مقدمه:

«ضرورت مشاركت كاركنان در سازمانهاي امروزي مانند هواي تنفسي براي يك موجود زنده است»



نيروي انساني به لحاظ برخورداري از قدرت انديشه، خلاقيت و نوآوري بزرگترين دارايي هر سازماني محسوب مي شود، چرا كه هرگونه بهبود و پيشرفت در سيستمهاي فني و سازماني توسط نيروي انساني صورت مي گيرد.

توان فكري و انديشه هاي كاركنان در سازمان به عنوان سرمايه نهفته و راكد مي‌باشد هر سازمان و مديريتي بتواند از اين سرمايه‌هاي نهفته بيشترين استفاده را بكند به همان اندازه امكان رشد وتوسعه ميسر خواهد شد. نيروي انساني بر خلاف ساير منابع با مصرف كردن كاهش و يا مستهلك نمي‌شود هر چقدر از انديشه و فكر بيشتر استفاده نمايد به همان اندازه توانايي اش بهبود مي يابد. از طرف ديگر مشاركت يكي از نيازهاي فرا مرتبه انسانها به شمار مي‌رود كه ريشه در فطرت بشري دارد. افرادي كه در امور و فعاليتهاي سازمان شركت نمايند و از انديشه و فكر پاك استفاده كنند علاوه بر پيشرفت سازمان در تعالي خويش نيز گام برداشته اند.



مشاركت راهكاري است كه به كاركنان اجازه داده مي‌شود به جاي اينكه هميشه مديريت و رهبري شوند از توانايي هاي خود بهره گيرند، فكر كنند و قوه خلاقيت خود را به كار اندازند و در تصميم‌گيريها مشاركت و دخالت داشته باشند. مشاركت يك فرآيندي است كه طي آن كاركنان يك سازمان به طور داوطلبانه در امور و فعاليتهاي مربوط به خود دخالت كنند بشرطي كه توان و انگيزه مناسب براي دخالت مؤثر را داشته باشند.



مديريتي مشاركتي عبارت است از عملياتي كه طي آن كاركنان يك سازمان را در روند تصميم‌گيريها دخالت و شركت مي‌دهند تأكيد اين شيوه مديريت بر همكاري و مشاركت داوطلبانه كاركنان استوار است و مي‌خواهد از انديشه ها، نظرات و ابتكارات آنها در حل مشكلات و مسائل سازمان استفاده كند. البته نظام مشاركتي با افزايش رضايت مندي، انگيزه كاركنان را نيز بهبود مي بخشد.



كاركنان با انگيزه، توانايي هاي بيشتري داشته و مي توانند در سازمان خلاقيت و نوآوري را افزايش دهند. بزرگترين پشتوانه جهت اعمال مديريت مشاركتي، تعهد، ايمان و اعتقاد مديران سازمانها است. تا زماني كه مديريت سازمان اعتقاد به مشاركت كاركنان نداشته باشد مديريت مشاركتي تحقق پيدا نخواهد كرد.



مكانيزم هاي متفاوتي براي عملي كردن مديريت مشاركتي وجود دارد كه عمده‌ترين تكنيك براي مشركت كاركنان استقرار نظام پيشنهادات در يك سازمان است.( آنكه بيشتر مشورت مي‌كند كمتر اشتباه مي‌كند)



نظام پيشنهادها در اسلام

«قُل اِنَّما اعِظُکُم بواحِدَة اَن تَقومواللهِ مَثني وَ فرادي ثُمَّ تتفکَّر و اما بِصاحِبِکُم مِن جِنَّة ان هوَ الا نَذير لَکُم بَينَ يَدَي عَذاب شَديد» (سوره سبا- آيه 46)



مکاتب مادي که هميشه از ناحيه مذاهب راستين احساس خطر مي کنند، اصرار دارند که دعوت اديان، را دعوت به تخدير افکار توده ها معرفي کنند. ولي در مقابل اين اتمام، آياتي فراوان از قرآن کريم از جمله آيه 46 سوره سبا، انسان ها را به تفکر و انديشه دعوت مي کند؛ بلکه عصاره دين و خمير مايه تکامل و پيشرفت انسان را تفکر مي داند. چگونه ممکن است آييني همچون اسلام، وسيله تخدير يا مولود جمل باشد؛ در حالي که آوردنده اش با صداي بلند به همه انسان ها مي گويد که براي زنده بودن انديشه هاي خفته قيام کنيد؛ آن هم در محيطي آرام و خالي از غوغا؟



