بسمه تعالی

نام ونام خانوادگی دانشجو: جمیله شاهوردی

سازمان و انواع آن
سازمان مجموعه هدفمندی است که پیرو یک نظام است، و دارای مرزها و حدودی است که آن را از محیط خود جدا می‌سازد.
تعریف و ویژگی‌ها
یک سازمان، یک نهاد مستقل است که یک ماموریت خاص دارد و می‌تواند با نیت انتفاعی یا غیرانتفاعی تأسیس شده باشد. یک سازمان: یک ماهیت اجتماعی است که دارای ساختار، اهداف و مرز مشخصی دارد.
• هدف دارد.
• برای هدفش برنامه دارد.
• استراتژی دارد.
• منابع خود را می‌شناسد و از آنها بهینه و هماهنگ استفاده می‌کند.
• وابسته به اطلاعات است.
یک سازمان دارای ویژگی‌های زیر است:
1. ماموریت یا هدف ویژه‌ای دارد.
2. برای بقاء به دیگر سازمان‌ها وابسته است.
3. هیئت حاکمه مستقلی دارد.
4. از بخش‌های مختلف تشکیل شده است.
5. دارای ساختاری فیزیکی و منطقی است.
کاربرد عملی
سازمان در محیط‌های مختلف کاربردهای متفاوتی دارد. بنگاه‌های اقتصادی (شرکت‌های تجاری)، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیردولتی، سازمان‌های ائتلافی و حتی یک خانواده را نیز می‌توان به عنوان یک سازمان نام برد
۱- سازمان های انتفاعی و غیر انتفاعی:
سازمان های انتفاعی:
- هدف از تشکیل: کسب سود
- مالکیت: یک مالک یا هزاران صاحبان سهام
- مثال: موسسات تجاری
سازمان های غیر انتفاعی:
- هدف از تشکیل: اهداف اجتماعی، فرهنگی، مذهبی، سیاسی
- مثال: موسسه های خیریه، انجمن های مذهبی، ……
۲- سازمان های تولیدی و خدماتی:
سازمان های تولیدی:
- استفاده از مواد خام و اولیه برای تولید کالا
- مثال: کارخانه های تولید تلوزیون، رایانه و …
سازمان های خدماتی:
- تنها ارئه خدمت
- مثال: خدمات پزشکی، آموزشی
۳- سازمان های دولتی و خصوصی:
سازمان های دولتی: کنترل توسط دولت
سازمان های خصوصی: کنترل توسط افراد و بخش غیر دولتی

انواع سازمان‌ها

سازمان‌ها به مثابه بخش جدائى‌ناپذير زندگى انسان، مقولات تاريخي-اجتماعى هستند که نظير همه پديده‌هاى جهان طبيعت، اجتماع و فکر، روند بغرنج زايش و تکامل را سپرى نموده‌اند. مؤسسات و سازمان‌هاى مختلف، عناصر متحول و پويائى هستند که از يک سو به آخرين دست‌آوردهاى علمى و فنى مرتبط بوده و از سوى ديگر به ويژگى‌هاى خاص جوامع گوناگون (و تأثيرپذيرى از عوامل بين‌المللي) وابسته هستند. لذا تنوع و تکثر سازمان‌ها و تفاوت‌هاى ساختارى و عملکردى آنان امرى قانونمند مى‌باشد. در تجزيه و تحليل پديده‌هاى مختلف اجتماعى سياسى و اقتصادى از جمله سازمان‌ها در کشورهاى مختلف، دو گروه قانونمندى وجود دارند: قانونمندى‌هاى عام و قانونمندى‌هاى خاص.

قانونمندى‌هاى عام زندگى اجتماعى انسان در کليه جوامع کم و بيش مصداق دارند مانند قانون همبستگى ويژگى‌هاى کلى جوامع با مجموعه آداب و رسوم متداول در آنها، ليکن روابط موجود بين جوامع شهرنشين با کاهش ميزان مواليد يک قانونمندى خاص است که در مناطق شهرى صادق است و در مناطق ديگر اين قانونمندى تحقق نمى‌پذيرد.

يادآورى اين نکته اساسى ضرورى است که گرچه همه علوم عمدتاً بر دو عامل اصلى استوار هستند: يکى تجربه و ديگرى تعميم و تجريد عقلى و فکري، ليکن قوانين اجتماعى نسبت به قوانين طبيعى از نسبيت بيشترى برخوردار بوده و به شرايط مکانى و زمانى هر جامعه مشخص وابستگى دارند. در رابطه با قوانين اجتماعي، سياسي، اقتصادى و فرهنگى اين نسبيت گستردگى بيشترى داشته و حتى يک پديده اجتماعى (به مفهوم عام) در دو جامعه متفاوت مى‌تواند داراى دو قانومندى متفاوت نيز باشد. از اين‌رو قوانين مکشوفه در حيات اجتماعات گوناگون را نمى‌توان به جوامع ديگر نيز تعميم داد. (بى‌‌شک اگر چنين مى‌توانست باشد، ديگر جوامع بشرى از معضلات عديده‌اى که دامنگير آنان است يک‌باره خلاصى مى‌يافتند؛ مانند قانونمندى‌هاى بيولوژيکى که در پهناى جهان کاربرد دارند).

مسئله قابل ذکر ديگر اينکه در عرصه علوم اجتماعى و انساني، منشاء و عوامل مؤثر در تحقق پديده‌هاى که در اجتماعات به‌وجود مى‌آيند پيچيده‌تر و گسترده‌تر هستند. و در شکل‌گيرى امور و پديده‌هاى اجتماعى (به‌ويژه سازمان‌هاى گوناگون) نه يک عامل، که زنجيرهٔ به‌هم پيوسته‌اى از عوامل (با ضرايب متفاوت) مؤثر مى‌باشند.

از توضيحات فوق اين نتيجه منطقى به‌دست مى‌آيد که سازمان‌ها از جهات گوناگون (اندازه، شکل، اهداف، کارکرد و...) متفاوت از يکديگر هستند و از آنجائى که انسان‌ها نيز نظرگاه‌هاى متفاوتى دارند لذا نظريه‌هاى ارائه شده پيرامون سازمان‌ها نيز از تنوع خاصى برخوردار هستند.

در آغاز قرن بيست و يکم که سازمان‌هاى عريض و گسترده‌اى در مقياس جهانى پديد آمده‌اند، در عين حال سازمان‌هاى کوچکى را مى‌توان يافت که از چند نفر پرسنل و ابزار و تجهيزات ساده بهره‌مند هستند.

سازمان‌ها از نظر چگونگى آرايش و سازماندهى جهت رسيدن به اهداف نيز متمايز از هم مى‌باشند. در اشکال اوليه سازمان‌ها، تقسيم کار و سازماندهى براساس اهداف و وظايف، نوع توليد و خدمات و مناطق جغرافيائى متداول بود ليکن در شرايط کنونى از انوع الگوهاى جديد نظير سازماندهى ماتريسى (يا خزانه‌اي، يا براساس طرح و پروژه و ...) بهره گرفته مى‌شود.

