مقدمه
سازمان های فرهنگی، سازمان هایی هستند که مهم ترین ماموریت و رسالت آن ها، انجام فعالیت های فرهنگی است. مدیریت و اداره سازمان های فرهنگی فوق نیاز به آشنایی با اصول مدیریت فرهنگی دارد. مدیریت فرهنگی به معنای سازمان‌دهی و اداره فعالیت‌های فرهنگی و نیروهای فرهنگی در سازمان است. نیروهای فرهنگی، نیروها و منابع انسانی هستند که با دغدغه ها و توانمندهای فرهنگی که دارند، به صورت رسمی یا غیر رسمی، تمام وقت یا پاره وقت، کارمندی یا پیمانکاری با سازمان های فرهنگی دولتی، عمومی و غیر دولتی همکاری فرهنگی دارند. نیروهای فرهنگی، فعالیت های فرهنگی انجاممی دهند. فعالیت فرهنگی به کارهایی اطلاق می شود، که نیروهای فرهنگی با مشارکت سازمان های فرهنگی درحوزه فرهنگ انجام می دهند. در این مقاله، که در سه بخش ارایه می شود، به مدیریت نیروهایفرهنگی در سازمان های فرهنگی پرداخته می شود. برای مدیریت نیروهای فرهنگی، بر اساس اصول علم مدیریت منابع انسانی، رویکرد فرایندی پیشنهاد شده است. در این رویکرد، سه حوزه فرایندی وجود دارد که زیرمجموعه هر یک از این حوزه ها، فرایندهای مختلفی قرار دارد. در بخش اول مقاله، ضمن تعریفی از مدیریت فرهنگی، سازمان های فرهنگی و نیروهای فرهنگی، به بررسی حوزهفرایندی اول یعنی مدیریت پشتیبانی نیروهای فرهنگی پرداخته می شود، در بخش دوم مقاله،حوزه فرایندی دیگر یعنی مدیریت آموزش نیروهای فرهنگی بررسی می شوند. و در نهایت در بخش سوم مقاله به مدیریت فعالیت های نیروهای فرهنگی پرداخته می شود.
سازمان های فرهنگی
سازمان های فرهنگی بر سه دسته اند: سازمان های فرهنگی دولتی، سازمان های فرهنگی عمومی و سازمان های فرهنگی غیر دولتی.
برخی از سازمان های فرهنگی دولتی عبارتند از: سازمان های فرهنگی و هنری زیر مجموعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، معاونت فرهنگی و دانشجویی دانشگاه ها، سازمان ها و مراکز فرهنگی وابسته به شورای عالی انقلاب فرهنگی، معاونت فرهنگی وزارتخانه های آموزش و پرورش، علوم، تحقیقات و فناوری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، معاونت های فرهنگی و پرورشی ادارات کل آموزش و پرورش، صدا و سیما، سازمان تبلیغات اسلامی، دفتر تبلیغات اسلامی، سازمان اوقاف و امور خیریه، معاونت فرهنگی و اجتماعی استانداری ها، سازمان ها و مراکز فرهنگی وابسته به سازمان میراث فرهنگی و گردشگری، سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی، رایزنی های فرهنگی سفارتخانه ها، معاونت های فرهنگی و اجتماعی وزارتخانه ها و ...
تعدادی از سازمان های فرهنگی عمومی عبارتند از: معاونت فرهنگی و اجتماعی شهرداری ها، سازمان های فرهنگی و تفریحی شهرداری ها، فرهنگسراهای وابسته به شهرداری ها، سازمان های فرهنگی آستان قدس رضوی، سازمان جوانان جمعیت هلال احمر، گروه مشاوران جوان شهرداری ها، تشکل های فرهنگی وابسته به مساجد و ...
برخی از سازمان های غیر دولتی عبارتند از: سازمان های مردم نهاد (NGO )، تشکل های فرهنگی مردمی، موسسات و بنیادهای فرهنگی خصوصی، کانون ها و تشکل های فرهنگی دانشجویی، موسسات فرهنگی-مطبوعاتی غیر دولتی و ...
