مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی
حسابداری پودمان 4
***
اصول نگهداری از مکاتبات طبقه بندی شده
از نامه های خیلی محرمانه و محرمانه هیچوقت نباید نسخ اضافی تهیه کرد.معمولا تعداد نسخ مورد نیاز برای نامه های محرمانه سه نسخه و برای نامه های خیلی محرمانه دو نسخه می باشد.در شعب به جز در مواردی که که طبق دستور تعداد نسخ زیادتری لازم است تمام نامه هایی که خیلی محرمانه یا محرمانه است باید در دو نسخه تهیه شود که شرح آن به شکل زیر است:
در مرکز
از نامه های خیلی محرمانه یک نسخه به مقصد مربوط ارسال می شود و نسخه دیگر در پرونده مربوط در دایره محرمانه نگهداری می شود.
در مورد نامه های محرمانه یک نسخه به مقصد مربوط ارسال می شود.یک نسخه در سوابق موجود در اداره مربوط باقی می ماند و نسخه ای برای ملاحظه رئیس بانک در دفتر سربسته ضمیمه و کپی می گردد و این نسخه پس از ملاحظه رئیس بانک توسط دفتر محرمانه باید معدوم شود.
در شعب
یک نسخه به مقصد مربوط ارسال می شود و نسخه دیگر در سوابق موجود نزد رییس شعبه نگهداری می شود.
1-در بالای هر صفحه باید کلمه محرمانه و خیلی محرمانه یا با مهر یا با دست نوشته شود.
2-هر موقع که یک نامه در چند صفحه تهیه می شود باید اولا کلیه اوراق شماره گذاری شده باشد.مثلا اگر نامه در ده صفحه است در صفحه اول آن نوشته شود صفحه اول از ده صفحه.
ثانیا روی تمام برگ ها عنوان محرمانه و خیلی محرمانه ذکر شود.
3-توزیع مکاتبات خیلی محرمانه و محرمانه در مرکز از اداره ای به اداره ای دیگر باید دقیقا بوسیله مسئولان مربوط تحت کنترل قرار داده شود.
4-مراجعه به سوابق اسناد و نامه های خیلی محرمانه فقط برای کسانی که نامه جهت اقدام به آنها ارجاع شده مجاز می باشد.در غیر این صورت مراجعه به اسناد باید با کسب دستور از رئیس بانک و در غیاب رئیس بانک با کسب دستور از قائم مقام رییس بانک به عمل آید.
5-پیش نویس ها و دفاتر یادداشت و کاغذهای کاربن و نظایر آن که برای ثبت اسناد طبقه بندی شده به کار رفته پس از رفع احتیاج باید بویسله شخص مسئول مربوط بطوریکه قابل جمع آوری و خواندن نباشد معدوم گردد.
6-در هر مورد که تجدید طبع یا استنسیل مکاتبات طبقه بندی شده به میزان زیاد ضرورت پیدا کند باید توجه شود که بیش از نسخ مورد نیاز تهیه نگردد.
*** ***
مراقبت روزمره از اسناد طبقه بندی شده
1-مکاتبات طبقه بندی شده از درجه خیلی محرمانه باید موقعی که مورد استفاده نیستند در جای محفوظ و مقفل نگهداری شوند.
2-مسئول مربوط باید در آخر وقت اداری برای حصول اطمینان از اینکه مکاتبات طبقه بندی شده و پیش نویس ها و کاربن ها در جای محفوظ نگهداری شده یا به ترتیب شایسته از بین رفته اند دقیقا وضع را بررسی کرده و توجه نماید که در نتیجه سهل انگاری نامه ها در جایی که دیگران بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند نباشد.همچنین دقت شود که کلیه صندوق های نسوز و گاو صندوق و غیر آن به نحو مقتضی قفل شده باشد.
3-موقع کار اداری هر موقع که مسئول دایره محرمانه یا رییس اداره برای مدت کوتاهی دفتر خود را ترک می نماید باد دقت شود که محل حفاظت مکاتبات طبقه بندی شده قفل و کلید آن نزد مسئول مربوط نگهداری شود.
4-نامه های محرمانه و خیلی محرمانه باید در صورت امکان در صندوق آهنی نگهداری شود.در صورتی که در شعبه یا اداره صندوق آهنی وجود ندارد باید از فایل کابینت آهنی برای این کار استفاده کرد.
5-نامه ها و اوراق خیلی محرمانه نباید از دایره محرمانه به خارج منتقل گردد.همچنین نامه و اوراق محرمانه نباید از اطاق رییس اداره به جای دیگر برده شود.
6-مکاتبات و اوراق خیلی محرمانه را باید در پاکت لاک و مهر شده و با پست سفارشی به مقصد مربوط فرستاد.مکاتبات با درجه محرمانه باید در پاکت لاک و مهر شده و با پست عادی فرستاده شود.در هر دو مورد باید درجه نامه و شماره نامه روی پاکت به نحو خوانا نوشته شود.