در بيان تفاوت‌هاى سازمان‌ها همچنين مى‌توان از نوع نگرش و اهداف پژوهش‌ها و مطالعات مربوط به سازمان‌ها مانند پژوهش‌هاى نظرى و آکادميکى که توسط محققين دانشگاهى صورت مى‌گيرد و تحقيقات کاربردى و عملى که معمولاً در سطح سازمان‌ها و در جهت اهداف عينى مديريت انجام مى‌شود ياد کرد.

با اين حال و على‌رغم اين تفاوت‌ها، نوع‌شناسى سازمان‌ها به محققين کمک خواهد کرد تا با طبقه‌بندى سازمان‌ها براساس چند معيار اصلى و مشترک، به برخى خصوصيات بغرنج و پيچيده آنان وقوف حاصل نموده و قانونمندى‌هاى متفاوت حاکم بر سازمان‌ها را مکشوف و راه تکامل آنها را فراهم نمود.
طبقه بندی تاریخی نظریه های سازمان
نظریه ماکس وبر ـــ بوروگراسی اداری ( قواعد و مقررات اداری )
نظریه تیلور ـــ مدیریت علمی سازمان
نظریه هنری فایول ـــ اصول مدیریت اداری
نظریه مکتب سیستمی یا اقتضایی مدیریت سازمان توسط بولدینک دیدگاه غالب در عصر حاضر
تعریف سازمان ازدید گاه مکتب سیستمی و اقتضایی : سازمان بصورت یک منظومه واحد که متشکل از اجزاء مرتب و متعامل می باشد و اصل وابستگی متقابل خاصیت آن را تشکیل می دهند
ضوابط عمومی سیستمها را در 9 سطح طبقه بندی کرده اند
1- ساختار یا چارچوب نامیده می شود و کلیه قوانین استاتیک شامل این سطح است
2- شامل سیستمی های متحرک می باشد قوانین دینامیک توجه کننده اصلی این سطح است
3- سیستم های باز خورد یا سایبر نتیک می باشد ( علم خودکار یا ماشین ) ترموستات ساده ترین مصداق
4- تک یاخته می باشد سلول نشان دهنده حیاط است که بعنوان اولین سطح سیستم های باز توسط پدیده حیاط از سطح قبلی متمایز می باشد
5- سطح گیاهی
6- سطح دنیای حیوانات است که ویژگی آن حرکت به احساس از طریق گیرنده های طبیعی است
7- انسان است که ویژگی آن دارای شعور و خود آگاهی آن است گیرنده های اطلاعاتی در این سطح به حد تکاملی خود می رسد و انسان با قوه ادارک خود می تواند جهان پیرامون را درک کند در این مرحله انسان نه تنها می داند بلکه می داند که می داند
8- سطح سازمانهای اجتماعی این سطح دربرگیرنده انسانها است واین نقش انسان است که به سیستم های اجتماعی شکل می دهد در سازمانهای اجتماعی یکی نقش رهبری و دیگری نقش پیرو را ایفا می کند و در این راستا است که سازمان معنی پیدا می کند
9- شامل دنیای ناشناخته ها و سیستم های متعالی است که در حال حاضر از درک آن عاجر هستیم
* 5 /2/1390
سیر تحول تاریخی نظریه های سیستم سازمان براساس نظریه ریجارد اسکات
گروه سازمان سیستم رفتارانسانی
نظریه گروه اول بسته (اهداف از پیش تعیین شده ) منطقی و عقلانی
نظریه گروه دوم بسته اجتماعی
نظریه گروه سوم باز منطقی و عقلانی
نظریه گروه چهارم باز اجتماعی
نظریات گروه اول : سازمان بصورت سیستمی در نظر گرفته می شود و رفتار انسان منطقی قلمداد می شود نظریات علما ئی همچون تیلور و گیولیک در این گروه قرار دارند بر اساس این دیدگاه سازمان ابزاری برای رسیدن به اهداف ازپیش تعیین شده است ورابطه سازمان با محیط بیرونی مد نظر نیست در این نظریه اهداف روشن و ظایف مشخص سلسله مراتب سازمانی دقیق و قانون موادی اصل و اساس در نظر گرفته می شود
نظریات گروه دوم : سازمان بصورت سیستم بسته در نظر گرفته می شود ولی رفتار انسانی بصورت اجتماعی است نظریاتی که اصطلاحاً روابط انسانی نام گرفته اند در این طبقه قـــرا می گیرند التون میو از پایه گذاران این نظریه هست که براساس تجربیات خود دریافته است که انسانها همانند نیاز به غذا ، هوا ، محیط فزیکی مناسب به روابط اجتماعی مطلوب و حرمت و صمیمیت نیز نیاز دارد
نظریات گروه سوم : سازمان بصورت سیستمی باز در نظر گرفته می شود و رفتار انسان در آن منطقی فرض شده است در این نظریه ها سعی بر این است تا ساختار سازمانی با در نظرگرفتن نیاز های محیط شکل گیرد از نظریه پردازان این گروه می توان به جان ولاوال و چارزرو اشاره کرد نظریات این گروه را اصطلاحـــاً اقتضایی نیز می گویند به عبارت ساده تر این گروه گوشیده اند تا مدیــریت را با اقتضا ها و شرایط محیطی هماهنگ سازند و از قالب مطلق گرایی خارج سازند
نظریات گروه چهارم : نظریه پردازان این گروه سازمان را به صورت سیستمی باز در نظر می گیرند و برای زفتارهای انسانی سرپرستی اجتماعی قائل هستند علمایی همچون میرروان سالن سیلک و پفر در این گـروه قرارمی گیرند واین پیش فرض را که سازمانها رفتار و عملکرد عقلانی دارند زیرسئوال می برند و به شدت مورد تردید قرار می دهند و به اعتقاد آنها مسئله قدرت و استفاده از آن را در سازمان جایگاه ویژه ای دارد و نظریه پردازان این گروه دیدگاه اقتضایی دارند
نظریه های مرتبط با سازمان و فرهنگ
1- سازمان یک موجود زنده : علمای مکتب روابط انسانی را می توان از پایه گذاران دیدگاه سازمان بعنوان موجود زنده به حساب آورد در این نظریه ها سازمان مثل موجودی زنده در نظر گرفته می شود که با محیط خود در تعامل است وزنده ماندن آن وابسته به سازگاری با محیط است همان گونه که انسان بعنوان موجودزنده با محیط خود سازگار شود و بر اساس شرایط ، خود را متحول می سازد
2- سازمان به همانند مغز انسان : سازمان همانند مغز انسان از ویژگی مغر انسان پیچیدگی آن است و نظریه پردازان مدیریت برای اینکه پیچیدگی سازمان را روشن سازد از مغز انسان استفاده می کنند به تصویر آنها سازمان مثـل مغـز سیستمی تحلیل گر است که اطلاعات را دریافت کرده و آن را تجریه وتحلیل می کند تا مورد استفاده قرار گیرد همچنین سازمان بعنوان سیم ارتباطات و تبادل اطلاعات در نظر گرفته می شود که در پردازش اطلاعات و بکار گیری آنها برای اتخاذ تصمیم و انتخاب و اقدام سازمان مثل مغزانسان عمل می کندبه این دلیل است که عمل کرد مغزرا با عمل کردسازمان یکسان وهماهنگ می دانند
3- سازمان مثل زندان روح : این نظریه برای نخستین بار در دیدگاههای افلاطون مطرح شده است بدین صورت که افلاطون ساکنان غار را که به زنجیر کشیده شده اند و پشت به روزنه غار و روبه دیوار قرار گرفته اند سایه های آدم را که بر روی دیوار غار می افتند بعنوان انسان واقعی در نظر می گیرند در حالی که اگر یکی از این غار نشینان با محیط بیرون از غار ارتباط بر قرار می کرد واقعیت روشن می شد و همه افراد درون غار به اشتباه خود پی می بردند در این نظریه اعضای سازمان مثل اعضای غار نشینان جلوه می کند که آنچنان وابسته به باورهای خود هستند که به هیچ رو نمی خواهند واقعیت های بیرونی را بپذیرند و به عبارت دیگر دچار توهمی هستند که فقط خود را می بینند و به مسائل بیرونی توجهی نمی کنند در چنین وضعیتی سازمان واقعاً مثل زندان است که روح مدیریت در آن به بند کشیده شده است و قدرت نگریستن به بیرون و پذیرش واقعیت های بیرونی از آن سلب شده است
سازمان پدیده ای متحول پذیر و دگرگون شده :
دراین نظریه سازمان بعنوان یک پدیده در نظر گرفته شده است که ثابت نیست چون از عوامل و شرایط محیطی تأثیر می پذیرد و با توجه به اینکه محیط همیشه و در هر زمانی متغییر است بنابراین می توان نتیجه گرفت که سازمان هم یک پدیده متحول و متغییر است