مدیریت فرهنگی
مدیریت و اداره سازمان های فرهنگی فوق نیاز به آشنایی با اصول مدیریت فرهنگی دارد. مدیریت فرهنگی به معنای سازمان‌دهی و اداره فعالیت‌های فرهنگی در سازمان های فرهنگی است. در مدیریت فرهنگی، تمامی وظایف سازمانی مدیریت، شامل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، تصمیم گیری، هدایت، هماهنگی، نظارت و کنترل در قلمرو فعالیت‌های فرهنگی صورت می‌گیرد.
از لحاظ علمی، مدیریت فرهنگی دانشی میان رشته ای است. یک مدیر فرهنگی هم باید با اصول علم مدیریت آشنا باشد و هم درک عمیقی از حوزه فرهنگ و فعالیت های فرهنگی داشته باشد.
مدیریت فرهنگی مدبرانه و علمی در رشد و توسعه فرهنگی هر جامعه، تاثیر بسزایی دارد. اگر چنین مدیریت فرهنگی در جامعه وجود نداشته باشد یا سازمان های فرهنگی با مدیران ضعیف، ناآگاه و بی‌تدبیر روبه‌رو باشند نمی توان انتظار شکوفایی و پیشرفت فرهنگی را داشت.
نیروهای فرهنگی
نیروهای فرهنگی، نیروها و منابع انسانی هستند که با دغدغه ها و توانمندهای فرهنگی که دارند، به صورت رسمی یا غیر رسمی، تمام وقت یا پاره وقت، کارمندی یا پیمانکاری با سازمان های فرهنگی دولتی، عمومی و غیر دولتی همکاری فرهنگی دارند.
نیروهای فرهنگی که به طور رسمی، تمام وقت و کارمندی با سازمان های فرهنگی همکاری می کنند، بر اساس ساختار مدیریتی و سازمانی مورد نظر مدیریت می شوند. هر چند مدیریت این دسته با توجه به ماهیت نیروهای فرهنگی و ویژگی های شخصیتی و کاری آنان نیز، شرایط و روش های خاص خود را می طلبد.
اما مدیریت نیروهای فرهنگی که به طور غیر رسمی، پاره وقت، پیمانکاری و داوطلبانه با سازمان های فرهنگی کار می کنند، بسیار دشوارتر است و نیاز به بهره گیری از روش های مدیریتی خاص خود دارد.
در حال حاضر در کشور ما تعدادی زیادی از علاقمندان و فعالان حوزه فرهنگ، در حال همکاری به صورت غیر رسمی و پاره وقت با سازمان ها و نهادهای فرهنگی هستند یا اگر هم اکنون با این سازمان ها کار نمی کنند، تمایل به همکاری دارند. در این مقاله بیشتر به بررسی روش های مدیریت این دسته از نیروهای فرهنگی پرداخته می شود، هر چند این روش ها برای دسته اول نیروهای فرهنگی نیز مناسب است.
فعالیت فرهنگی
نیروهای فرهنگی، فعالیت های فرهنگی انجام می دهند. فعالیت فرهنگی به کارهایی اطلاق می شود، که نیروهای فرهنگی با مشارکت سازمان های فرهنگی درحوزه فرهنگ انجام می دهند. مثلا فعالیت هایی از قبیل برگزاری کلاس ها، نشست ها و میزگردها فرهنگی و فکری، برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها و جشنواره های فرهنگی و هنری، برگزاری اردوها و بازدیدهای فرهنگی و تفریحی، اجرای نمایش، تئاتر، موسیقی، سرودخوانی، شب شعر و مسابقات فرهنگی، وبلاگ نویسی و طراحی پایگاه های اینترنتی فرهنگی، تولید نشریه و روزنامه دیواری، نمایش و نقد و تحلیل فیلم و بسیاری کارهای دیگر از این دست می باشد.
