ابزار رسمی کردن سازمان: 1- نمودار سازمانی 2- راهنمای سازمان
1- نمودار سازمانی:‌ ساختار را باید مشخص کند( سازماندهی، تعیین مشاغل و...) باید یکجا نمود داشته باشد.به عبارتی نمودارسازمانی،‌چارت سازمانی است،‌ساختار سازمانی را نمایش می دهد ولیه مه چیز درآن قایل نمایش نیست.
اصول پایه نمودار سازمانی : 1- واحدهای سازمانی را با کادر مستطیل نشان می دهند 2- مهمترین واحد در بالا قرار می گیرد و فاصله هر واحد نشان دهنده اهمیت و قدرت آن است. درنمودار دایره ای یا افقی تعیین قدرت متفاوت سات. دایره در مرکز و درنمودارافقی در سمت راست. 3- خطوط بین سازمانی باید نشان دهنده روابط سازمانی باشد. 4- بخشی از قدرت را بین دو واحد با خط چین نشان می دهند 5- واحدهای ستادی ددر کنار خط فرماندهی (سلسله مراتب سازمانی) ترسیم می شود. بطور معمول از نمودارهای افقی و عمودی و دایره ای استفاده می شود.
نمودار سازمانی موارد زیر را نمایش نمی دهد:
1-تفاوت میزان مسئولیت ها واختیارات هم سطح و مسئولان هم رده؛
2-تمایز واحدهای صفی و ستادی؛
3-معیار مقایسه میزان اهمیت و شان مقام ها و منصب های سازمانی؛
4-مجاری ارتباطی فرعی مابین واحدهای جزء
5- مجموعه کامل روابط اصلی واحدهای سازمانی
6-سازمان غیررسمی و مجموعه روابط غیر رسمی
نمودار سازمانی موارد زیر را منعکس می کند:
-روابط سرپرستی
- مسیرهای ارتباطی در سازمان
-سطوح مدیریت
-تقسیم کار با منصب ها و عناوین افراد
- واحدهای فرعی عمده که زیر نظر یک مدیر است.
2- راهنمای سازمان
به معرفی سازمان، شرح وظایف، تاریخچه و... اشاره دارد. اغلب بصورت کاتالوگ و یا بروشور ارائه میشود. برخی مدیران براین باورند که راهنمای سازمان آزادی ایشان را در امر مدیریت محدود می سازد.
معولا این اطلاعات را دارا می باشد:
1-خطو مشی ها و رویه ها 2- اهداف سازمانی 3- شرح شغل مدیران اجرایی اصلی 4- رهنمودهایی در مورد وظایف مدیران اجرایی 5- نمودارها
مطلب مربوط به صف و ستاد بصورت جدا ارسال شده است.