کنترل مبانی سازمان و مدیریت

•سطوح نظارت:
1)نظارت راهبردي
2)نظارت راهکاري
3)نظارت عملياتي
•نظارت راهبردي:
فرآيندي است که اجراي موفقيت‌آميزبرنامه‌هاي راهبردي بلندمدت سازمان راتضمين مي‌کند. اين نوع نظارت که مسئوليتآبرعهده مديريت عالي است،چارچوبي بلندمدت دارد.
•نظارت راهکاري:
فرآيندي است که اجراي موفقيت‌آميزبرنامه‌هارادرسطح واحدها،باتوجه به عوامل ويژه داخلي وخارجي که برچنين برنامه‌هايي تاثيردارند،تضمين مي‌کند. مديريت مسئول کنترل راهکاري است.
•نظارت عملياتي:
فرآيندي است که اجراي موفقيت‌آميز برنامه‌هاي عملياتي روزانه را باارزيابي فعاليت‌هاي داخلي موردنظر تضمين مي‌کند. مديران خط اول مسئول نظارت عملياتي‌اند.
•نظارت آينده‌نگر:
مطلوبترين نوع نظارت آينده ‌نگراست،که مانع بروز مسائل پيش‌بيني شده شود. اين نوع نظارت قبل ازوقوع هر فعاليت صورت مي‌گيرد آينده‌نگر داده مي‌شود و بر اساس داده‌ها صورت مي‌گيرد. منظورازاين نظارت کاهش اشتباهات و به حداقل رساندن اقدامات اصلاحي است. ( نظارت در استخدام کارکنان)
•نظارت همزمان:
همانطورکه از نامش پيداست ،زماني اجرا مي‌شود که فعاليتي در حال انجام شدن است. وقتي نظارت هنگام اجراي کاري اعمال شود ،مديريت مي‌تواند مشکلات راقبل از اينکه پر هزينه شود حل کند.
•نظارت گذشته ‌نگر:
نظارت گذشته‌نگر بعد از هر اقدامي به عمل مي‌آيد و وابسته به بازخورد است. دراين نوع نظارت، بازده سازمان کنترل مي‌شود تا اطمينان حاصل شود که مطابق استانداردهاي تعيين شده است.
•مزيت نظارت گذشته‌نگر:
1)اطلاعات معني‌داري در باره چگونگي تاثير تلاشهاي برنامه‌ريزي در تحقق هدفها براي مديران فراهم مي‌کند.
2)نظارت گذشته‌نگر مي‌تواند موجب انگيزش کارکنان شود ،زيرا افراد مايل‌اند درباره چگونگي عملکرد خود اطلاعاتي به دست آورند و نظارت گذشته‌نگر اين اطلاعات را فراهم مي‌کند.
•ويژگي هاي نظامهاي نظارتي نادرست:
1)نظارت بيش ازحد و نظارت کمتر از حد
2)نظارتهاي ناهماهنگ
3)عدم توانايي در تمايز نظارتها
•نظارت بيش از حد و نظارت کمتر از حد:
نظارت بيش از حد مقررات افراطي رابرفعاليتهاواجراي وظايف افراد تحميل و آزادي عمل افراد را محدود مي‌کند و نظارت کمتر از حد ممکن است به کارکنان آزادي عمل فردي بيش از اندازه‌اي اعطا شود.
•نظارتهاي ناهماهنگ:
طراحي نظام نظارتي ناهماهنگ امکان دارد پيامهاي نامربوطي براي کارکنان بفرستد. مديران بايد نظامهاي نظارتي خاصي طراحي کنندکه موجب ترغيب رفتار مناسب کارکنان و موفقيت سازمان در بلند مدت شود.
•عدم توانايي در تمايز نظارتها:
راهبردهاي نظارتي غالبا بازتاب ساختار سازماني است. تشخيص ندادن نيازهاي نظارتي درقسمتهاي مختلف سازمان موجب بروز مشکلات بسياري مي‌شود.
•ويژگي‌هاي نظامهاي نظارتي کارآمد:
1)پيوستگي با برنامه‌ريزي
2)دقت
3)به هنگامي
4)تعيين حوزه اجرايي کليدي
5)عينيت
6)صرفه جويي
7)انعطاف پذيري
قابليت درک
9)معيارمنطقي
10)تعيين نقاط راهبردي
11)تاکيد بر موارد استثنا
12)اجراي اقدام اصلاحي

