1- پيشنهاد موضوع، مكان و زمان مورد نظر براي انجام سفر مطبوعاتي به مديريت و كسب نظر وي (اين موارد مي‌تواند شامل افتتاحيه، بهره‌برداري از پروژه‌ها، بازديد از ميزان پيشرفت و يا عمليات اجرايي پروژه و ... باشد)
2- تهيه دعوتنامه و ارسال آن براي خبرنگاران رسانه‌هاي جمعي، كه اين دعوتنامه بايد حاوي موضوع، زمان، مكان، معرفي مسئولان همراه گروه و مدت زمان سفر باشد و بايد در آن مقطع زماني خاص شماره تلفن ارتباطي براي اعلام قطعي حضور يا عدم حضور خبرنگار در سفر مطبوعاتي ذكر شود.
3- تماس با خبرنگاران حوزه و بررسي دريافت دعوتنامه و تعيين وضعيت حضور يا عدم حضور خبرنگاران در سفر مطبوعاتي
4- اعلام اسامي خبرنگاران و حضار به واحد مربوطه براي هماهنگي تهيه بليط، وسايل اياب و ذهاب، پذيرايي، امكانات اقامتي و ...
5- هماهنگي با مقصد سفر جهت تجهيز مكان به امكانات ارسال خبر مانند نمابر، اينترنت، تلفن و ....
6- پس از تهيه بليط و يك روز قبل از سفر با افرادي كه در سفر شركت مي‌كنند. تماس گرفته شود و با تعيين زمان و مكان دقيق قرار ملاقات از حضور قطعي آنها در سفر اطمينان حاصل شود.
7- ليستي از افراد شامل نام افراد، نام رسانه، شماره‌هاي تماس ضروري، شماره تلفنهاي همراه آنان تهيه شود و در طول سفر براي مواقع ضروري همراه نمايندگان سازمان باشد.
8- قبل از عزيمت از هر مكان به مكان ديگر تعداد افراد حاضر بررسي شود تا اگر شخصي از گروه جدا شد، بتوان به سرعت جهت الحاق وي به گروه اقدام كرد.
9- هماهنگي جهت حضور مسئولان پاسخگو، همراه گروه كه در صورت لزوم توضيحات كافي براي نمايندگان رسانه‌هاي جمعي ارايه كنند.
10- هماهنگي با واحد سمعي و بصري براي حضور، گروه فيلمبرداري و عكاسي در مراحل بازديد
11- تهيه و جمع‌بندي اطلاعات مورد نياز و برنامه سفر و تكثير آن براي مدعوين تا مجموعه اطلاعات پايه دراختيار خبرنگاران قرار گيرد.
12- همراهي گروه تا زمان مراجعت و هماهنگي براي تهيه امكانات اياب و ذهاب براي بازگرداندن خبرنگاران به مقاصد مورد نظر پس از سفر
13- حضور فعال و مستمر در طول سفر به همراه گروه، تا در صورت لزوم براي انجام كاري يا اقدام خاصي مشكلي به وجود نيايد.
14- هماهنگي با واحد سمعي و بصري براي ضبط اخبار منتشر شده از طريق صدا و سيما
15- تهيه مجموعه اخبار و گزارشات چاپ شده در مطبوعات و تكثير آن براي مديريت روابط عمومي، رياست سازمان، آرشيو روابط عمومي و مجموعه مديران ذي‌ربط و مرتبط با سفر انجام شده.