" به نام خـــــــــــــــــدا "

* تعیین استاندارد:

منظور از استاندارد کردن کار آن است که پس از بررسی رویدادهای متوالی و حوادث کاری که بوقوع می پیوندد ، مراحل صحیح انجام هر بخش کار را تعیین کنند و به تصویب برسانند.این استانداردها ممکن است در مورد فراگردهایی نظیر استخدام، آموزش و ارزیابی کارکنان به کار گرفته شوند.

عوامل نشان دهنده استاندارد بودن سازمان:

استفاده از مقیاس دو بعدی:

بعد اول: بررسی شرح شغل ها، سیستم پاداش و سیستم ارزیابی عملکرد
بعد دوم: وجود رویه های استاندارد برای تصمیم گیری ها
اگر قوانین مدونی برای بکارگیری این رویه ها وجود داشته باشند گفته می شود سازمان بصورت استاندارد شده عمل کرده.

* تقسیم کار عمودی:

در سازمان های بزرگ سه سطح مدیریت عالی، میانی و عملیاتی وجود دارد که این سطوح سلسله مراتبی را تشکیل می دهد که هر چه از سطح پایین به بالا برویم، میزان قدرت افزایش می یابد. بنابراین تقسیم کار بین سطوح متعدد سلسه مراتبی را ایجاد می کند که تقسیم کار عمودی نامیده می شود.

شکل هرم سازمانی در تقسیم کار عمودی ممکن است به صورت تخت، متوسط یا بلند باشد.

حیطه نظارت: به تعداد کارکنانی که مستقیما به یک مدیر گزارش می دهند، دلالت دارد
درجه تمرکز: جایگاه اصلی تصمیم گیری در سازمان است. هر گاه کلیه تصمیم های مهم در رده بالای سازمان صورت گیرد سازمان متمرکز خواهد بود.
رابطه درجه تمرکز و ارتفاع ساخت سازمانی با حیطه نظارت:
رابطه معکوس وجود ارد هرچه نظارت محدودتر شود، ارتفاع ساخت سازمانی بیشتر و سازمان متمرکز تر می شود. و هر چه حیطه نظارت گسترش یابد ارتفاع ساخت سازمانی کم می شود.

* میزان تمرکز و عدم تمرکز:

برخی از مدیران ترجیح می دهند سازمان خود را به شیوه ای کاملا متمرکز اداره کنند. تمرکز بر چگونگی تصمیم دلالت دارد. اگر تصمیم های مهم در سطح مدیریت عالی اتخاذ شود گفته می شود سیستم کاملا متمرکز است.ولی با تفویض اختیار به سطوح عملیاتی ، سیستم غیرمتمرکز می شود.

روندهای جدید در سازماندهی:

1- کوتاه ساختن خط فرمان: سازمان با حذف سطوح مدیریت غیرضروری در مقابل تهدیدات محیطی مقاومتر می شود.
2- کاهش وحدت فرماندهی: با استفاده از تیم های ترکیبی سازمان با خواسته های مشتریان آشنا می شود و در نتیجه کارکنان معمولا با بیشتر از یک مدیر سر و کار خواهند داشت.

3- گسترش حیطه کنترل و نظارت: با گسترش حیطه نظارت ، خط فرمان کوتاه تر می شود، توانمند سازی کارکنان اولویت بیشتر پیدا می کند. در نتیجه هر مدیر موظف می شود تا مسئولیت رسیدگی به کار تعداد بیشتری از کارکنان را برعهده گیرد.
4- افزایش تفویض اختیار و توانمندسازی کارکنان: این امر زمینه افزایش توانمندی کارکنان را در اخذ تصمیم در مورد مسائل کاری را فراهم کرده تا راهکارهای بیشتری مورد بررسی قرار گیرد و تصمیمات بهتری اخذ شود.
5- افزایش عدم تمرکز همراه با کنترل متمرکز: در عین حال که توانمندسازی به افزایش عدم تمرکز در سازمان می انجامد، پیشرفت در فناوری اطلاعات حفظ کنترل متمرکز را افزایش می دهد.
6- کاهش بخش ها و واحدهای ستادی: جهت افزایش کارایی عملیات بایستی از تعداد کارکنان ستادی کاسته شود.

*فراگرد سازماندهی رسمی:

هرچه وظایف و فعالیت های افراد سازمان دقیق تر باشد ، وظایف سازمان آسانتر و بهتر خواهد شد. سازماندهی مراحل چهارگانه ای دارد:
مرحله اول: تقسیم کل سازمان در قالب چند بخش:

الف) تقسیم بندی کارها و فعالیت ها با توجه به وظایف سازمان
ب) طراحی اداره ها
ج) طراحی واحدهای پشتیبانی

که در مرحله اول ، طراح با استفاده از روش های گوناگون طراحی و با توجه به وظایف سازمان آنها را در قالب وظایف جزیی تقسیم میکند و پس از طراحی اداره ها، به طراحی واحدها و اداره های فرعی می پردازد.

مرحله دوم:ارتباط میان سطوح سازمانی با توجه به اختیارات آن ها

الف) ارائه طرح سلسه مراتب سازمانی
ب) تعیین حیطه نظارت افراد
ج) مشخص کردن حوزه سرپرستی افراد
د) تنظیم روابط رئیس و مرئوس
ه) تعیین نوع و حدود اختیارات افراد
و) تنظیم روابط صف و ستاد
ز) تعیین میزان تمرکز و عدم تمرکز
که در مرحله دوم مهمترین تصمیم هایی که باید توسط مدیر اتخاذ شوند همان ترسیم خط فرماندهی و تعیین سلسله مراتب سازمانی است.
مرحله سوم: مرتبط ساختن سلسه مراتب سازمانی از طریق مراحل:

الف) تدوین راهنمای سازمان
ب) تعیین وظایف تخصصی
ج) تدوین رویه های کاری
د) تشکیل گروههای دائمی و شوراها
ه) تشکیل گروه های کاری موقت
که در مرحله سوم و چهارم سازمان به اجزای کوچکتری تقسیم می شود در مرحله سوم با استفاده از سازوکار ترکیب ، حیات و هماهنگی فعالیت سازمان تضمین می شود.
مرحله چهارم: جایابی برای کارکنان و تثبیت نیروها از طریق مراحل:
الف) تقسیم کار بین افراد
ب) تدوین شرایط احراز شغل (شرح شاغل)
ج) تدوین شرح مشخصات شغل ( شرح شغل)
د) تدوین قوانین و مقرارت موجود

* پایان *

درود بر مهربان دخترم سرکار خانم مجیدی که افتخار من در این ترم و این واحد هستید. بی اغراق بگویم آینده ای درخشان را برای شما پیش بینی می کنم اگر انشالله به همین صورت پای کار باشید خواهید توانست پله های ترقی را یکی بعد از دیگری پیموده و آتیه ای درخشان داشته باشید. ممنون از خلاصه خوب و مفیدتان

استاد گرامی

از زحمات بی شائبه شما در طول ترم کمال تشکر را دارم.