمان )
2 ) کاهش ..................... فرماندهی
3 ) گسترش حیطه کنترل و نظارت
4 ) افزایش تفویض اختیار و توانمند سازی کارکنان .
5 ) افزایش عدم تمرکز همراه با کنترل متمرکز