اسلام مي گويد در محيطي دور از هوي و هوس و امواج تبليغاتي مسموم، دور از تعصب ها و دور از لجاجت ها، براي خدا قيام کنيد و بينديشيد؛ که تنها اندرز من به شما همين است. آيا مضحک نيست که چنين آئييني که بارها اين دعوت را تکرار کرده، به تخدير افکار متهم کنند؛ به خصوص اينکه مي گويد نه فقط در تنهايي و انفرادي بلکه به صورت دو نفري و با همياري يکديگر به تفکر بپردازيد، محتواي دعوت انبياء و دلايل آنها را بشنويد و چنانچه با معيار عقل هماهنگ بود، پذيرا شويد. عجيب است که برخي متفکران، جهان ماورايي طبيعت را به طور قطع انکار مي کنند و دين را يک پديده ساختگي بشر مي دانند و عامل پايداري آن را مسائلي چون ترس، نا- آگاهي از حقايق علمي، عقده هاي روحي و نظاير آن معرفي مي کنند؛ اما حاضر نيستند با احتمال وجود جهاني ماوراي اين عالم ماده، بدون پيش داوري، در دلايل توحيد خدا و نبوت پيامبراني همچون محمد(ص) بينديشند. جالب توجه اين که آخرين قسمت بسياري از آيات قرآن، دعوت به تفکر، تعقل يا تذکر است. در روايات اسلامي نيز فکر و انديشه در درجه اول اهميت قرار گرفته است.



مولاي متقيان و امام عارفان حضرت علي ابن ابيطالب (ع) در خطبه 139 نهج البلاغه مي فرمايند:« لا عَقلَ کَالتَّدبيرِ»



اصلاً عقل يعني تدبير و قدرت و توان نظم دادن به امور، هرچه تدبير و برنامه ريزي بيشتر باشد، دليل بر قدرت انديشه و عقل است

«اَيُّها النّاسُ لا خَيرَ فِي الدُّنيا لا تَدبيرَ فيهِ" اي مردم امور دنيا اگر بدون تدبير و فکر انجام گيرد، بدون خير و نتيجه مي باشد»



مفهوم نظام پيشنهادها

مشاركت يك مفهوم تاريخي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارند بر مبناي مشورت به تصميم گيري بپردازند. مديريت مشاركتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت.

نظام مديريت مشاركتي يكي از نظام هاي مديريتي پوياست كه نقش مهمي در توسعه منابع انساني سازمان ايفا مي كند. نظام پيشنهادها، كاركنان بعنوان يك ابزار اجرايي مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن است.



در اين نظام كليه افراد سازمان درباره روش هاي حل مسائل و ارتقاء بهره وري فعالانه انديشه كرده و حاصل آنرا در قالب طرحها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي كنند و بدين طريق، يك نظام همفكري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان بوجود مي آيد. اين نظام كه مبتني بر اصل انسان مداري است، براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش قائل است و به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد مديريتي هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمونهاي موفق خود را گذرانيده است.



نظام پيشنهادها از دهه 1950 در شركت هاي توليدي- خدماتي كشور ژاپن به كار گرفته شد و سپس از سوي شركتهاي ديگر كشورهاي جهان پذيرفته و معمول گرديد. اين نظام از دهه 1360 در شماري از شركتهاي صنعتي كشور ايران نيز به اجرا گذاشته شد و با توجه به كاميابي هايي كه در اين گروه از شركتها بدست آمده، مورد استقبال ديگر شركتها و سازمان هاي صنعتي، توليدي و خدماتي قرار گرفته است.



نظام پيشنهادات ( suggestions system)

نظام يا سيستم پيشنهادات، تكنيكي است كه مي‌توان از فكر و انديشه هاي كاركنان براي مسئله يابي، چاره‌جويي و حل مسائل و مشكلات سازماني بهره جست. بر اساس نظام پيشنهادات كليه كاركنان از عاليترين رده سازماني تا پايين ترين سطح آن مي‌توانند پيشنهادات، ايده‌ها، ابتكارات و نظرات خود را براي رفع نارسايي‌هاي موجود در روند كاري و يا بهبود روش هاي انجام كار و يا افزايش كيفيت توليد ارائه دهند. البته نظام پيشنهادات فقط انتقاد نيست بلكه در آن راه چاره نيز ارائه مي‌گردد.