سازمان مثل یک نظام سیاسی :
سازمان از بسیاری جهات شبهه یک نظام سیاسی یا حکومت است که در سه دسته می تواند قرار بگیرد
دسته اول: مثل حکومتها می تواندمدیریتی مستبدانه داشته باشدکه تصمیمات به دست یک نفربنام مدیر است
دسته دوم : ممکن است حکومت که در دست متخصصان و نخبگان جامعه است در سازمانها نیز افراد متخصص و کارسناس تصمیم گیرنده باشد
دسته سوم : سازمانهایی یافت می شود که مدیران آنها را اعضاء سازمانها انتخاب می کنند و نظر کارکنان به درجات مختلف در تعیین و انتصاب مدیر و تصمیم گیری های سازمان موثر است
انواع سازمانها
الف ) سازمان رسمی : سازمانی است که از یک مجموعه همبستگی ها ، روابط بین مقامات و مشاغل بر اساس سلسله مراتب سازمانی بوجود آمده است مشخصه اصلی سازمان رسمی وجود روابط خشک و بی روح در آن می باشد که براساس اصول و قوائد کلی پایه گذاری شده است
ویژگی های مهم سازمان رسمی :
1- اهداف سازمان رسمی توسط ستاد فرماندهی مشخص می شود
2- وظایف و تقسیم کار همه اعضاء تدوین و مشخص شده است
3- حدود و اختیارات نظارت هر فرد معین می باشد
4- تعداد نقش ها و پست های سازمانی جهت دست یابی به اهداف معین می گردد
ب ) سازمان غیر رسمی : سازمانی که در آن روابط اجتماعی دوستی و هم کاری میان اعضاء برقرار شده و اعضاء سازمان اصول و قوائد خشک و بی روح سازمان رسمی را قبول ندارد
ویژگی های سازمان غیر رسمی :
1- اهداف سازمانهای غیر رسمی کوتاه مدت می باشد
2- حدود و دستورات و فرامین از پایین به بالا جریان دارد
3- سلسله مراتب اداری و اقتدار سازمانی در سازمانها ی غیر رسمی جایگاهی ندارد
4- اختیارات بصورت امتیاز به رهبران تنفیض می گردد
5- سازمانهای رسمی وسیع و گسترده بوده در صورتی که سازمانهای غیر رسمی کوچک وبی دوام هستند
N.G.O
عبارت است از نهاد مستقل بدون وابستگی به دولت و غیر سیاسی (یعنی اینکه فعالیت و اهداف آن تشکل در جهت حمایت هیچ حزب سیاسی و جناح بندی های رایج سیاسی وقت جامعه نباشد ) که توسط افراد خیر خواه و بشر دوست به وجود می آیند اعضاء تشکل برای هدفی مشترک در کنار هم قرار می گیرند تا خدمات مشخصی را بصورت داوطلبانه و غیر انتفاعی انجام دهند و نسبت به مردمی که خدمت به آنها اعلام موجودیت نموده اند همراه با احساس مسئولیت پاسخگو باشند
ویژگی ها و مشخصات سازمانهای غیر دولتی (N.G.O ) :
1- استقلال مالی
2- عدم وابستگی
3- غیرانتفاعی
4- داوطلبانه و عضو پذیر
5- پاسخگو به جامعه و نیازهای جامعه
بررسی شیوه گزینش نیروی انسانی در سازمان ها

