موضوع تحقیق :اصول ومبانی کنترل
گردآورنده :نجمه رضایی
استادمحترم:استادغمخوار


اصول و مبانی کنترل

كنترل و نظارت به عنوان يكى از وظايف اصلى مدير، از اركان اصلى و عناصر حياتى مديريت‏سالم و كارآمد است. مديران با انجام وظيفه برنامه‏ريزى، اهداف سازمان و راههاى دستيابى به آنها را مشخص مى‏كنند. آگاهى از اجراى دقيق برنامه‏ها و اطمينان به حركت‏سازمان در راستاى دستيابى به هدف‌هاى اصلى سازمان تنها در صورتى امكان‌پذير خواهد بود كه نظامى دقيق و جامع براى نظارت و كنترل وجود داشته باشد. هر سازمانى داراى منابع و امكاناتى است كه براى رسيدن به اهداف سازمان بايد از آنها به صورت مطلوب‏و بهينه‏بهره‏بردارى‏كند و اين‏امر جز در سايه‏وجود نظارت‏ و كنترل ‏امكان‌پذير نيست.
کنترل چیست؟
چهار وظیفه اصلی مدیران عبارتند از: برنامه ریزی،سازماندهی، رهبری و کنترل.
با وجود اهمیت تقریباً یکسان این وظایف، برنامه ریزی نسبت به بقیه اولویت دارد چون سایر وظایف مدیریت پـس از برنامـه ریـزی و بـه منظـور تأمین اهـداف پیش بینی شده آغاز می شوند. برنامه ریزی بدون سازماندهی و انتخاب افراد مناسب برای انجام فعالیت ها و برنامه ها و هم چنین عدم نظارت بر اجرا، امری زاید می باشد.

کنترل عبارت است از تعیین استانداردها ،اندازه گیری عملکرد و مقایسه آن با استاندارد ها و اقدام نسبت به تصحیح ضعف ها و بهبود تحقیق هدف های سازمان ،کنترل های مالی معمولاً به صورت انواع مختلف بودجه و حسابرسی ، کنترل های رفتاری به شکل ارزیابی عملکرد فرودستان می باشد. کنترل به عنوان یک فعالیت مداوم در سطوح پایین و بالای مدیریت به کار می رود.
درمورد نظارت و كنترل تعاريف متعددي ارائه شده است كه ذيلا" به تعدادي از آنها اشاره مي شود :
1 - نظارت فراگردي است كه از طريق آن عمليات انجام شده با فعاليت هاي برنامه ريزي شده تطبيق داده مي شوند . اين فراگردها براي تصحيح مستمر عملكردها در جهت دست يابي به اهداف سازماني به كار گرفته مي شود و ميزان پيشرفت در جهت تحقق اهداف را نشان مي دهد . در واقع فراگرد نظارت به مقايسه « بايد ها » و « هست ها » مي پردازند و فاصله وضع موجود تا وضع نامطلوب را اندازه مي گيرد .
2 - نظارت عبارت است از ارزيابي تصميم ها و برنامه ها از زمان اجراي آنها و اقدامات لازم براي جلوگيري از انحراف عمليات ، نسبت به هدفهاي برنامه و تصحيح انحرافات احتمالي بوجود آمده .
3 - نظارت عبارت است از بررسي ميزان كوشش و موفقيت افراد در انجام وظايف و اجراي مسئوليت هاي محوله .
4 - نظارت عبارت است از فرايندي كه از طريق آن ، مسئولان و مديران اطمينان حاصل مي نمايند كه عملكرد افراد با فعاليت هاي برنامه ريزي شده تطبيق دارد يا خير . در حقيقت فرآيند نظارت ، ميزان پيشرفت به سوي اهداف را مي سنجد و مسئولان را قادر مي سازد تا انحراف از مسير برنامه ها را كشف و اقدامات اصلاحي را به عمل آورند .
5 - نظارت تلاشي است سنجيده براي رسيدن به اهداف تعيين شده و مقايسه اجزاء واقعي با معيارهاي از پيش تعيين شده و تعيين انحرافات احتمالي و سنجش ارزش آنها بر روند اجرايي كه در برگيرنده حداكثر بهره وري است .
بر اساس تعاريف فوق فرايند و كنترل از چهار مرحله تشكيل شده كه عبارتند از :
1 - تعيين معيارها ، شاخص ها و ضوابط نظارت .
2 - مقايسه نتايج عملكردها با معيارها و اصول تعيين شده .
3 - تشخيص ميزان انحرافات و تحليل علل آنها .
4 - اقدامات و عمليات اصلاحي .
.
انواع کنترل ها

