اصول و مبانی برنامه ریزی

انسانها با حركت در مسیر تكامل و رشد عقلانی خود به تدریج بر ضرورت برنامه ریزی در زندگی واقف شدند و آن را به منزله ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری نظامهای اجتماعی، مورد توجه قرار دادند. سازمانها و موسسه های اداری امروز، به حدی پیچیده شده اند كه بدون اقدام به برنامه ریزیهای دقیق امكان ادامه حیات ندارند.
برنامه ریزی از وظائف بسیار مهم مدیران است و با سایر وظائف آنها نیز ارتباط دارد. اگر نگرش مبتنی بر برنامه ریزی به سراسر زندگی افراد تسری یابد، به نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل و تفكر آینده نگر و عزم راسخ بر استمرار آن، برایشان ایجاد می‌شود.
بعلاوه، تحقق اهداف فردی و سازمانی نیز مستلزم برنامه ریزی است به طوری كه حتی برای نیل به اهدافی بسیار جزئی و زود گذر (نظیر رفتن به یك مهمانی یا فروش یك محصول) نیز باید برنامه ریزی شود. در واقع نیاز به برنامه ریزی از این مسئله ناشی می شود كه همه سازمانها با فعالیت در محیطی پویا، مترصد آنند كه منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف كنند. پویایی محیط و وجود تلاطم در آن و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطیْ، بر ضرورت انكار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید.

تعریف برنامه ریزی
چند مورد از تعریف برنامه ریزی بشرح زیر است:
1- برنامه ریزی عبارت است از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی كردن راه تحقق آن.
2- برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینكه چه كارهایی باید انجام گیرد.
3- برنامه ریزی عبارت است از تصور و طراحی وضعیت مطلوب و یافتن و پیش بینی كردن راهها و وسایلی كه نیل به آن را میسر سازد.
4- برنامه ریزی عبارت است از طراحی عملیات برای تغییر یك شی یا موضوع بر مبنای الگویی پیش بینی شده.
5- برنامه ریزی را می توان: پاسخ (3) ك (كی ، كجا، كِی) و 3 چ (چی ، چرا ، چگونه) دانست، به عبارت دیگر، برنامه ریزی، فرد یا سازمان انجام دهنده كار (كی)، مكان انجام كار (كجا)، زمان انجام كار (كِی)، نوع كار (چی)، علت انجام كار (چرا) و شیوه‌های انجام كار(چگونه) را مشخص می‌كند.
6- برنامه ریزی فعالیتی است كه جامعه كوشش می كند از طریق آن بر خویشتن كنترل داشته باشد و آینده را بر پایه عقل پی ریزی نماید.
7- برنامه ریزی عبارت است از تهیه و توزیع و تخصیص عوامل و وسایل محدود برای رسیدن به هدف های مطلوب در حداقل زمان و با حداقل هزینه ممکن
8- برنامه‌ریزی، فرآیند آگاهانه تصمیم‌گیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه، واحد کاری یا سازمان است.
هدف از برنامه ریزی
1- افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها
2- افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
3- متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر
4- مهیا ساختن ابزاری بر کنترل
تعریف برنامه
برنامه سندى است كه با توجه به هدف و یا اهدافى خاص حاوى مجموعه اى از عملیات و تصمیمات منظم (از نظر سلسله مراتب زمانى) و مربوط به هم (از نظر سلسله مراتب تقدم و تأخر اجرا) جهت تحقق اهداف مورد نظر است.
به عبارت دیگر برنامه عبارتست از مجموعه حقایق و ارقام مرتبطى كه مشخص كننده مطلوب ترین راه تحقق اهداف است.
تفاوت میان برنامه و برنامه ریزى
برنامه یك سند است (اغلب مكتوب) كه نشان دهنده یك سلسله عملیات مرتبط به هم با زمان بندى خاص. در حالى كه برنامه ریزى یك فرآیند و جریان و فعل است كه در نهایت منتهى به تهیه سند برنامه مى شود.