توانایی های انسانی زمینه های بسیار متعدد و متنوعی را دربرمی گیرد که می توان آنها را به توانایی های جسمی و ذهنی تقسیم کرد. درست است که در انجام دادن بسیاری از کارها توانایی های جسمی نیز وارد عمل می شود ، در اینجا بیشتر توانایی های ذهنی ، حسی و حرکتی مورد نظر است. برای ارزیابی یا سنجش توانایی های انسانی از انواع مختلف آزمون ها استفاده می شود و این استفاده می تواند در ارتباط با زمینه های مختلف باشد ، اما هدف از آزمون ها در زمینه شغلی چه می تواند باشد؟ از آزمون ها کمک گرفته می شود تا امکان سازگاری فرد با شغل آینده او را پیش بینی کنند و در سپردن دستگاه ها و وسایل کار به کارکنان و کارگران تفاوت های فردی را در نظر بگیرند و در مجموع افراد را طوری انتخاب کنند که بازده بیشتری داشته باشند. آزمون های استخدامی که بیشتر در سازمان های دولتی یا خصوصی به شکل پذیرش نیروی جدید انسانی در کشور ما برگزار می شود ، به طور معمول پرسشهای این آزمون ها از چنین سرفصل هایی برخوردار هستند: ادبیات ، تاریخ و جغرافیا ، ریاضی و فیزیک ، معارف و قرآن و زبان خارجه در برخی موارد سیاسی ، اجتماعی و دسته بندی های دیگر که مرتبط با رشته های تحصیلی در مقاطع لیسانس و بالاتر متفاوت است و بستگی به نوع واحدهای درسی آن رشته تحصیلی دارد و در برخی موارد نیز پرسشهایی درباره قانون کار نیز در آزمون ها مدنظر قرار می گیرد.
پس از اجرای این آزمون و انتخاب شرکت کنندگان برتر به دلیل نمرات به دست آمده نوبت به مصاحبه حضوری می رسد تا به نوعی رفتار ، واکنش ها ، مقدار صبر و حوصله و بینش سیاسی و مذهبی ، قدرت تکلم و روابط عمومی فردی که در آزمون موفق بوده مورد ارزیابی قرار گیرد. گزینش افراد به اینجا نیز ختم نمی شود؛ چرا که تستها و معاینات پزشکی که از فرد به عمل می آید تا از سلامت کامل ایشان ، سازمان اطمینان حاصل کند و علاوه بر آن تحقیقات محلی که به وسیله واحد گزینش هر سازمان به طور محسوس در محل زندگی و تحصیل فرد و استعلام از آگاهی و نداشتن پیشینه قضایی قسمتی دیگر از مراحل گزینش را تشکیل می دهد.
پس از طی شدن مراحل یاد شده و تایید فرد مورد نظر از جهات گوناگون نوبت به دوره آموزشی و آزمایشی نیروی پذیرش شده می رسد که در این مرحله آموزش های لازم برای انجام آن مسوولیت یا شغلی که به آن مشغول می شود به نیرو داده خواهد شد. این پروسه از زمان برگزاری آزمون تا پایان دوره آموزشی تقریبا_ یک تا دو ماه به طول خواهد انجامید ؛ البته گاهی اعلام نتایج آزمون نیز پس از یک ماه از اجرای آن اعلام خواهد شد ، پس از دوره آموزشی فرد وارد محیط کار می شود و با توجه به نوع سازمان به مدت 3 تا 6 ماه به صورت آزمایشی شاغل بوده و پس از آن استخدام رسمی می شود.سطح تشخیص مشکلات موجود ، سیستم اصلی (سیستم گزینش و استخدام) است.
در اینجا ضعفها و مشکلات ساختاری سیستم گزینش و استخدام مورد تحلیل قرار می گیرد ؛ اما مهمترین مشکل در گزینش و استخدام با توجه به مراحلی که در معرفی سیستم و شیوه های استفاده آن اشاره شد ، چیست؟ بررسی های صورت گرفته و مختصری که در شناخت سیستم آمده است نشان می دهد نیروهای انسانی گزینش شده از سوی سیستم گزینش و استخدام سازمان ها به طور کلی زیاد کارایی لازم را ندارند.
از شغل ، جایگاه خود، میزان حقوق ، مزایا و محیط سازمان رضایت ندارند و همین کارایی و رضایت که اولی بیشتر برای کیفیت و کمیت ارائه خدمات و تولیدات و افزایش جلب رضایت مشتری و افزایش سود، به سازمان آسیب می رساند و دومی فرد را بیشتر با معضلات روحی ، انگیزشی ، فکری و مالی مواجه می کند. در اینجاست که مدیریت سازمان در پیاده سازی طرحها و برنامه های خود و افزایش بهره وری برای پیچیدگی مدیریت منابع انسانی که حاصل از معضلات ناشی از ناکارآمدی سیستم گزینش و استخدام سازمان است با مشکل اساسی مواجه می شود ؛ چرا که بسیاری از مسائل و مشکلاتی که مدیران سازمان در بخش مدیریت منابع انسانی با آن دست و پنجه نرم می کنند بیشتر از آن که ناشی از ضعفها و کمبودها و نداشتن درک صحیح نیروی انسانی باشد ناشی از نبود تناسب مشاغل و حرفه ها و تخصص های موجود در سازمان با افراد شاغل در این حرفه ها و پستهای سازمانی است ؛ چرا که اصولا افرادی که استخدام شده اند ، ویژگی های روحی و روانی لازم و هوش و استعداد کافی و مهارت های حرفه ای و تخصصی مورد نیاز برای آن شغل خاص را دارا نیستند.
مدیریت نیز نمی تواند بیش از اندازه ، از شیوه جایگزینی و گردش شغلی و مهندسی شغل کمک بگیرد ؛ زیرا آن افراد در بسیاری موارد مناسب هیچیک از بخشهای آن سازمان نیستند و در هیچ بخشی کارایی لازم را نخواهند داشت و در مواردی نیز که از استعداد و توان آنها در بخش دیگر سازمان می توان سود جست با مشکل ازدیاد نیرو در یک بخش خاص روبه رو می شود که این نیز خود مشکلی بر مشکلات پیشین خواهد افزود.
مشکلات نیروی انسانی
فردی که به درستی توانایی و استعداد و ظرفیت هایش به لحاظ هوش ، استعداد ، روحیات ، تجربیات و تحصیلات مورد ارزیابی قرار نگرفته است و به صرف داشتن دانش عمومی یا حافظه مناسب در به خاطر سپردن فرمول ها و اطلاعات توانسته در آزمون علمی موفق شود و از سوئ پیشینه و ابتلا به بیماری روحی و جسمی خاصی نیز برخوردار نبوده است توانسته به استخدام سازمان درآید و این در حالی است که نسبت به محیط سازمان مورد نظر و همین طور شغلی که به آن مشغول خواهد شد و مسوولیت هایی که به ایشان محول می شود و انتظاراتی که مسوولان سازمان و مراجعه کنندگان از او خواهند داشت آگاهی لازم و کافی را ندارد.
پس از اشتغال متوجه می شود روحیاتش با آن حرفه سازگار نیست یا مهارت های لازم برای انجام شغل خود را ندارد یا تحصیلات و تخصص او در شغلش کاربردی ندارد ، پس در اینجا چه انتظاری می رود جز این که انگیزه فرد کاهش یابد و به لحاظ روحی نشاط و شادابی خود را از دست بدهد ، در عملکرد خود دچار افت شود و با بی علاقگی در کار حاضر شود و سرخورده و حتی در مواردی افسردگی به ایشان دست بدهد و یا پرخاشگر و تندخو شود که به طور قطع این مسائل به خانواده فرد نیز انتقال خواهد یافت و در خانواده نیز تاثیرات منفی خود را خواهد گذارد و از همه مهمتر این که توانایی و تخصص و تحصیلات ایشان ناکارآمد می ماند و هزینه و زمانی را که صرف به دست آوردن آن کرده است بیهوده تلقی می شود ؛ هرچند از رسیدن به اهداف و آرزوهای خود باز می ماند و چنان نیرویی مسلما آرامش و سازگاری لازم را به دست نمی آورد و این یعنی نه. نه این که یک فرد آسیب دیده است ؛ بلکه نبود گزینش مناسب به فرد و خانواده و جامعه آسیبی جدی به لحاظ اجتماعی و فرهنگی وارد ساخته که معضلات و بیماری های حاصل از آن به وضوح قابل مشاهده است و تاثیرات منفی بسیاری را در ساختار اجتماعی و ایجاد خانواده های ناسالم و جامعه ای ناسالم در رسیدن به اهداف ملی و فراملی خواهد داشت ؛ اما با بررسی تاثیرات ناشی از مشکل یک سیستم در دیگر سیستم ها اکنون به طور اخص مشکلات سیستم گزینش و استخدام را بررسی می کنیم.
