انجمن های علمی و دانشجویی :: موضوع: * * * صـــــــــف و ســـتــــــــاد * * * (1/1)

خوش آمديد, مهمان

موضوع: * * * صـــــــــف و ســـتــــــــاد * * *

* * * صـــــــــف و ســـتــــــــاد * * * 10 سال 10 ماه ago #19740

نسیــــم مجیـــــدی
آفلاين
دانشجو
ارسال ها: 333
Thank you received: 333

صف و ستاد :

ــــــــــــــــــــــــ

مديران خطي و ستادي – مديران خطي اختيار تصميم گيري نهايي در هر مرحله از فعاليت را دارند . مديران ستادي اختيار دارند به مديران خطي در كسب هدف هاي سازمان كمك كنند .

* ستاد – سه نوع ستاد وجود دارد :

1- ستاد شخصي 2- ستاد تخصصي و 3- ستاد كل كه هريك از آنها وظيفه اي خاص به عهده دارند . مديرا اجرايي به اين علت ستاد شخصي دارند كه از پرداختن به كارهاي روزانه ، جواب دادن به تلفن ها ، تنظيم ملاقات ها ، ماشين كردن نامه ها و غيره معاف باشند . ستادتخصصي كارهايي را انجام مي دهد كه به مهارت در زمينه اي تخصصي همچون حسابداري نياز دارد . ستاد كل با جمع آوري و ارزيابي اطلاعاتي كه بر اساس آن مي توان به تصميمي رسيد ، در وظايفي به مدير اجرايي خود كمك مي كند كه آن وظايف به طور كامل قابل تفويض نيست .

- ستاد را به طور كلي به سه دسته تقسيم مي كنند :

1- ستاد عمومي ( ستاد هماهنگ كننده ، ستاد مركزي يا ستاد كل ) : شامل آن دسته از كاركنان مي گردد كه وظيفه ي اصلي آنان برنامه ريزي ، هماهنگي و طراحي عمليات است و به طور مستقيم با بالاترين مقام اجرايي سازمان ارتباط دارند . كار آنان جنبه ي مشورتي دارد و هر نوع تصميم گيري بر اساس توصيه ها و مشورت هاي آنان بايد با تاييد و امضاي بالاترين مقام اجرايي سازمان اتخاذ شود .

2- ستاد شخصي : شامل كساني مي شود كه خدمات آنان به طور كلي در جهت تسهيل و كمك به افراد خاص در سازمان صورت مي گيرد . ستاد شخصي فقط در مقابل فردي كه براي كمك به او ( به طور معمول رييس سازمان ) منصوب شده است مسوول مي باشد و خود هيچگونه قدرتي براي اعمال نظرات خود روي قسمت هاي مختلف سازمان ندارد .

3- ستاد تخصصي : گروهي از متخصصان يك رشته ي خاص كه با عده اي از مديرا ن صف كار مي كنند تا كارآيي سازماني را افزايش دهند جزء ستاد تخصصي محسوب مي شوند . ارتباط ميان ستاد تخصصي و ميران صف ممكن است ايجاب كند كه اين ستاد داراي اختيارات مشورتي ، خدماتي ، نظارتي يا وظيفه اي در باره فعاليت هاي صف باشد .

الف – اختيارات ستاد مشورتي : گروه ستادي كه داراي اختيارات مشورتي هستند ، در زمينه ي تخصصي پيشنهادهاي خود را براي ملاحظه ي مديران صف ارايه و طرح هاي مربوط را تنظيم مي كند ولي همان طور كه از عنوان اين نوع اختيارات استنباط مي شود ، مديران صف به هيچ وجه ملزم نيستند كه از پيشنهادهاي ستادي آنان تبعيت كنند . اما تعلق هزينه به پيشنهادهاي ستادي باعث مي شود كه 1- مديران صف براي مسايل جزيي تقاضاي كمك ستادي نكنند ، 2- پيشنهادهاي ستاد جدي تلقي شوند ، 3- تشكيلات ستاد مشورتي با سهم آن در كارآيي مؤسسه متناسب باشد .

ب – اختيارات ستاد خدماتي :

گروه ستاد و خدمات ، واحدي است در زمينه ي خدمات اختياراتي به آن واگذار شده است تا نيازمندي هاي واحدهاي صف را از اين نظر تامين كند . بدون آن كه خود جزء واحدهاي صف باشد . ولي ، برخلاف اختيارات واگذار شده به ستاد مشورتي – در اينجا مدير صف لزوما فعاليت مربوط را از طريق واحد ستادي انجام مي دهد .