•پيوستگي با برنامه‌ريزي:
وقتي وظيفه نظارت با برنامه‌ريزي ارتباط نزديکي داشته باشد،نظام‌هاي نظارتي ميتوانند بازخوردهايي درباره پيشرفت به سوي هدفها فراهم کنند.
•دقت:
اگرداده هاي نظارتي دقيق نباشند مديران تصميم‌هاي نادرست اتخاذ مي‌کنند و به اقدامات نامناسب دست مي‌زنند.
•تعيين حوزه اجرايي کليدي:
براي فراهم کردن داده هاي مناسب جهت نظارت فرآيند عمليات ،مديران زمينه هاي خاصي را که بايد پيگيري شود تعيين مي‌کنند.
•به‌هنگامي:
داده‌هاي نظارتي بايدبه طور مستمر و به اندازه کافي براي مديران مسئول فراهم شود و به آنان امکان دهد تا وقت باقي است اقدام سرنوشت‌ سازي انجام دهند.

•عينيت و قابل اندازه گيري:
داده هاي نظارتي اگر ذهني وکيفي باشندبه آساني نميتوانند امکان مقايسه کارکنان، واحدها، چارچوبهاي زماني و ساير عوامل را براي مديران فراهم کنند.
•صرفه‌جويي:
يک نظام نظارتي بايد از نظر اقتصادي براي اجرا مناسب و در مقابل هزينه‌هايي که صرف مي‌کند منافعي در برداشته باشدکه آنرا موجه جلوه دهد.
•انعطاف پذيري:
نظارتهاي کارآمد بايد براي مطابقت با تغيير نامطلوبي ااستفاده از فرصتهاي جديد انعطاف پذير باشند.
•قابليت درک:
نظارتهايي که به آساني درک نمي‌شوند ارزش ندارند.بنابراين گاهي اوقات ضروري است که در شرايط حساس نظارت‌هاي ساده‌تري جايگزين نظارتهاي پيچيده شود.
•تعيين نقاط راهبردي:
مديريت نمي‌تواندبرهرفعاليتي که درسازمان اجرامي‌شود نظارت کند،حتي اگر بتواندکليه فعاليتهارانظارت کند،منافع حاصل از نظارت نمي‌تواند هزينه‌هاي مصرفي را توجيه کند.
•تاکيدبرموارداستثنا:
چون مديران نمي‌توانند برکليه فعاليتها نظارت کنند، بايدابزارهاي نظارت راهبردي رادرجايي قراردهندکه آن ابزارها بتوانند توجه را فقط به استثناها جلب کند.
•اجراي اقدام اصلاحي:
يک نظام نظارتي کارآمد نه فقط انحرافهاي مهم از استاندارد را نشان مي‌دهد،بلکه اقدامات ضروري براي اصلاح انحرافات را نيز پيشنهاد مي‌کند.
•آنچه بايد نظارت شود:
1)افراد
2)منابع مالي
3)عمليات
4)اطلاعات
5)عملکرد کل سازمان


•نظارت عملياتي:
1)توليد:
براي اطمينان از اينکه اين فعاليتها مطابق برنامه پيش ميرود.

2)کنترل کيفيت محصولات وخدمات:
براي اطمينان از اينکه با استانداردهاي ازپيش تعيين شده مطابقت دارند.

3)حفاظت و نگهداري:
براي اطمينان از اينکه از تجهيزات سازمان به خوبي نگهداري مي‌شود.