فعالیت های فرهنگی در سازمان های فرهنگی در صورت موفقیت آمیز خواهند بود که نقش ها و وظایف نیروهای فرهنگی شرکت کننده در آن مشخص باشد، ضمن داشتن جذابیت های فراوان با ذوق و سلیقه مخاطبین متناسب باشد، با ارزش ها و معیارهای دینی، ملی و فرهنگی جامعه مورد نظر همخوانی داشته باشد، حداکثر پیام فرهنگی را به بیشترین میزان مخاطب و با کمترین هزینه برساند و در نهایت بتواند مشارکت بالای مخاطبان را فراهم کند.
فرایندهای مدیریت نیروهای فرهنگی
هدف اصلی این مقاله، بررسی روش های مدیریت نیروهای فرهنگی در سازمان های فرهنگی است. همان گونه که در مقدمه بیان شد، مبنای نظری این مقاله برای مدیریت نیروهای فرهنگی، رویکرد فرایندی است.این فرآیندها، در سه حوزه زیر تقسیم بندی می شوند:
1- حوزه فرایندی مدیریت پشتیبانی نیروهای فرهنگی:هدف از این حوزه فرایندی، سازماندهی و مدیریت اداری، مالی، رفاهی و پشتیبانی نیروهای فرهنگی است.
2- حوزه فرایندی مدیریت آموزش نیروهای فرهنگی:مقصود از این حوزه فرایندی، آموزش دانش ها و مهارت های لازم به نیروهای فرهنگی در راستای ارتقای علمی و مهارتی و توانمندسازی و آماده سازی آن ها برای انجام فعالیت های فرهنگی است.
3- حوزه فرایندی مدیریت فعالیت‏های نیروهای فرهنگی: هدف این حوزه فرایندی، مدیریت فعالیت ها، طرح ها و پروژه های نیروهای انسانی در راستای فعال سازی آن هاست.
فرایندهای حوزه فرایندی مدیریت پشتیبانی نیروهای فرهنگی
فرایندهای حوزه فرایندی مدیریت پشتیبانی نیروهای فرهنگی به شرح ذیل می باشند:
1- فرآیند شناسایی و جذب نیروهای فرهنگی
مقصود از این فرایند، در درجه اول شناسایی نیروهای فرهنگی متخصص، نخبه، شایسته و توانمند است؛ و در درجه دوم، جذب این نیروهاست.
سازمان های فرهنگی، برای شناسایی نیروهای فرهنگی مناسب، می توانند از روش های درج فرم دعوت به همکاری اینترنتی در وب سایت یا پورتال سازمان، درخواست معرفی نیروهای مناسب از فعالان فرهنگی کشور، برگزاری مسابقات و برنامه های فرهنگی و شناسایی افراد برتر آن، شناسایی نیروهای فرهنگی که توسط سازمان های ذیربط به عنوان نخبه و متخصص معرفی شده‏اند، استفاده کنند.
سازمان های فرهنگی پس از شناسایی نیروهای شایسته و مناسب از روش های فوق، باید نسبت به انتخاب و جذب افراد شایسته تر بر اساس نیازهای خود اقدام کنند. برگزاری جلسات مصاحبه حضوری و بررسی رزومه و سوابق کاری نیروهای فرهنگی متقاضی به انتخاب و جذب شایسته ترین این نیروها کمک می کند.
در جذب نیروهای فرهنگی باید دقت کرد که این نیروها علاوه بر دارا بودن تخصص و توانمندی فرهنگی باید از وجهه و رفتار اجتماعی و فرهنگی مناسبی برخوردار باشند، زیرا تخصص یکی از ابعاد فعالیت های فرهنگی است و بعد دیگر آن، رفتار و شخصیت فرهنگی است.