انواع برنامه ریزى در سطح کلان[1]
از آنجایى كه محصول نهایى فرآیند برنامه ریزى منتج به تهیه سند برنامه مى شود لذا در تقسیم بندى انواع برنامه و انواع برنامه ریزى با اسامى مشترك و همسان سر و كار داریم. در نتیجه توضیح و شرح یكى، آن دیگرى را نیز در برمى گیرد در اینجا به علت وسعت مسأله تنها به تشریح و توصیف انواع برنامه ریزى مى پردازیم.
از جهات مختلف در انواع برنامه ریزى ها به ۴ دسته و عنوان برمى خوریم.
الف - برنامه ریزى از نظر زمانى
از این نظر برنامه ریزى به ۴ دوره مختلف تقسیم مى شود:
۱- كوتاه مدت (۲- ۱ساله)، ۲- میان مدت (۸ – ۳ ساله)، 3 - درازمدت (۲۵ – ۱۰ ساله)، ۴ - غلتان.
ب - برنامه ریزى از نظر مكانى
این نوع برنامه ریزى از وسعت جغرافیایى تأثیر مى گیرد و شامل انواع زیر است:
۱- روستایى ۲- شهرى ۳- استانى ۴- منطقه اى ۵- كشورى یا ملى ۶- جهانى.
ج - برنامه ریزى از نظر مدیریتى
این نوع برنامه ریزى دربرگیرنده جهت گیرى هاى كلى و اساسى نظرى است:
۱- متمركز یا اجبارى ۲- نیمه متمركز ۳- مختلط ۴- ارشادى ۵- موضعى و موردى

د - برنامه ریزى از نظر موضوعى
۱- كلان ۲- اقتصادى ۳- بخشى ۴- بین بخشى ۵- جامع ۶- اجتماعى ۷- نیروى انسانى ۸- فیزیكى ۹- آمایش سرزمین ۱۰- بخشى - منطقه اى.
براى این كه بهتر بتوانیم تصویر مناسبى از انواع برنامه ریزى داشته باشیم به تعریف و توضیح كوتاهى از برخى آنها مى پردازیم:
برنامه ریزى غلتان
به نوعى از برنامه ریزى مى گویند كه در آن بعد از تعیین یك افق زمانى (۵ یا ۱۰ ساله) ۲ تا ۳ سال پس از شروع، یك بازنگرى در كل برنامه صورت گرفته و براساس مقدار پیشرفت انجام شده و منابع مالى كاهش یا افزایش یافته، دوباره برنامه بر طبق همان افق زمانى قبلى با توجه به آمار و اطلاعات جدید طراحى مى شود و این عمل هر ۲ تا ۳سال یك بار صورت مى گیرد.

برنامه ریزى روستایى
به مراحل تهیه برنامه هایى كه براى عمران و توسعه روستا و ارتقا كیفیت و كمیت خدمات اعم از آموزشى، بهداشتى، درمانى و زیربنایى در محیط روستا و بهبود زندگى و معیشت روستانشینان و ایجاد اشتغال طراحى و اجرا مى شوند برنامه ریزى روستایى مى گویند. در ایران برنامه ریزى روستایى در قالب طرح هاى بخشى به دستگاه هایى مثل بنیاد مسكن، جهاد كشاورزى و دفتر مناطق محروم ریاست جمهورى سپرده شده است.

برنامه ریزى شهرى
به مراحل تهیه برنامه هایى كه در جهت تأمین هر چه بیشتر آسایش شهرنشینان از قبیل نحوه طراحى ساختمان ها، خیابان ها و معابر و اماكن عمومى و ادارى و خدماتى و تفریحى و امور زیربنایى تهیه و اجرا مى شوند برنامه ریزى شهرى مى گویند. برنامه ریزى شهرى در ایران عمدتاً در اختیار شهردارى ها بوده و آنها هستند كه به عنوان نهادى مردمى برنامه هاى شهرى آماده مى كنند.