فقط به بيان مشكلات پرداخته نمي شود بلكه راه حلهاي رفع مشكلات نيز ارائه مي شود از اين طريق كاركنان مي توانند به همه امور و فعاليت هاي سازمان بپردازند و پيشنهادهاي اصلاحي خود را بر اساس فرآيندي مشخص تدوين و ارائه نمايند. استقرار نظام پذيرش و بررسي پيشنهادات در يك سازمان توجه و حساسيت كاركنان را به فرآيندهاي كار بيشتر كرده و باعث مشاركت بيشتر كاركنان در سازمان مي شود. و با افزايش مشاركت، خلاقيت و روحيه كاركنان، راهكارهاي عملي براي حل مسائل و مشكلات سازمان پيدا مي‌شود.



متأسفانه به دلايل مختلف نظام مشاركتي و پيشنهادات در كشور ما جايگاه خود را پيدا نكرده است. كاركنان در تصميم گيريهاي سازمان مشاركت داده نمي‌شوند و اگر در يك سازماني مشاركت هم داده شوند از طرف كاركنان استقبال نمي‌شود.

شايد از مهم ترين دلايل عدم استقبال كاركنان از سيستم پيشنهادات به دليل بي‌توجهي به نظرات و پيشنهادات كاركنان بوده است. كه نظرات و پيشنهاداتي را مطرح‌كرده اند ولي به آنها بهايي داده نشده است.

و لذا براي كاركرد بهتر اين نظام در سازمانهاي ايران ابتدا بايد كار فرهنگي صورت گيرد تا ذهنيتي كه از ارائه پيشنهادات دارند تغيير يابد، به همين علت اگر اين سيستم را در سازمان مستقر گرديد انتظار نداشته باشيد كه از فرداي آن روز پيشنهادات از جاي جاي سازمان سرازير گردد بلكه براي معتبر سازي و ايجاد يك ذهنيت مثبت تلاش كنيد و آن نيز با شعار امكان پذير نمي‌باشد بلكه بايد عملاً نظام پيشنهادات را تقويت كنيد.

بررسي‌ها و تحقيقات نشان مي‌دهد كه در بين كشورهاي دنيا ژاپني‌ها ار اين نظام بهتر و بيشتر استفاده كرده اند و قسمتي از رشد و پيشرفت خود را مرهون مديريت مشاركتي مي‌دانند به همين منظور اكثر موفقيت شركتهاي ژاپني را نه به خلاقيت و نوآوري كاركنانش بلكه به نوع و شيوه مديريت آنها نسبت مي‌دهند.
در ژاپن ميزان پيشنهادات هر سازمان به عنوان افتخارات سازماني محسوب مي شود هر مدير كه مسايل كشف شده بيشتري داشته باشد از شهرت بهتري برخوردار مي شود و هر كارمندي كه مسايل جديدي كشف كند معززتر است و سرانه پيشنهادات ميزان مشاركت، انگيزه، خلاقيت و نوآوري را در هر سازماني مشخص مي‌كند.
سابقه نظام پيشنهادها

مشاركت يك مفهوم تاريخي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي‌كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارند بر مبناي مشورت به تصميم‌گيري بپردازند.

مديريت مشاركتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت. مديريت مشارکتي عبارتست از «بوجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت که تمامي ذينفعان يک سازمان در روند تصميم‌سازي، تصميم‌گيري و حل مسايل و مشکلات سازمان با مديريت همکاري و مشارکت نمايند.» نظام پذيرش و بررسي پيشنهادهاي كاركنان به ‌عنوان يك ابزار اجرايي مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن است.

اين نظام كه مبتني بر اصل انسان مداري است، براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش قائل است و به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد مديريتي هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون‌هاي موفق خود را گذرانيده است. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به‌عنوان يک تکنيک مديريتي در افزايش کارايي و سود سازمان در ايالات متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهاني دوم، ژاپني‌ها با اين سيستم در صنايع امريکا آشنا شدند و کم‌کم آن را در صنايع خود ترويج دادند.