2- فرآیند سازماندهی نیروهای فرهنگی
هدف از سازماندهی نیروهای انسانی، جایابی این نیروها در ساختار و چارت سازمانی و تشکیلاتی سازمان فرهنگی مورد نظر است. پیش از سازماندهی باید، ساختار تشکیلاتی سازمان فرهنگی تدوین و طراحی گردد.
ساختار مناسب پیشنهادی برای سازماندهی فعالان فرهنگی، ساختار ماتریسی است، که شامل دو ساختار تشکیلاتی است. ساختار تشکیلاتی اول بر اساس چارت رسمی و وظایف سازمان فرهنگی است و ساختار تشکیلاتی دوم بر اساس طرح ها، برنامه ها و پروژه های سازمان فرهنگی می باشد.
پس از مشخص شدن ساختار تشکیلاتی سازمان، نیروهای فرهنگی بر اساس تخصص ها، توانمندی ها، سوابق کاری و علایق در این ساختار جایابی می شوند، و پس از جایابی، طی صدور ابلاغی، شرح وظایف و انتظارات سازمان از آن ها مشخص می‏گردد.
از مهم ترین کارهایی که در سازماندهی انجام می شود، تعریف شرح وظایف دقیق و مشخص است. پس از تعیین ساختار سازمانی و تشکیلاتی سازمان فرهنگی باید برای هر یک از پست های این ساختار، شرح دقیق و روشن تدوین گردد. و انتظارات سازمان از نیروهای فرهنگی بر اساس این شرح وظایف تعریف گردد.
از ان جا که اکثر نیروهای فرهنگی مرتبط با سازمان های فرهنگی از جمله نیروهای غیر رسمی هستند در این جا باید دقت داشت، تدوین این شرح وظایف نباید به شکلی باشد، که مانع خلاقیت و نوآوری نیروهای فرهنگی باشد. شرح وظایف باید به گونه ای تنظیم گردد که علاوه بر جلوگیری از سردرگمی نیروهای فرهنگی، فضایی را برای خلاقیت، نوآوری، ابداع و ابتکار نیروهای فرهنگی فراهم کند.
3- فرآیند ارتباطات نیروهای فرهنگی
مقصود از این فرایند، برقراری و حفظ ارتباط با نیروهای فرهنگی مرتبط با سازمان است. برقرای ارتباط موثر، اثربخش، دو طرفه و مستمر با نیروهای فرهنگی نقش زیادی در حفظ و نگهداشت نیروهای فرهنگی و مستحکم تر نمودن رابطه این نیروها با سازمان دارد.
علاوه بر آن، از ان جا که بیشتر نیروهای فرهنگی که با سازمان های فرهنگی همکاری می کنند، نیروهای غیر رسمی و نیمه وقت هستند و ممکن است حضور ملموس و چندانی در محیط فیزیکی سازمان نداشته باشند، برای جلوگیری از گسس ت ارتباط آن ها با سازمان باید از فرایند ارتباطات سازمانی استفاده کرد.
این ارتباطات در دو قالب ارتباطات دو سویه سازمان با نیروهای فرهنگی و نیروهای فرهنگی با سازمان و ارتباطات چند سویه نیروهای فرهنگی با یکدیگر و با سازمان انجام می شود.
ارتباطات دو سویه، از دو طریق مجازی با ابزارهای پیامک، ایمیل و سامانه های پیام رسانی اینترنتی و حضوری با برگزاری جلسات و نشست های حضوری قابل انجام خواهد بود.
برای برقراری ارتباطات چند سویه، می توان از طریق مجازی با ابزارهایی نظیر اتاق های گفتگو و شبکه های اجتماعی اینترنتی و طریق حضوری با برگزاری نشست های هم اندیشی و بحث گروهی استفاده کرد.