برنامه‌ریزی كلان (در سطح كلیات)
نوعی از برنامه‌ریزی كه در آن اهداف، متغیرها و ابزار برنامه‌ریزی، همگی در برگیرندة تمام نظام اقتصادی كشور است. اهداف این سطح برنامه‌ریزی توسعه اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و ...
كوشش‌هایی كه در زمینه برآورد عوامل كلان اقتصادی، مانند: تولیدملی، درآمد ملی، صادرات و واردات، اشتغال و... تعیین سهم بخش‌های مختلف اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، دفاعی و ... برای نیل به هدف‌های تعیین شده اجتماعی صورت گیرد،‌ برنامه‌ریزی كلان نامیده شود.
برنامه ریزى اقتصادى
این نوع برنامه ریزى عمدتاً بخش هاى تولیدى مانند كشاورزى، آب، صنعت و معدن، مخابرات، ارتباطات، انرژى، امور زیربنایى را مد نظر داشته و برنامه هایى در جهت هماهنگى فعالیت هاى تولیدى به منظور رسیدن به هدف هاى مورد نظر ارائه مى كند.
برنامه ریزى اجتماعی
فرآیند هدایت و جهت‌گیری و ایجاد هماهنگی در برنامه‌هایی كه جنبه رشد و تعالی انسان را دنبال كند یا اسباب بهزیستی اش را فراهم می‌آورد. از نظر فرهنگ برنامه‌ریزی، امروزه بخش‌هایی مانند: ارشاد اسلامی، آموزش و پرورش، بهداشت، تأمین اجتماعی، مسكن، سرگرمی‌ها، اوقات فراغت و... در قلمرو مسائل اجتماعی قرار دارد. در نتیجه برنامه‌ریزی در این عرصه برنامه‌ریزی اجتماعی خوانده می‌شود.
آمایش سرزمین
تنظیم رابطه انسان و فضا و فعالیت‌های انسان در فضا به منظور بهره برداری منطقی از تمام امكانات درجهت بهبود وضعیت مادی، معنوی و اجتماعی. ‌در آمایش سرزمین، ‌سیاست و خط مشی كلی توزیع جغرافیایی فعالیت‌های برنامه‌ریزی مشخص می‌شود. از جمله مسایل مهم مطرح در آمایش سرزمین، ‌توزیع جغرافیایی جمعیت، ‌سكونتگاه‌ها و نحوه استفاده از اراضی كشور است. به عبارت دیگر برنامه‌ریزی آمایش سرزمین عبارت است از فرآیند بهره‌برداری عقلایی از امكانات، منابع و استعدادهای مناطق مختلف (فضای ملی) كه مجموعه سرزمین ملی را تشكیل می‌دهند.
برنامه‌ریزی متمركز (اجباری)
نوعی از برنامه‌ریزی كه درآن میزان تولید، سرمایه‌گذاری و قیمت‌ها در سطح بخش‌های اقتصادی و تا كوچك‌ترین حد ممكن برای بخش دولتی و بخش غیر دولتی از سوی دولت مركزی تعیین می‌شود. در برنامه‌ریزی متمركز دولت تعیین می‌كند چه باید تولید شود، چه میزان تولید شود و چگونه عوامل تولیدی بین مصارف مختلف توزیع شوند. برنامه‌ریزی متمركز در "مركز" انجام می‌شود و سپس به بخش‌های مختلف اقتصاد دیكته می‌شود.
برنامه ریزی ارشادی
در این برنامه ریزی دولت مطالعاتی را انجام داده و الگوی مناسبی برای تخصیص منابع بدست می آورد. برای اجرای الگو، دولت از اجبار استفاده نكرده ولی از وسائل تشویقی و اهرمهای پولی و مالی كمك می گیرد. در واقع دولت با ایجاد زمینه ها علاوه بر اطلاع دادن، اعمال اقتصادی را در جهت های مورد نظر هدایت می كند.