ویژگی های یک آزمون استاندارد
 متغیرهایی که در آزمون گنجانیده می شود باید با هدفهای برنامه آموزشی یا برنامه استخدامی سازمان همخوانی داشته باشد. در این موارد باید تغییرات مورد انتظار برنامه ریزان آموزشی یا مسوولان سازمان با صراحت و روشنی کامل مشخص شود و بعد سوال های آزمون به گونه ای طراحی شوند که عوامل اشاره شده را به طور دقیق اندازه گیری کنند.
 آزمون ها باید چنان تهیه شوند که اعتبار و پایایی آنها با روشهای علمی قابل محاسبه باشد و در طراحی پرسشها نیز باید از روشهای علمی و میزان کردن آزمون های شناختی ، هیجانی و حرکتی متناسب با نوع شغل مورد نظر استفاده شود. استفاده از آزمون هایی که اعتبار و پایایی آنها محاسبه نشده به همان اندازه مفید است که یک بیمار برای درمان درد خود به طور تصادفی دارویی را از میان داروهای موجود در داروخانه انتخاب و مصرف کند.
 قابل اجرا و عملی باشد و تحلیلگر بتواند دوره آموزشی یا برنامه استخدامی را با توجه به اندازه های آن مورد نقد و بررسی قرار دهد.
 تا آنجا که سطح دوره آموزشی و نوع شغل اجازه می دهد آزمون باید چند وجهی بوده و آزمون فقط به یک عامل برای ارزیابی شرکت کنندگان تنظیم نشود.
 آزمون باید پویا باشد بدین معنا که اگر تعریف برگزارکنندگان دوره آموزشی از موفقیت علمی و تعریف سازمان از موفقیت شغلی پس از پایان دوره آموزشی یا پس از گذشتن چندی از استخدام فرد تغییر کرد، معیار موردنظر تحلیلگر دوره آموزشی و کارگزینی سازمان نیز تجدیدنظر شود.
نبود برنامه ریزی
مهمترین مشکل در سیستم گزینش و استخدام مشکلی است ساختاری که از نداشتن برنامه ریزی صحیح برای رسیدن به هدف اصلی این زیر سیستم که در واقع برگزیدن نیروهای شایسته ، متعهد و متخصص برای پیشبرد اهداف عالی سازمانی است ناشی می شود.این مشکل مهمترین و اساسی ترین مشکل در سیستم تحلیل است ، از آنجا که این مشکل به عنوان اصلی ترین ضعف در سیستم ظهور پیدا می کند ، سازمان ها باور درستی از نوع استعداد و توانمندی نیروی انسانی و این که هر شغل ظرفیت و توان و استعداد خاصی را به لحاظ جسمانی و روانی می طلبد، ندارند.
سازمان ها در شیوه گزینش خود به نوعی نشان می دهند که تعریف مناسبی از نیروی انسانی به عنوان باارزش ترین عامل تولید دارند ؛ چراکه گزینش آنها از 2 جنبه جسمانی که بر حسب معاینات پزشکی و بعد روانی که بر حسب توان علمی فرد در آزمون و رفتار و بینش ایشان در مصاحبه سنجش می شود صورت می گیرد ؛ اما اولین چرا در همین جا به شکل یک صورت مساله به وجود می آید و فرضیات زیر در ذهن شکل می گیرد. چرا با وجود سنجش علمی ، روانی و جسمی که روی شرکت کنندگان انجام می شود ، نیروهای پذیرش شده بیشتر با حرفه خود به لحاظ روحی با مشکل مواجه اند یا به لحاظ توان علمی و عملی پاسخگوی انتظارات سازمان نیستند؟ تحقیقات صورت گرفته و شواهد موجود حکایت از آن دارد که:
 طراحان پرسشهای آزمون استخدامی درباره مشاغل موردنیاز به نیروی انسانی دانش لازم را نداشته و بیشتر جنبه های اطلاعات عمومی موردنظر آنها قرار دارد و پرسشها برای گزینش توان علمی فرد برای استخدام در آن شغل استاندارد نیست.
 در پرسشها رغبت سنجی و ارزیابی استعدادهای فرد برای تصدی مشاغل مدنظر قرار ندارد.
 فرض بر این گذاشته می شود که اجرای آزمون ها از سلامت کافی برخوردار است و تخلفی صورت نمی گیرد ، هر چند در مواردی معدود این اتفاق رخ داده است.
 در بسیاری از سازمان ها چه دولتی و چه خصوصی روابط بر ضوابط به طور قطع برتری دارد و بسیاری از نیروها از طریق روابط موجود در سازمان به استخدام درمی آیند ؛ اما این تعداد در برابر افرادی که براساس ضوابط به استخدام درمی آیند در اقلیت قرار می گیرند و روابط بیشتر در ارتقاء مقام و رتبه های سازمانی افراد تعیین کننده هستند.
 پزشکان و روانپزشکانی که برای انجام معاینات برگزیده می شوند متخصصانی خبره هستند و درصد خطای آنها بسیار کم است ؛ ولی آنها سلامت فرد را تایید یا رد می کنند ، اما نیازهای جسمانی و روانی لازم برای شغل مورد نظر را در انجام معاینات خود روی افراد اعمال نمی کنند و نادیده می گیرند و این نیز بیشتر به علت درخواست نکردن سازمان از پزشکان و روان پزشکان و همچنین در اختیار نداشتن اطلاعات لازم درباره مشاغل مختلف به وسیله این صنف است.
آنچه مسلم است این است که در ساختار سیستم گزینش و استخدام سازمانی باید تجدیدنظر صورت بگیرد و به شیوه ای کاملا علمی طراحی جدیدی برای گزینش نیروها برای ورود به سازمان و حتی جایگزینی افراد در سمتهای مختلف به خصوص در سمتهای مدیریتی و حتی با دیدی کلان تر نسبت به این موضوع در مقامات عالی رتبه کشوری چون وزرا، نمایندگان مجلس و روسای سازمان ها صورت گیرد که برای دست یافتن به این مهم در ابتدا باید تحقیقات گسترده ای درباره مشاغل موجود در کشور و نیازها و استعدادها و توانمندی ها و ظرفیت هایی که برای تصدی گری این مشاغل لازم است کشف شود و در بسیاری از مشاغل این اطلاعات هم اکنون نیز در دسترس است ، ولی این اطلاعات پراکنده و طبقه بندی نشده است ، اما می توان به کمک افراد متخصص و مجرب در آن زمینه و روان شناسان ماهر این داده ها را طبقه بندی و برای اجرا در گزینش و سنجش به کار گرفت.
اما آنچه پرسش برانگیز است این است که آیا مسوولان و دست اندرکاران شکل گیری نظامهای سازمانی و قوانین کار و امور اجتماعی تا به حال پی به ضعفهای شیوه گزینش و استخدام در کشور نبرده اند؟ آیا آنها به عنوان قانونگذاران و مجریان عالی رتبه کشوری و لشکری عملکرد ضعیف کارکنان و ناکارآمدی آنها در محیطهای سازمانی و همچنین نارضایتی کارکنان را در عوامل دیگری یافته اند؟ یعنی می توان عاملی مهمتر از آنچه بدان پرداخته را به عنوان عامل اصلی معرفی کرد؟ رفع این نقص به نوعی پیشگیری از ایجاد مشکلات بعدی است