4- فرآیند ارزیابی عملکرد نیروهای فرهنگی
اهداف فرایند ارزیابی عملکرد نیروهای فرهنگی عبارتند از: انتخاب نیروهای فرهنگی شایسته تر و توانمندتر از بین نیروهای فرهنگی موجود، تعيين مسير فعالیت فرهنگی مناسب برای نیروهای فرهنگی بر اساس عملکرد آن ها، تعيين معيار براي پرداخت پاداش هاي مادي و غیر مادی به نیروهای فرهنگی، فراهم شدن امکان تصميم گيري درمورد تشويق، ترفيع، انتقال و تنزيل نیروهای فرهنگی، شناخت استعدادهاي بالقوه نیروهای فرهنگی و شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود این نیروها، عادلانه کردن سیستم‌های جبران خدمات نیروهای فرهنگی بر مبنای عملکرد آن ها، به کارگیری نتایج ارزیابی عملکرد در سیستم ارتقاء نیروهای فرهنگی، ایجاد رقابت سازنده بین نیروهای فرهنگی
در فرایند ارزیابی عملکرد نیروهای فرهنگی، بحث شاخص های ارزیابی نیز مطرح می شود. شاخص های ارزیابی عملکرد این نیروها در دو دسته شاخص های فردی و شاخص های سازمانی قابل تقسیم است.
شاخص های فردی عبارتند از، شاخص های رفتاری و عینی، شاخص های شخصیتی و ذهنی و شاخص های علمی و مهارتی و شاخص های سازمانی شامل شاخص های رفتار سازمانی، شاخص های اثربخشی سازمانی و شاخص های کارایی سازمانی می باشند.
در فرایند ارزیابی عملکرد نیروهای فرهنگی باید دقت کنیم دچار چالش ها و آسیب های ارزیابی نشویم. برخی از این آسیب ها عبارتند از: نرمش و ارفاق بیش از حد، سخت گیری بیش از حد، گرایش به حد متوسط و میانگین، خطاهای هاله ای، تعصبات فرهنگی، پیشداوری های شخصی، خطای ناشی از کهنگی و تازگی و خطای ناشی از مقایسه شخص با شخص
انجام ارزیابی بدون استفاده از ابزارهای مناسب امکان پذیر نمی باشد. مشاهده، مصاحبه، پرسشنامه، فرم و گزارش های آماری، کتبی و سیستمی از ابزارهای مناسب ارزیابی عملکرد به شمار می روند.
5- فرآیند ارتقاء نیروهای فرهنگی
مقصود از فرایند ارتقای نیروهای فرهنگی، رتبه بندی نیروهای فرهنگی است.نیروهای فرهنگی در سازمان باید بر اساس نتایج ارزیابی عملکردشان درجه بندی شوند.تا هر کس جایگاه شایسته خویش را در سازمان فرهنگی بیابد. نظام ارتقا در ساختار سلسله مراتبی سازمان ها، یکی از موثرترین و مهم ترین روش های انگیزش نیروهای فرهنگی است. بدون فرایند ارتقا، انگیزه نیروهای فرهنگی برای پیشرفت و فعالیت به شدت کاهش می یابد.
برای ارتقای نیروهای فرهنگی باید از هرم ارتقا و ساختار سلسله مراتبی رتبه بندی بهره برد. برای این کار می توان بر اساس ویژگی های سازمان فرهنگی مورد نظر، سطوح هرم و سلسله مراتب ارتقا را مشخص کرد و سپس برای دست یافتن نیروهای فرهنگی به این سطوح، امتیازهایی در نظر گرفت. به طوری که هر زمان یک نیروی فرهنگی حداقل امتیاز مربوط به یک سطح را بر اساس عملکرد خویش به دست آورد، جایگاه وی به آن سطح ارتقا یابد.
در امتیازدهی و ارتقای نیروهای فرهنگی باید به رعایت عدالت و انصاف توجه نمود. در صورتی که نیروهای فرهنگی در فرایند ارتقا، بی عدالتی مشاهده کنند، از انگیزه های آنان برای فعالیت های موثر فرهنگی در سازمان کاسته می شود. در امتیازدهی باید دقت نمود، شاخص های امتیازی و امتیازات مربوط به هر شاخص به درستی تعریف شود تا از اعمال نظر و امتیازدهی سلیقه ای و شخصی اجتناب گردد. هر چقدر شاخص های امتیازدهی کمّی تر شوند، دقت این شاخص ها بیشتر می شود. در مورد شاخص های کیفی نیز می توان با روش هایی آن ها را تبدیل به شاخص های کمی نمود، تا دقت آن ها نیز افزایش یابد.
