انواع واحدهاي ستادي
ستاد شخصي: منظور فردي است كه بطور تخخصصي در خدمت يك مدير اجرايي قرار دارد و به امور اداري مي پردازد.
ستاد تخصصي: واحدي تخصصي است كه براي انجام وظايف ويژه ايجاد مي شود مانند حسابداري، امور كاركنان
ستاد عمومي: واحدي است كه كمك هاي گسترده اي به مديريت عالي سازمان ميكند وفعاليت هاي آن محدود به انجام وظايف يك اداره خاص نمي شود. دو نوع مي باشد: ستاد عمومي شخصي و ستاد عمومي تخصصي
ستاد عمومي شخصي فرد يا واحدي است كه به رئيس سازمان كمك مي كند و هميشه در خدمت وي مي باشد.
ستاد عمومي تخصصي واحدي است كه براي انجام اموري نظير بازاريابي، روابط كار و نظاير آن ايجاد مي شود و با توجه به اهداف و مابع كلي سازمان به انجام وظايف مي پردازد.
دو مبنا براي سازماندهي وجود دارد: 1- سازماندهي بر مبناي هدف 2- سازماندهي بر مبناي فراگرد
سازماندهي بر مبناي هدف بايد به گونه اي طراحي گردد كه براي تحقق اهداف سازمان مناسب باشد.
نكته:
- اگر افزايش كارآيي و كاهش هزينه در سازمان مورد توجه باشد،‌سازماندهي بر مبناي فراگرد مناسب تر است.
- اگر هماهنگ ساختن امور و استفاده از زمان محدود در سازمان مورد اهميت باشد، سازماندهي بر مبناي هدف بهتر است.
- اگر هردو حائز اهميت باشد،‌استفاده از الگوي خزانه اي مناسب است.
چند توصيه
1- اگر افزايش كارايي و كاهش هزينه رموز اصلي موفقيت باشد بهتراست واحدهاي اداري را بر اساس فراگرد طراحي كنند.
2- اگر موفقيت در گرو بهبود هماهنگي و رسيدن به هدف در يك مقطع زماني معين باشد بهتر است واحدهاي اداري را بر اساس هدف طراحي شوند.
3- هنگامي كه سازمان در محيطي متحول و پيچيده فعاليت كند و براي ان ارائه به موقع محصول امري حياتي باشد، بهتر است از ساخت خزانه اي استفاده شود.
خلاصه جلسه پنجم
استاندارد= معيار يا سنجه هر چيز
استاندارد: نتيجه يك فرايند است. بهترين روش جاري است. مطلوب ترين سطح مقايسه روشها
در سازمان استاندارد كردن كار امري ضروي است، يعني بعد از بررسي رويدادهاي متوالي و حوادث كاري كه به طور مرتب به وقوع مي پيوندد مراحل صحيح انجام هر بخش از كار را تعيين و به تصويب برسانند. درجه استاندارد در سازمانهاي مختلف از سازمانهاي بسيار استاندارد تا سازمانهاي كاملا غير استاندارد متفاوت است.
دو بُعد براي ارزيابي استاندارد سازمان وجود دارد: بُعد اول:‌ وجود شرح شغل ها، شرايط احراز شغل، عناوين رسمي، سيستم پاداش و ارزيابي كه عملكرد بررسي مي شود. بُعد دوم: وجود رويه هاي استاندارد براي تصميم گيري ها مد نظر است.
تقسيم كار عمومي: در سازمانهاي بزرگ سه سطح مديريت عالي، مياني و عملياتي پيش بيني شده است. بيشتر قدرت ملاك است و هرچه از پائين به بالا برود سيستم قدرت بيشتر مي شود. در اصل مي توان گفت تقسيم قدرت است.
تعيين ارتقاع سطح سازماني
هرچه حيطه نظارت بيشتر باشد ارتقاع سازمان كمتر مي شود و بالعكس هرچه حيطه نظارت كمتر باشد، ارتقاع و سطوح سازمان بيشتر مي شود.
سطوح كمترباشد مدير نظارت بيشتر بر نيروها دارد.
درصورتي كه مديران در صدد كسب قدرت و متمركز ساختن آن در دست خود باشند، ارتقاع ساخت سازماني افزايش مي يابد.
ميزان تمركز و عدم تمركز
مفهوم تمركز بر چگونگي اخذ تصميم دلالت دارد، اگر همه تصميم هاي مهم در سطح مديريت عالي اتخاذ شود يعني سيستم كاملا متمركز است
در صورتي كه با تفويض اختيار بري سطوح عملياتي سازمان باشد سيستم را غير متمركز مي نامند.
متغير= كيفيت يا كميت چيزي يا امري بر كيفيت يا كميت ديگري تاثير گذارد.
روندهاي جديد در سازماندهي
افزايش اثر بخشي سازماندهي به آشنايي سازماندهندگان باروند ها و گرايش هاي مهم در محيط سازمان جديد بستگي دارد.
برخي از روندها براي افزايش اثربخشي سازماندهي:
- كوتاه ساختن خط فرمان، كه در برابر تهديدهاي محيطي مقاوم تر مي شوند
- كاهش وحدت فرماندهي، ساختارهاي افقي تر به كار گرفته مي شود و سازمان ها با خواسته هاي مشتريان بيشترآشنا ميشوند كه با اين تغييرات كاركنان معمولا با بيش از يك مدير سروكار دارند.
- گسترش حيطه كنترل و نظارت: خط فرمان كوتاهتر مي شود و اهتمام به توانمندسازي كاركنان اولويت بيشتري مي يايد، مدير موظف مي شود تا مسئوليت رسيدگي به كار بيشتري از كاركنان بر عهده گيرد.
- افزايش تفويض اختيار و توانمندسازي كاركنان: راه كارها و طريق بيشتري در سطوح متعدد مديريت، مورد رسيدگي وبررسي قرار ميگيرند و تصميمات بهتري اخذ مي شوند.
- افزايش عدم تمركز همراه با كنترل متمركز: پيشرفت در فن آوري اطلاعات و سيستم هاي مديريت امكان حفظ كنترل متمركز را افزايش مي دهد.
- كاهش بخش ها و واحدهاي ستادي: سعي ميشود نيروهاي كمتري استخدام شوند و اندازه واحدهاي ستادي كاهش يابد.