يکپارچه سازي سيستمها

با ظهور و نفوذ همه جانبه ي فناوري اطلاعات در حوزه هاي مختلف کسب و کار، سازمانها به استفاده از مزاياي ناشي از نرم افزارها روي آوردند. اين امر باعث شده است که تا به امروز، نرم افزارهاي مختلفي در سازمان نصب و راه اندازي شود. نرم افزارهاي مذکور از لحاظ تکنولوژي پياده سازي، معماري نرم افزاري، فرمت اطلاعات ذخيره شده، منابع ذخيره سازي و بسياري از جنبه هاي ديگر با هم تفاوت داشته و باعث شده است که اطلاعات سازمان به صورت جزيره اي در نرم افزارهاي مختلف نگهداري شوند. روشهاي نوين مديريتي، براي تصميم گيري مناسب تر به اتصال اينگونه نرم افزارها و ترکيب اطلاعات و سرويس هاي ذخيره شده در آنها نياز دارند. راهکارمعرفي شده در اين زمينه استفاده از پرتالها و مفاهيم معماري سرويس گرا ميباشد. پرتالها براي اين منظور، بايد قابليت اتصال به انواع سيستمهاي اطلاعاتي (که بعضا ممکن است با استانداردها، سکوها، معماري ها و ساختارهاي کاملا متفاوت پياده سازي شده باشند) را داشته و بتوانند با آنها به تبادل اطلاعات و سرويس بپردازند. آنها به امکانات و ابزارهاي زير براي رسيدن به اين هدف، نياز دارند:

• ترکيب سرويس ها در قالب فرآيندهاي سازماني،
• ارائه ي گزارشهاي مناسب بر روي داده هاي پراکنده در سيلوهاي نرم افزاري
• توليد فرمهاي مناسب جهت دريافت و يا نمايش اطلاعات،
• نگاشت و تبديل فرمتهاي دادهاي ذخيره شده در هر سيستم
• مکانيزمهاي امنيتي براي ورود و خروج اتوماتيک به سيستمهاي مورد نظر
عصر دانايي محور كه در آن دانش، بسان مهمترين سرمايه سازمان‌ها محسوب مي‌شود، نيازمند رويكرد متفاوت مديريتي نسبت به مسائل سازمان و كاركنان است. تغيير ماهيت فعاليت‌هاي سازمان‌ها به كارهاي دانشي موجب اهميت يافتن روزافزون كاربرد مديريت دانش در سازمان‌ها شده است.
از اين رو سازمانهاي موفق به شكل مستمري ميزان توليد، نشر، تبادل و بكارگيري دانش در بين كاركنان خود را به‌وسيله روش‌هاي مختلف، اندازه‌گيري و مورد ازريابي قرار مي‌دهند تا از اين طريق بتوانند راهكارهاي نيل به اهداف سازماني را كسب كنند.
از جمله دلايلي كه سازمان‌ها از مديريت دانش بهره مي‌گيرند مي‌توان به تشخيص كمبودها (خلأها) در دانش سازماني، بهره‌وري بيشتر از سرمايه‌هاي انساني، يادگيري كارآمدتر و موُثرتر كاركنان، ارايه كالاها و خدمات با ارزش افزوده‌ بيشتر، رضايتمندي مشتريان و كاركنان، پيشگيري از تكرار اشتباهات، كاهش دوباره كاري، صرفه‌جويي در وقت، برانگيختن انگيزه خلاقيت و نوآوري، تقويت موقعيت رقابتي سازمان‌ها، اشاره كرد. از اين رو، مديريت دانش، فرايندي است كه طي آن سازمان‌ها، به توليد ثروت از دانش يا سرمايه فكري خود مي‌پردازد.
اين مقاله، به شرح مباحث چرخه و انواع دانش، الگوهاي خلق دانش، فرايند مديريت دانش، بررسي ضرورت و اهميت، موانع استقرار مديريت دانش و پيشنهاداتي براي استقرار موفقيت‌آميز سيستم مديريت دانش در سازمان‌ها با تاكيد بر سازمان‌هاي دولتي مي‌پردازد.
چرخه دانش:
مفهم خلق دانش را مي‌توان آميخته‌اي از تجربيات، ارزشها، اطلاعات موجود و نگرشهاي كارشناسي سيستماتيك دانست كه چهارچوبي براي ارزشيابي و بهره‌گيري از تجربيات و اطلاعات جديد ارائه مي‌كند. دانش در ذهن افراد شكل مي‌گيرد و در همان اذهان، در مدارك و ذخاير دانش، در رويه‌هاي كاري، فرايندهاي سازماني و اعمال و هنجارها مجسم مي‌شود. به طور كلي چرخه دانش شامل عناصر زير است:
داده: اطلاعاتي كه خام هستند در شكل اعداد و ارقام، حروف، تصاوير، اصوات و مانند آن قابل دسترس باشند و به تنهايي معنا و مفهوم مورد نظر را به ذهن متبادر نمي‌كنند
اطلاعات: چنانچه داده‌ها، مورد تفسير و ارزيابي قرار گيرند به اطلاعات تبديل مي‌شوند.
دانش:اطلاعات زماني به دانش تبديل ميشود كه توسط اشخاص مورد تفسير قرار گرفته، با عقايد و دانش قبلي آنها آميخته شده و به آن مفهوم داده شود.
خرد: از درك دانش، خرد حاصل مي‌شود.
مهارت:چنانچه خرد خويش را بكار بنديم، مهارت بدست مي‌آيد.
تخصص: هنگامي كه مهارت خود را اجرايي كنيم، تخصص حاصل ميشود. تخصص مهارت انجام كار است.
انواع دانش:
مايكل پولاني 1964 دانش را به دسته دانش ضمني و دانش صريح تقسيم مي‌كند. از آنجا كه اين تقسيم‌بندي از ساير تقسيمات دانش معروف‌تر است به بيان اين دو مورد مي‌پردازيم:
1- دانش صريح: دانش عيني، مستدل و منطقي است. به عبارت ديگر دانش صريح مجموعه‌اي از خط مشي‌ها، رويه‌ها، نرم‌افزارها، مستندات، دستورالعملها، گزارشات، طراحي‌ها، قواعد، فرايندها، كميت‌ها و اهداف هر سازمان است. دانش صريح به صورت مستند و مدون شده موجود و قابل ذخيره كردن است. لذا به راحتي بين افراد قابل انتقال و توزيع است. به دانش صريح، دانش آشكار يا عيان نيز گفته مي‌‌شود.
2- دانش ضمني: دانش ذهني، غير عيني، شناختي و تجربي است كه نزد هركس وجود دارد و در طول زمان از طريق آموزش و تجربه كسب مي‌شود. دانش ضمني محل تجمع تجارب، بينش، فراست و مهارت‌ها است. از آنجايي كه دانش ضمني اغلب به صورت مستند و مدون وجود ندارد و تنها نزد افراد منحصر مي‌شود. دانش ضمني، به دانش پنهان يا ناآشكار معروف است.
از دو نوع دانش مورد بحث، دانش ضمني نسبت به دانش صريح از اهميت بيشتري برخوردار است. طي بررسي به عمل آمده در نظام‌هاي اطلاعاتي، ميزان دانش صريح كاركنان به اندازه تقريبي 10 تا 20 درصد داده‌هاي سازماني است.
الگوهاي خلق دانش در سازمان‌ها:
در بسياري از سازمان‌ها براي بهبود عملكرد سازمان ناگزير به استفاده از دانش ضمني در كنار دانش صريح هستيم. بدين منظور، براي خلق دانش چهار الگوي زير در نظر گرفته مي‌شود:
1- از دانش ضمني به دانش ضمني (اجتماعي كردن): زماني كه افراد مستقيماً دانش ضمني خود را با ديگران به اشتراك مي‌گذارند. مثلاًاز طريق ارتباط رودررو؛
2- از دانش ضمني به دانش صريح (بيروني سازي): كد گذاري و رمزبندي تجربه و بينش به شكلي كه قابل استفاده توسط ديگران باشد. مثلاً از طريق گفتگو، پرسش و پاسخ، دانش ضمني خود را به شكل قابل استفاده براي ديگران درآوريم.
3- از دانش صريح به دانش صريح (تركيب): تركيب بخش‌هاي مختلف دانش و ارائه آن به شكل تازه. مثلاً اطلاعات مختلف در يك زمينه خاص را از بخش‌هاي مختلف سازمان جمع‌آوري كرده و در يك گزارش واحد بگنجانيم.
4- از دانش صريح به دانش ضمني (دروني‌سازي): زماني كه افراد دانش صريح خود را نهادينه كرده و به اشتراك مي‌گذارند و پس از آن براي وسعت بخشيدن به دانش ضمني خود و تجديد نظر از آن استفاده مي‌كنند.
فرايند مديريت دانش:
مديريت دانش در بيان ساده، ايجاد ساختاري است كه دانش ضمني را به دانش صريح قابل انتقال به ديگران تبديل مي‌كند. چنين ساختاري سبب مي‌شود با اشتراك دانش بين افراد و زير مجموعه‌هاي هر سازمان، دانش هر فرد افزايش بيابد و از تركيب دانش يك فرد با فرد ديگر، دانش جديد ايجاد شود. به بيان ديگر مديريت دانش، توانايي يك مجموعه در استفاده از سرمايه معنوي (تجربه و دانش فردي هر يك از كاركنان ) و دانش دسته جمعي به منظور دستيابي به اهداف سازماني است. در اين زمينه موسسه بهره‌وري و كيفيت آمريكا (1996) فرايندهاي مديريت دانش را به هفت مرحله به شرح زير تقسيم كرده است:
1- بدست آوردن: همه سازمان‌ها از ابزارهاي مشاركتي جهت بدست آوردن دانش استفاده مي‌كنند. و بخش اسناد به عنوان دانش، در اين فرايند نقش مركزي دارند.
2- به كاربردن دانش: ايده‌ها و دانش بدست آمده، درصورت مفيد و مناسب بودن مورد استفاده قرار مي‌گيرند. و مهم نيست كه چه كسي آن‌ها را مطرح كرده است.
3- يادگيري (از فرايند دانش): سازمان‌هايي كه در فرايندهايشان يادگيري ايجاد كنند عملكرد بهتري در مديريت دانش خواهند داشت. اعضاي سازمان‌ها مي‌توانند از تجربيات اندوخته شده درس بگيرند.
4- تسهيم و مبادله دانش: انتقال و مبادله دانش بين، اعضاي سازمان بسيار حائز اهميت است، به طوريكه فرهنگ «توزيع دانش قدرت است» جايگزين فرهنگ «احتكار دانش قدرت است» شود.
5- ارزيابي دانش: سازمان‌ها وضعيت دارايي‌هاي دانشي خود را از طريق يادگيري و ارزيابي عملكرد ساليانه ارزيابي كنند.
6- ايجاد وتثبيت دانش: توانايي سازمان در بوجود آوردن دانش و تثبيت آن. همچنين مشاركت و همكاري كاركنان در اين فرايند، ابزارهاي خوبي براي تثبيت دانش هستند.
7- استفاده بهينه از دانش: قبل از استخدام نيروي انساني سعي شود تا دانش و مهارت‌هاي موجود در سازمان براي استفاده از نيروي جديد به كار گرفته شود و در مقابل وقتي كه مهارت و تخصص مورد نياز سازمان از ملزومات اصلي و مركزي سازمان باشد و در سازمان موجود نباشد، مناسب است كه سازمان تخصص‌هاي غير اصلي مورد نيازش را از بيرون تأمين كند، در اين صورت، از دانش استفاده بهينه مي‌شود.