سه مرحله عمده کنترل های مدیریتی (قبل از انجام عملیات ، حین عملیات ، بازخور )می باشند. هریک از این اینها به بخش جداگانه ای از دور داده ها- گردش عملیات – ستاده های فعالیت های سازمانی می پردازد.
کنترل های قبل از عملیات (Controls Feedforward ) :
کنترل های مقدماتی هم نامیده می شود ،قبل از شروع کار انجام می شود . مقصود این است که مسائل بالقوه پیش بینی شود و اقدامات پیش گیری به عمل آید تا از بروز آنها جلوگیری شود
کنترل های حین عملیات (Controls Concurrent )
بر آنچه که در طول فرایند کار حادث می شود ، تاکید دارند . این کنترل که گاهی کنترل راهبردی نامیده می شوند بر عملیات نظارت می کنند تا اطمینان حاصل شود که امور به طور صحیح انجام می پذیرد . در شرایط مطلوب این کنترل ها چنین سوالاتی را طرح و پاسخ می دهد " برای منظور بهبود امور قبل از اتمام آنها چه می توان کرد ؟ "
کنترل های بازخور ( Feedback Controls )
نتیجه اندازه گیری با استاندارد ها ی عملکرد یا هدف ها مقایسه می شود و اطلاعات مفیدی درباره قوت ها و ضعف های سازمان بدست می دهد. مدیران باید این اطلاعات را در تصمیم گیری نسبت به لزوم اقدامات اصلاحی یا دلخواه بودن فرایند و استاندارد های جاری به کار برند.و ( آیا باید استانداردها ی عملکرد را بالاتر قرار داد ؟ یا پایین تر ؟ این بازخورد کمک می کند تا برنامه ریزی آینده بهتر و اثر بخش تر شود.