پ – اختيارات ستاد وظيفه اي : اختيار وظيفه اي موقعي مصداق پيدا مي كند كه اختيار تصميم گيري خارج از سلسله مراتب رسمي و فقط براي فعاليت هاي ويژه به فردي واگذار مي شود . مديري كه چنين اختيار وظيفه اي به وي اعطا مي شود متخصصي است كه در زمينه مربوط فعاليت دارد و ممكن است مدير صف يا ستاد باشد . در مقام مقايسه با اختيار كنترل ، كسي كه داراي اختيار وظيفه اي است مجاز است كه استانداردهاي مناسب در زمينه تخصص ويژه خود تعيين كند و همچنين اجراي اين استانداردها را عهده دار باشد .

سازمان صف – :

سازمان صف ساختاري كه در آن از بالاترين سطح سازمان ( مديريت عالي ) تا پايين ترين سطح كاركنان قدرت و جريان مستقيم وجود داشته باشد .
سازمان صفي و ستادي – سازماني كه در آن مديران صفي از نظرهاي مشورتي متخصصان ستادي استفاده مي كنند .

بهبود روابط صف وستاد - براي بهبود روابط صف و ستاد ، و رفع مشكلات در روابط بين آنان ، موارد زير به طور خلاصه مطرح شده است :

1- در انتخاب افراد صف و ستاد ( مديران و متخصصان ) دقت كافي به عمل آيد تا شايستگي و صلاحيت هاي لازم را داشته باشند .

2- حدود وظايف و اختيارات واحدها و مديران صف و ستاد به صورت هر چه دقيق تر و روشن تر تعيين و مشخص گردد .

3- وظايف تكراري كه مي تواند زمينه ي تداخل اختيارات و وظايف صفي و ستادي را فراهم آورد و مديريت را مختل سازد ، حذف گردد .

4- كوشش شود تا مديران صف و ستاد با وظايف خود و طرف مقابل خود آشنايي كامل داشته باشند و در رعايت حدود اين وظايف بكوشند .

5- سعي شود تا مديران صف و ستاد جلسه ها و برنامه هاي مشترك داشته باشند .

6- مديران صف تا حد امكان به استفاده از نظرات و پيشنهادهاي متخصصان و واحدهاي ستادي ملزم شوند .

7- از چرخش مشاغل به منظور آشنايي بيشتر مديران صف و ستاد از كار و وظايف و مشكلات يكديگر استفاده شود .

روابط صف و ستاد – :

يكي از مسايل عمده اي كه همواره در سازمان ها به عنوان مشكلي براي مديران مطرح است ، روابط بين صف وستاد و اختلافاتي است كه در اين روابط به وجود مي آيد ، علماي مديريت دلايل اختلاف را متفاوت و متعدد ذكر كرده اند ولي مهم ترين آن ها به شرح زير است :

1- نبودن حدود مشخص و روشن براي وظايف هر يك از مديران صف و ستاد .

2- عدم آگاهي مديران صف و ستاد از وظايف يكديگر .

3- اختيارات زياد واحدهاي صف كه باعث مي شود آن ها در مقابل انديشه ها و طرح هايي كه از طرف واحدهاي ستاد براي تغيير ارايه مي شود مقاومت كنند .

4- ارائه نشدن اطلاعات كافي و مستدل از طرف واحدهاي ستاد به مديران صف به منظور توجيه و متقاعد كردن آنان نسبت به طرح ها و پيشنهادات .

5- احراز مسووليت هاي صف و ستاد توسط افرادي كه صلاحيت هاي كافي ندارند .

سازمان هاي ستادي – سازمان هاي ستادي عبارتند از واحدهايي كه به واحدهاي صف كمك مي كنند تا به بهتر و كارآمدترين نحوه در راه رسيدن به اهداف سازمان انجام وظيفه كنند . چنين سازمان هايي با مطالعات و تحقيقات لازم – وسايل پيشرفت و تسهيل كار واحدهاي صف را از طريق انجام خدمات مشورتي علمي و تخصصي به مديران اجرايي ، فراهم مي نمايد و تقريبا هر نوع سازماني با بيش از 500 نفر كارمند به نحوي از انحاء از واحدهاي ستادي استفاده مي كنند . معمولا واحدهاي « خريد» ، « حسابداري » ، « كارگزيني » ، « حراست » و « كنترل كيفيت » را در شمار سازمان هاي ستاد قلمداد مي كنند .