ضرورت و اهميت مديريت دانش در سازمان‌ها:
ضرورت و اهميت بكارگيري مديريت دانش در سازمان‌هاي دولتي به شرح زير مي‌باشد:
- اعمال حاكميت به جاي تصدي‌گري: منتقدان مي‌گويند كه بزرگي بيش از حد دولت و گسترش بي‌رويه بوروكراسي اداري، مانع كارايي و پاسخگويي سريع در بخش دولتي شده است. به‌گونه‌اي كه كوچك‌سازي در دولت و حركت از تصدي‌گري به سوي اعمال حاكميت در دستور كار دولت‌ها قرار گرفته است. اعمال حاكميت مي‌طلبد كه دولت‌ها به حركت‌هاي مبتني بر دانش توجه قوي مبذول دارند.
- جهاني شدن: با گسترش جهاني شدن، رقابت بين سازمان‌هايي كه خدمات مشابهي ارائه مي‌كنند، گسترش يافته و نياز به كسب دانش و مهارت در بكارگيري مهارت‌هاي جديد اهميت بيشتري يافته است.
- توانمندي بخش خصوصي: توانمندي بخش خصوصي در بكارگيري مجدد فرايندهاي تجاري (BPR) و مديريت كيفيت جامع (TQM) باعث شده است كه فاصله ميان سازمان‌هاي بخش خصوصي و سازمانهاي دولتي رو به افزايش نهد.
-افزايش سطح دانش شهروندان: امروزه درصد بالايي از شهروندان را افرادي تشكيل مي‌دهند كه داراي مهارت و آموزش‌هاي به روز در سطح بالايي هستند و به عنوان يك منبع با ارزش براي سازمان‌ها تلقي مي‌شوند. سازمانها بايد زمينه‌هاي لازم را براي شناسايي و دستيابي به دانش شهروندان فراهم آورده و از دانش در تصميم‌گيري‌ها و حل مسائل استفاده كنند.
- از دست دادن نيروهاي باتجربه در سازمانهاي دولتي: با خروج نيروهاي تحصيل كرده و حرفه‌اي از سازمان‌هاي دولتي، عملاً بخشي از دانش كه سازمان‌هاي دولتي طي سال‌ها براي آن سرمايه‌گذاري كرده‌اند از سيستم خارج ميشود كه اين امر مستلزم طراحي الگوهاي مناسب مديريت دانش است تا از اتلاف اين سرمايه‌ها كه سرمايه‌هاي ملي محسوب مي‌شوند، جلوگيري به عمل آيد.
موانع استقرار مديريت دانش در سازمانها:
برخي از موانع استقرار و اجراي موفقيت‌آميز مديريت دانش در سازمان‌ها به شرح زير است:
1- عوامل انساني: يكي از موانع عمده مديريت دانش اين است كه انسانها به دلايل گوناگون نمي‌خواهند دانش خود را تسهيم كنند و مايلند از آن منحصراً براي پيشرفت شخصي خود استفاده كنند. ممكن است اين تصور اشتباه وجود داشته باشد كه چون دانش، قدرت است پس نبايد آن را از دست داد.
2- عوامل سازماني: عمده اين عوامل عبارتند از:
- عوامل ساختاري: ساختارهاي سلسله مراتبي و غير منعطف نميتوانند محمل خوبي براي پياده‌سازي دانش باشند.
- عوامل مديريتي: عدم اعتقاد و حمايت مديريت عالي از فعاليت‌ها و برنامه‌هاي مديريت دانش، نگرش‌هاي كوتاه مدت و جزئي‌نگري و سبك‌هاي نامناسب رهبري نيز مانع اجراي موفقيت آميز برنامه‌هاي مديريت دانش هستند.
- عوامل شغلي: "شرح شغلهاي"نامناسب، مشاغل تكراري و روتين، ابهام و تعارض در نقش نيز براي مديريت دانش، نامطلوب خواهند بود.
- سيستم‌هاي حقوق و دستمزد: افراد زماني اقدام به توزيع دانش مي‌كنند كه انگيزه مالي لازم را براي اين كار داشته باشند و از آنان پشتيباني جبران زحمات شود.
- سيستم‌هاي آموزشي: در تبديل سيستم‌هاي سنتي به يك سازمان يادگيرنده، برنامه‌هاي آموزشي يك سازمان، نقش حساسي ايفا مي‌كنند. برنامه‌هاي آموزشي نامناسب مي‌توانند موانع عمده‌اي براي توسعه مديريت دانش باشند.
3- عوامل فرهنگي: مديريت دانش بدون وجود فرهنگ مشاركتي مناسب و مبتني بر اعتماد نمي‌تواند به گونه‌اي موفق بكار گرفته شود اگر يك فرهنگ سازماني، توزيع و تسهيم دانش را تقويت نكند مديريت دانش در آن سازمان با چالش‌هاي ناگوار روبرو خواهد شد.
4- عوامل سياسي : ثبات يا عدم ثبات فضاي سياسي كشور، به دليل اثرگذاري برفرايند خط‌مشي‌گذاري و ثبات مديريت در سازمان‌هاي دولتي، مديريت دانش را تحت تأثير قرار خواهد داد. همچنين وجود فضايي باز در آن افراد به راحتي بتوانند ايده‌هاي خود را اظهار نمايند بر روند مثبت فعاليتهاي مديريت دانش اثرگذار خواهد بود.
5- عوامل فني و تكنولوژيكي: صاحبنظران در تقسيم دانش به دو نوع دانش كلي اشاره ميكنند دانش نهفته و دانش آشكار. همچنانكه نوناكا تأكيد كرده است؛ دانش سازماني، حاصل تعامل اين دو نوع دانش است و اين تعامل مستمر است. دانش ايجاد شده بايد به طريقي مناسب نگهداري شود. مراكز دانش در سازمان‌ها در حقيقت كانون جمع‌آوري، سازماندهي و انتشار دانش هستند. ممكن است اين مراكز فيزيكي يا مجازي باشند. هدف از ايجاد اين مراكز، هدايت افراد به سوي منابع دانش در داخل يا خارج سازمان است. در اين مراكز نقشه‌هاي دانش تهيه، نگهداري و بهنگام‌سازي مي‌شوند"نوناكا، 1983"
پيشنهادهايي در زمينه استقرار سيستم مديريت دانش:
منابع انساني، ساختار سازماني،‌فرهنگ سازماني، فناوري اطلاعات، فرايندها و عوامل برون سازماني از عوامل اصلي و مؤثر بر استقرار موفقيت‌آميز مديريت دانش در هر سازماني هستند بر اين اساس پيشنهادهايي در حوزه‌هاي زير ارائه مي‌شوند:
حوزه منابع انساني:
- سيستم ارزيابي عملكرد براي ارزيابي مشاركت كاركنان در فرايند خلق، تبادل و استفاده از دارايي‌هاي دانشي، طراحي و اجرا شود. ميتوان اين موضوع را به عنوان يكي از الزامات شغلي افراد در جانشين پروري دانست.
- سيستم انگيزشي توسعه دهنده در زمينه آموزش‌هاي تخصصي كاركنان در سازمان‌ها، براي ايجاد انگيزه در آنان براي يادگيري عميق‌تر، بكارگيري آموخته‌ها در محيط كار و انتقال مطالب به همكاران فعال شود.
- كاركنان دانشگر در ميان واحدهاي مختلف سازمان‌ها و شركت‌ها گردش داده شوند.
- در فرايند استخدام نيروي انساني، توجه به جذب افرادي شود كه تمايل به يادگيري، خلق و تبادل دانش و بكارگيري دانش جديد و تجربه مفيد در شغل و افزايش بهره‌وري سازمان داشته باشند.
- سيستم پاداش‌دهي مادي و ارزشي براي تشويق و تقدير از كاركناني كه بيشترين مشاركت و نقش را در زمينه كسب، توليد و انتقال دانش داشته‌اند، تدوين و اجرا شود.
- درخواست كارهاي چالشي و مطالعاتي از كاركنان براي ارتقاي سطح علمي و عملكرد شغلي‌شان از سوي مديران اقدام شود.
- همايش‌هاي علمي براي تجارب موفق كاركنان شاغل و بازنشسته در سازمان‌ها برگزار شوند.
حوزه ساختار سازماني:
- انجمن‌هاي علمي يا حرفه‌اي (مجموعه مهندسان، محققان و مانند آن) براي تهيه و به اشتراك‌گذاري دانش شغلي تشكيل شود.به منظور اثر بخشي بهتر بايد منابع لازم را براي انجمن ها فراهم آورد و به افراد واجد شرايط فرصت، حضور داده شود.
- كار گروهي براي شناسايي، حفظ و نگهداري افراد تيزهوش، كنجكاو و دانش‌طلب به دليل دارا بودن توانايي خلق، تسهيم و استفاده از دانش اجرا كرد.
- نظامنامه مديريت دانش در سازمان‌ها، تدوين و طراحي شود.
- در برنامه‌هاي ساليانه سازمان‌ها و شركت‌ها، بودجه مناسبي براي برنامه‌هاي مديريت دانش پيش‌بيني شود. دانش، دارايي است و استفاده از آن مانند ديگر دارايي‌هاي سازمان نيازمند سرمايه‌گذاري و نگهداري است.
حوزه فرهنگ سازماني:
- حمايت مديريت ارشد سازمان از مديريت دانش جلب شود.
- آگاهي و اطلاع كاركنان از تغييرات و مزاياي حاصل از پياده‌سازي مديريت دانش افزايش يابد.
- فعاليت‌هاي فرهنگ‌سازي در زمينه خلق و تبادل دانش، طراحي و اجرا شود. از جمله‌شان و احترام براي افراد صاحب دانش برقرار باشد.
- فرهنگ مديريت مشاركتي و جايگاه نظام پيشنهادات در سازمان‌ها تقويت شود.
- فرهنگ پرسش و مطالعه در سازمان‌ها نهادينه‌سازي و گسترش داده شو