کنترل در محیط کاری از جهات مختلف می تواند مورد توجه قرار داده شود :
1 - نظارت فرد بر اعمال خود (خود كنترلى);
2 - نظارت عمومى (نظارت همگانى);
3- نظارت سازمانى:
الف: نظارت آشكار و رسمى به صورت مستقيم يا غيرمستقيم.
ب: نظارت مخفى و پنهانى.
قبل از توضيح هر يك از اين موارد، تذكر نكته‏اى ضرورى است که اگر با توجه به آموزه های دینی موارد گفته شود در راس و اولویت اول مربوط به نظارت خداوند متعال (نظارت الهى) می باشد و آن اينكه جامعيت و گستردگى نظام مطرح شده از جانب اسلام براى كنترل و نظارت، به معناى توصيه و سفارش به افراط و زياده‏روى در آن و سختگيرى بيش از حد نيست، بلكه به معناى دقت فراوان و تلاش براى درست انجام شدن آن است، زيرا همانگونه كه با بى‏توجهى به امر كنترل، سازمان قادر به تامين اهداف و اجراى برنامه‏هاى خود نخواهد بود و در مقابل فرصتها و تهديدها، نخواهد توانست عكس‏العمل مناسب نشان دهد، با زياده‏روى و افراط در آن نيز، روحيه استقلال‏طلبى و آزادى‏خواهى افراد ضربه خواهد خورد و كاركنان سازمان در مقابل كنترل و نظارت، مقاومت‏خواهند كرد.
در منابع و آموزه‏هاى دينى، دستورات صريح و روشنى در مورد نظارت وجود دارد و مديران مسلمان به داشتن يك نظام كامل، جدى و عادلانه براى كنترل بر سازمان سفارش شده‏اند. نظام كنترلى كه مى‏توان از منابع دينى استخراج كرد، نظامى جامع، كامل، عادلانه و منحصر به فرد است. در اين نظام، خداوند متعال و فرشتگان الهى، ناظر بر اعمال، رفتار و نيات انسانها معرفى مى‏گردند و به انسان گوشزد مى‏شود كه همواره در محضر خداست و خدا و فرشتگان در همه حال ناظر بر اعمال و رفتار او هستند و بنابراين بايد مواظب اعمال و رفتار خود باشد. بر همين اساس، بحث نظارت انسان بر عملكرد خويشتن يا به عبارت ديگر، مسئله «خود كنترلى‏» مطرح مى‏شود. به انسان مسلمان توصيه مى‏شود كه همواره بر اعمال و رفتار خود نظارت داشته باشد و قبل از اينكه عملكردش مورد ارزيابى و سنجش ديگران قرار گيرد، خود عملكرد و رفتارش را مورد ارزيابى و حسابرسى قرار دهد.
نوع اول: نظارت الهى
يكى از سنتهاى ثابت الهى، نظارت كامل، دقيق و مداوم بر اعمال و رفتار و نيات انسانها و بازرسى و ارزيابى آنهاست. خداوند متعال در اين دنيا، دقيقا بر تمام اعمال، گفتار و نيات انسانها نظارت دارد و بر مبناى همين نظارت دقيق و كامل است كه در روز قيامت، همه كارهاى انسان را مورد ارزيابى و سنجش قرار مى‏دهد و پاداش و كيفر مناسب را براى هر يك از آنها تعيين مى‏كند. خداوند سبحان در قرآن كريم بارها و در آيات متعدد، مسئله نظارت بر اعمال بندگانش را مطرح مى‏كند و خود را شاهد و ناظر بر كارهاى بندگان معرفى مى‏نمايد. مثلا در سوره مباركه توبه، خطاب به پيامبر گرامى اسلام(ص) مى‏فرمايد:
و قل اعملوا فسيرى الله عملكم و رسوله و المؤمنون و ستردون الى عالم الغيب والشهادة فينبئكم بما كنتم تعملون.(1)
و (اى پيامبر) بگو [هر كارى مى‏خواهيد] بكنيد كه به زودى خدا و پيامبرش و مؤمنان در كردار شما خواهند نگريست و به زودى به سوى كسى بازمى‏گرديد كه پنهان و آشكار را مى‏داند و شما را از آنچه انجام مى‏داديد، آگاه خواهد كرد.
نوع دوم : خود کنترلی
در اين نوع از كنترل و نظارت كه بر جنبه درونى كنترل تاكيد دارد، افراد و كاركنان سازمان بر عملكرد خود نظارت مى‏كنند و آن را كنترل مى‏نمايند. خودكنترلى زمانى تحقق مى‏يابد كه افراد در درون خود داراى نيرويى ناظر بر كارهاى خود باشند و مراقبت كنند كه كارها و وظايف خود را به درستى و صادقانه و عارى از هرگونه عيب و نقص انجام دهند. شايد بتوان گفت كه در مقايسه با نظارت بيرونى، خود كنترلى بهترين و كارآمدترين مكانيزم براى كنترل عملكرد افراد است و اگر اين مكانيزم در سازمان ايجاد و تقويت گردد، كاركردى به مراتب بهتر و مؤثرتر از نظارت و كنترلهاى بيرونى خواهد داشت; زيرا نظارت و كنترلى كه از بيرون بر افراد و عملكرد آنها اعمال مى‏شود در صورتى جامع و دقيق خواهد بود كه اين افراد از درون نيز بر خود نظارت كنند و در غير اين صورت، مواردى كه از ديد ناظران مخفى مانده و در حيطه نظارت بيرونى از آن غفلت‏شده باشد، هيچ‏گاه مورد نظارت و ارزيابى قرار نمى‏گيرد و انحرافات احتمالى آن اصلاح نخواهد شد.
در منابع دينى و آموزه‏هاى اسلامى، تاكيد فراوانى بر مسئله نظارت انسان بر اعمال و رفتار خويش و به عبارت ديگر، «خود كنترلى‏» شده است. امير مؤمنان حضرت امام على(ع) در تبيين اين اصل مهم دينى مى‏فرمايد:
اجعل من نفسك على نفسك رقيبا - از خودت مراقبى بر خويشتن قرار بده!
تاكيد حضرت على(ع) در اين بيان نورانى بر اين نكته است كه اعمال و رفتار انسان بايد همواره تحت نظارت خودش باشدوخود،عملكردش را کنترل نماید .