برنامه‌ریزی جامع
برنامه‌ریزی كلی نیز نامیده می‌شود و پیشرفته‌ترین شكل برنامه‌ریزی توسعه است. برنامه جامع حاصل جمع برنامه‌های جزیی یا بخشی است كه در جهت سازگاری با چارچوب برنامه ملی به درستی هماهنگ و برنامه‌ریزی شده‌اند. برنامه جامع،‌ كل اقتصاد از جمله بخش خصوصی را در بر می‌گیرد و به هنگام تهیه آن بایست به طور پیوسته با سرمایه‌گذاران بزرگ در بخش خصوصی مشاوره شود.
برنامه‌ریزی در سطح سازمانها(خُرد)[2]
انواع برنامه ریزی در سطح خُرد
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه‌ای متناسب با آن شکل می‌گیرند لذا بطور كلی دسته بندی ذیل برای انواع برنامه ریزی مطرح می‌باشد :
1- برنامه‌ریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامه‌ریزی می‌شود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی می‌نامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان می‌گردد.

الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید):
عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی نشده جامعه.
ب- برنامه ریزی نیروی انسانی :
در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب ، آموزش ، ترفیع ، بازنشستگی و ...) تخمین زده می‌شود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز می‌شود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر می‌گیرد.
ج- برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه :
عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می باشد.
2- برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامه های عملیاتی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طراحی می‌شوند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می‌گردند.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :
الف- تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
ب- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید
3- برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)
برنامه ریزی راهبردی در بر دارنده تصمیم گیری‌هایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان
می باشند. دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدف‌های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری می‌نامند، تجزیه می گردد.
همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرح‌ریزی می گردد.
برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیش‌گویی نمی‌کند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛
ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛
ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب
د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب

دیدگاههای متداول در برنامه ریزی:
از میان دیدگاهها یا رهیافتهای گوناگون به برنامه ریزی، می توان به موارد ذیل اشاره كرد:
1- برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه‌‌ریزی از خارج به داخل
2- برنامه ریزی از بالا به پایین(سلسله مراتب سازمانی) و برنامه ریزی از پایین به بالا
3- برنامه ریزی بر مبنای هدف
4- برنامه ریزی بر مبنای استثنا
5- برنامه ریزی اضظراری
6- برنامه ریری اقتضایی
1 - برنامه ریزی از "داخل به خارج" و برنامه ریزی از "خارج به داخل"
در برنامه ریزی از داخل به خارج بر كارهایی تمركز می شود كه سازمان در حال حاضر انجام می دهد و تلاش می شود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد. برنامه ریزی به این شیوه تغییرات عمده ای را در سازمان ایجاد نمی‌كند ولی می تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد. در برنامه ریزی از خارج به داخل، ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و برای استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه ریزی می گردد. در اكثر سازمانها برنامه ریزی باید با اتخاذ تركیبی از هر دو رهیافت انجام شود تا بیشترین نتایج حاصل شود. به طور كلی، برنامه ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن كارهای جاری صورت می پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجام كار است. برنامه ریزی از خارج به داخل، هنگامی مفید است كه سازمان بخواهد كار منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه ریزی، یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه از آنهاست.
2 - برنامه ریزی از بالا به پایین(سلسله مراتب سازمانی) و برنامه ریزی از پایین به بالا
در برنامه ریزی از بالا به پایین سلسله مراتب سازمانی، ابتدا مدیر عالی هدفهای كلان را تعیین می كند و این امكان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می آورد تا در چارچوب هدفهای كلان، برنامه های خود را تدوین كنند. در حالی كه برنامه ریزی از پایین به بالا، با تدوین برنامه هایی شروع می شود كه در سطوح عملیاتی شكل می گیرند بدون آنكه به محدودیتهای كلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامه ها از طریق سلسه مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه میگردد.
3 - برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه
بر اساس این نگرش باید مهمترین مسائل سازمان را مشخص كرد و سپس با مشاركت كاركنان برای همه واحدها و بخشهای تابعه آنها، و متعاقبا برای همه افراد شاغل در سازمان، به صورت منظم، هدف گذاری نمود.
در مدیریت بر مبنای هدف، برای تركیب اهداف فردی و سازمانی تلاش می‌شود.