صف – آن دسته از سازمان ها و واحدهايي هستند كه مسووليت مستقيم براي رسيدن به هدف هاي سازمان و به اجرا درآوردن آن ها را در بر دارند . در اين نوع سازمان ها يك خط فرماندهي از راس سازمان شروع و به واحدهاي عملياتي ختم مي گردد و تشكيل اين خطوط ، سلسله مراتب رسمي بين اجزا و اعضاي سازمان را مشخص مي كند . تصميمات بدون كمك و نظرات مشورتي يا تخصصي مستقيما از طرف مقامات اجرايي گرفته مي شود و از طريق خط فرماندهي از فرادست به زيردست انتقال يافته و هر فرادست ، اختيار نسبتا كاملي براي هدايت و اداره ي زير دستان بلافصل خود دارند . معمولا واحدهاي « توليد » ، « بازاريابي » و گاهي نيز « امورمالي » در رديف واحدهاي صف قرار مي گيرند .

وظايف صف و ستاد – وظايف صف در يك سازمان وظايفي هستند كه به طور مستقيم در تامين هدف هاي سازمان نقش تعيين كننده دارند . از نظر زماني ، وظايف صف زودتر نقش خود را در موفقيت سازمان نمايان مي سازند و شروع آن نيز همواره قبل از فعاليت هاي ستاد مي باشد . از نظر فرماندهي ، واحدهاي صف بر واحدها و بخش هاي زيردست خودفرماندهي و نظارت مستقيم دارند . بدين ترتيب كه دستورها را صادر مي كنند و گزارش كارها را نيز به طور مستقيم دريافت مي دارند .

* وظايف ستاد در يك سازمان وظايفي هستند كه به طور غير مستقيم در تامين هدف هاي سازمان نقش دارند . بنابراين به طور معمول در يك سازمان واحدهاي برنامه ريزي ، كارگزيني و نظاير آن جزو واحدهاي ستاد محسوب مي شوند . از نظر زماني واحدهاي ستادي و وظايف ستادي بايد پس از تعيين وظايف صف مشخص گردد . اثرات وظايف ستادي بر خلاف فعاليت هاي صف ، در دراز مدت خود را نشان مي دهد . بنابراين گاهي حذف آن ها نيز ممكن است فورا بر ميزان ونوع محصول يا خدمات تاثير چشمگير نگذارد . واحدهاي ستادي بر واحدهاي صف فرماندهي و نظارت مستقيم ندارند ، بلكه نظرات و پيشنهادات آن ها را از طريق واحدهاي صف و با رعايت سلسله مراتب ابلاغ مي گردد .

* به عبارت ديگر ، وظايف واحدهاي صف ، وظايف اجرايي است ، در حالي كه وظايف واحدهاي ستاد ، وظايف مشورتي ، برنامه ريزي ، و خدمات تخصصي براي كمك به اجراي وظايف صف مي باشد .

- سه چارچوب سازماني عمده وجود دارد كه بيش تر رايج است .

1- سازمان صف ، ساده ترين ساختار سازماني است ، ارتباط هاي عمودي مستقيم بين گروه هاي زنجيره ي سلسله مراتب دارد ، خط هاي اختيار در آن روشن است ، و تصميم گيري در آن به سهولت رخ مي دهد . همه ي واحدهاي اين نوع سازمان عمل كننده اند ، و فعالانه در توليد يا بازار يابي محصولات يا خدمات سازمان مشاركت دارند .

2- سازمان صف و ستاد براي توصيه و خدمت يا حمايت از كاركنان صف به شيوه هاي مختلف از متخصصان استفاده مي نمايد . متخصصان ستادي به كارآيي سازمان كمك مي كنند ، اما اختيار آن ها معمولا به ارايه ي پيشنهاد به سازمان صف محدود است و اين هر از گاه برخورد پديد مي آورد . منابع انساني ، تحقيق و توسعه ، و حسابرسي نمونه ي وظيفه هاي ستادي هستند .

3- سازمان كميته : گروهي از افراد شاغل را شامل مي شود كه براي رسيدگي به شماري مسايل مشخص گمارده شده اند . كميته ها ممكن است دايمي يا پايدار باشند كه اغلب به كار مشاوره مشغولند ، يا ممكن است موقت يا ناپايدار باشند ، كه صرفا براي رسيدگي به يك وضعيت مشخص ايجاد مي شوند . تعدادي از كميته ها كه با عنوان كميته هاي چند گانه شناخته مي شوند ، اختيار صدور دستور دارند ( نه فقط مشاوره ، مثل بيش تر كميته ها ) . مثال : كميته ي اجرايي هيات مديره براي حقوق و مزايا .

مدير دسترسي عمومي براي نوشتن را غيرفعال كرده.

مدیران انجمن: سیاوش دانیالی

امور فرهنگی و پژوهشی

امور پژوهشی

انجمن علمی دانشجویی

گروه های آموزشی (Department) دانشگاه علمی کاربردی واحد 13

رشته مدیریت امور فرهنگی

کارشناسی

تشکیلات و سازمان دهی

دانیالی

* * * صـــــــــف و ســـتــــــــاد * * *

قدرت گرفته از كيوننا