در عصر حاضر جوامع مختلف مى‏كوشند تا از طرق گوناگون، خود كنترلى را در سازمانهاى خود تحقق بخشند. برخى از اين جوامع بر بيدار كردن وجدان فردى اهتمام مى‏ورزند و برخى ديگر مى‏كوشند تا از طريق تقويت احساس مليت‏خواهى، افراد را خود كنترل سازند، اما تمامى اين روشها به علت نارساييها و محدوديتها، تاكنون موفقيت تامى نداشته‏اند
بنابراين، بايد عامل اصلى ايجاد خود كنترلى را پيدا كنيم و آن را در سازمان ايجاد يا تقويت نماييم، ولى قبل از پرداختن به اين بحث، لازم است علل ناكامى وجدان كارى و احساس ميهن‏دوستى را در ايجاد خود كنترلى به صورت فشرده توضيح دهيم.
وجدان كارى به دليل تعاريف و برداشتهاى گوناگونى كه از آن مى‏شود، نمى‏تواند پايه محكم و استوارى براى خود كنترلى باشد. اين به معناى ناديده گرفتن اهميت وجدان كارى و تاثيرات شگرف آن در سازمان نيست، زيرا اگر كاركنان سازمان داراى وجدان كارى باشند، نهايت تلاش خود را در عرصه كار و فعاليت‏به كار مى‏گيرند و از خيانت و كم‏كارى و هدر دادن منابع و امكانات پرهيز مى‏كنند، ولى نبايد از اين نكته غفلت نمود كه وجدان همه انسانها به يك صورت نيست و ممكن است وجدان افراد در بعضى از موارد، متفاوت يا حتى متعارض باشد. از اين‏رو صرف وجود وجدان براى ايجاد خود كنترلى كافى نيست، همانگونه كه طرد آن نيز به كلى منطقى نيست. اما نقش احساس ميهن‏دوستى به مراتب ضعيفتر از وجدان كارى است و اين احساس، نقش چندان تعيين‏كننده‏اى در ايجاد خود كنترلى در افراد ندارد.
بنابراين، بايد عامل و انگيزه قويترى براى ايجاد خود كنترلى وجود داشته باشد و آن چيزى جز ايمان و اعتقادات دينى نيست. به طور كلى ارزشهاى حاكم بر انسان به ويژه اعتقادات و باورهاى دينى، نقش تعيين‏كننده‏اى در اعمال و رفتار او دارند. يكى از صاحبنظران و نويسندگان معروف مديريت اين مطلب را اين گونه بيان مى‏كند كه: «معمولا ارزشها بر نگرشها و رفتار اثر مى‏گذارند». يعنى ارزشهاى هر فرد تشكيل‏دهنده نگرشهاى او و پايه و اساس اعمال او هستند.
نوع سوم : نظارت همگانی
نظارت همگانى (امر به معروف و نهى از منكر) در سازمان نيز به عنوان يك جامعه كوچك، صادق و جارى است و در صورت وجود كنترل عمومى و نظارت همگانى در آن و احساس مسئوليت همه اعضاى سازمان نسبت‏به عملكرد يكديگر، نقاط قوت و ضعف سازمان و كاركنان آن روشن مى‏شود و ساز

Khob bod merci