6- فرآیند امور مالی و رفاهی نیروهای فرهنگی
هدف از این فرایند، ایجاد انگیزه های مالی و رفاهی لازم برای همکاری نیروهای فرهنگی با سازمان است. هر چند امور مالی و رفاهی، مهم ترین انگیزه نیروهای فرهنگی برای فعالیت نمی باشد، ولی نمی توان تاثیر انگیزه های مالی را در فعالیت های فرهنگی نادیده گرفت. با تامین مالی، نیروهای فرهنگی با دلگرمی بیشتری به فعالیت می پردازند، برای فعالیت های فرهنگی زمان می گذارند و جدی تر به این فعالیت ها نگاه می کنند.
حمایت مادی و امکاناتی از فعالیت های نیروهای فرهنگی، واگذاری پروژه و طرح به نیروهای فرهنگی و پرداخت حق الزحمه یا پاداش در قبال انجام آن، اهدای هدایای مالی و فرهنگی و رفاهیات، ارایه بن خرید کتاب ومحصولات فرهنگی و در اختیار قرار‌دادن فرصت‌های کاری و شغلی موجود سازمان فرهنگی موردنظر، تعدادی از این انگیزه های مالی و رفاهی محسوب می گردند.
باید دقت داشت که انگیزه اصلی نیروهای فرهنگی در انجام فعالیت های فرهنگی، علاقه و دغدغه شخصی این نیروهاست. بنابراین باید دقت داشت، امور مالی و رفاهی نیروهای فرهنگی نباید چنان پر رنگ شود که سایر انگیزه های غیرمادی افراد را در انجام فعالیت های فرهنگی تحت الشعاع خود قرار دهد.
7- فرآیند مدیریت اطلاعات نیروهای فرهنگی
از آن جایی که استفاده از سامانه های مدیریت اطلاعات و سیستم های اطلاعات مدیریت در بسیاری از سازمان ها رواج دارد، سازمان های فرهنگی نیز با استفاده از این سامانه های الکترونیکی می توانند اطلاعات نیروهای فرهنگی مرتبط با خود را به شیوه ای اثربخش و کارا مدیریت کنند.
پراکندگی و تفرق اطلاعات نیروهای فرهنگی در بخش های مختلف سازمان، از دست رفتن حجم زیادی از اطلاعات به دلیل ورود و خروج زیاد نیروهای فرهنگی به سازمان، فقدان ساختاری منسجم و تثبیت شده جهت ذخیره سازی و چیدمان اطلاعات نیروهای فرهنگی، افزونگی و تکرار داده ها و اطلاعات نیروهای فرهنگی، عدم دسترسی سریع به داده ها و اطلاعات مورد نظر، تعدادی از دلایل ضرورت مدیریت اطلاعات نیروهای فرهنگی و استفاده از سامانه های اطلاعات مدیریت است.
برخی از اطلاعات مربوط به نیروهای فرهنگی که باید در این سامانه ها ثبت و مدیریت شوند عبارتند از: اطلاعات شخصی، پیشینه تحصیلی، پیشینه دوره ها و کارگاه های گذرانده شده، پیشینه فعالیت های آموزشی، پیشینه فعالیت های پژوهشی، پیشینه فعالیت های اجرایی، پیشینه فعالیت های فرهنگی و اجتماعی، پیشینه پروژه ها و طرح های انجام شده، اطلاعات مهارت ها و تخصص ها، اطلاعات علاقه مندی های فردی و اطلاعات کاربری و سیستمی نیروهای فرهنگی.