مراحل برنامه ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
مرحله اول : تعیین رسالت و ماموریتها
مرحله دوم: تعیین نتایج مورد انتظار (تعیین اهداف عملیاتی)
اهداف عملیاتی باید از ویژگیهای ذیل برخوردار باشند:
1- واضح و دقیق باشند 2- قابل حصول باشند 3- چالش برانگیز باشند 4- قابل اندازه گیری باشند 5- با اهداف كلی سازمان سازگار باشند 6- زمان تقریبی تحقق آنها برآورد شده باشد.
مرحله سوم: تعیین شاخصهای ارزیابی عملیات
مرحله چهارم: تعریف هدفهای علمیاتی
مرجله پنجم: تنظیم برنامه های عملیاتی
مرحله ششم: كنترل عملیات
4 - برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای استثناء
بر اساس این نگرش پس از تعیین اهداف، اقدام به تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی می گردد و نحوه انجام امور به مسئولان واحدها واگذار می شود به این ترتیب مسئولان واحدها ابتكار عمل را در اختیار دارند و مدیران عالی فقط هنگامی در كار ها دخالت می كنند كه انحراف عملكرد یك واحد از برنامه های پیش بینی شده از حد معینی تجاوز كند.
5 - برنامه ریزی اضطراری
بر اساس این روش، حوادث و شرایط جدید پیش بینی می گردند و عكس العملها و پاسخ مناسب برای آنها در نظر گرفته می شوند.
6 - برنامه ریزی اقتضایی
در برنامه ریزی اقتضایی "گزینه های گوناگون قابل اجرا" شناسایی می شوند و در صورتیكه اعتبار برنامه فعلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد كاهش یابد، یكی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهند بود.
برنامه‌ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل است؛ ولی هر چه محیط برنامه‌ریزی نامطمئن‌تر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیش‌بینی‌ها و حتی مقاصد اولیه، افزایش می‌یابد. در چنین محیط‌هایی بطور مستمر مسائل و رخداداهای غیر منتظره رخ می‌دهند و در نتیجه، تغییر در برنامه‌ریزی را ضروری می‌سازند؛ بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامه‌ریزی‌ها، پیش‌بینی شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شود یا کدام برنامه‌های جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.
به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیش بینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه باشد، با استفاده از برنامه ریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم می‌آید.
مراحل عمده برنامه ریزی
با توجه به تعاریف ارائه شده از برنامه ریزی، مراحل برنامه ریزی باید به گونه‌ای طراحی شود كه پاسخگوی سوالات زیر باشد :
1- کی (انجام دهنده كار) 2- کجا 3- كِی (چه وقت) 4- چرا 5- چه 6- چگونه 7- کدام
بنابراین مراحل عمده برنامه ریزی به صورت زیر است:
1ـ شناسایی مقتضیات موجود (فرصتها و محدودیتها)
2ـ تعیین اهداف كوتاه مدت
3ـ كسب اطلاعات كامل دربارة فعالیتهای ضروری
4ـ طبقه‌بندی و تحلیل اطلاعات
5ـ ارائه فرضیه‌هایی بر مبنای پیش بینی وضعیت آینده
6ـ بررسی گزینه ها و برنامه‌های جایگزین
7ـ ارزیابی گزینه های گوناگون
8ـ انتخاب گزینه مناسب
9 ـ تدوین برنامه‌های فرعی و پشتیبانی
10- تنظیم توالی فعالیتها و جداول زمانی
11 ـ بیان كردن برنامه‌ها در قالب ارقام بودجه و برنامه تخصیص منابع مالی
12 - ارزیابی میزان پیشرفت كار
بطوریکه ملاحظه می‌شود برنامه‌ریزی یک جریان مداوم در جهت پیشرفت فعالیّتها برای حصول هدفها و مقاصد از پیش تعیین شده است . از نتایج برنامه‌های اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنین نقاط قوت و جنبه‌های مثبت باید به منظور رفع نقایص و بهبود عملیات در آینده استفاده نمود .
منبع:
http://development.mihanblog.com/post/66