اين نظام به‌طور فراگير از دهه 1950 در شركت‌هاي توليدي- خدماتي كشور ژاپن به كار گرفته شد و سپس از سوي شركت‌ها و سازمان هاي ديگر كشورهاي جهان پذيرفته و معمول گرديد.

اين نظام از دهه 1360 در شماري از شركت‌هاي صنعتي كشور ايران نيز به اجرا گذاشته شد و با توجه به كاميابي‌هايي كه در اين گروه از شركت‌ها بدست آمده، مورد استقبال ديگر شركت‌ها و سازمان‌هاي صنعتي، توليدي و خدماتي قرار گرفته است. در ايران نظام پيشنهادها براي اولين بار در اوايل سال 1367 در يكي از شركتهاي تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران (شركت ايران رادياتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شركتهاي ديگري نيز به اجراي نظام پيشنهادها پرداختند كه امروزه در بسياري از سازمان‌ها و شركت‌هاي داخلي، اين نظام پياده سازي شده است.



در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندي كه اين نظام در شمار قابل توجهي از شركت‌ها و سازمان‌هاي داخلي و خارجي پديد آورده بود، دولت جمهوري اسلامي ايران نظر به اهميت و ضرورت نقش مشاركت كاركنان در بالا بردن كارايي و اثربخشي دستگاه‌هاي دولتي و افزايش رضايت و توان‌ كاري آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شوراي عالي اداري چنين تصويب كرد كه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در كليه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شركت‌ها، بانك‌ها و كليه دستگاه‌ها استقرار يابد.



اهداف نظام پيشنهادات:

هدف از طراحي نظام پيشنهادها به طور کلي زمينه سازي براي تحقق دموکراسي در محيط هاي کاري، ارتقاي بهره وري دستگاه، بهبود سازي، و تامين رضايت کارکنان است.

چنانچه بخواهيم تصويري روشنتر از نيات و ماموريتهاي نظام پيشنهادها ارائه نماييم موارد ذيل قابل ذكر مي باشد :



1. فراهم نمودن شرايط و امكانات لازم به منظور جذب و نگهداري نيروهاي متخصص و كارآمد

2. ارتقاء آگاهي مديران مياني و ارشد درخصوص كار وگرايش هاي كاركنان

3. شناسايي قابليت هاي ويژه و توانائي کارکنان و ارائه بازخوردهاي لازم در خصوص كار و گرايش هاي آنان

4. توسعه توانائي هاي فردي و ايجاد خلاقيت دركاركنان از طريق ارج نهادن به پيشنهادهاي منطقي آنان

5. ارتقاء كمي و كيفي فعاليتهاي کارکنان، كاهش هزينه ها، بهبود روندهاي عملياتي و سيستمها و نظاير آن

6. ارتقاء سطح كارايي كاركنان و همسوسازي اهداف فرد و ارگان از طريق فراهم نمودن منافع مشترك مادي، معنوي و تقويت روحيه مشاركت، همكاري وكارگروهي

7. افزايش نقش، احساس هويت، رضايت، وفاداري، همبستگي و تعلق در كاركنان و احساس مسئوليت در حل مسائل

8. تقويت حس مسئوليت و ايجاد انگيزه در بكارگيري نيروي ابداع و ابتكار كاركنان

9. عنايت به كرامت انساني و ايجاد زمينه هاي لازم براي توسعه، تفكر و تعقل آنان بمنظور ايجاد بستر مناسب جهت مشاركت كليه كاركنان بعنوان منابع مديريت

نکات قابل توجه در اجراي نظام پيشنهادها



سازمانهاي علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها بايد نکات زير را مورد توجه قرار دهند:



 دخالت دادن کارکنان در فرآيند تصميم گيري

 مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهاي مورد نياز

 تعيين ميزان اختيارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموريت سازمان

 ايجاد هدفهاي فردي و سازماني

 متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازي مداوم

 بيان کردن اثر بخشي مشارکت کارکنان در نيل به هدفهاي سازمان

 بوجود آوردن مديريت پائين به بالا



چگونگي اجراي نظام پيشنهادات:

براي اجرا و عملي نمودن نظام پيشنهادات در هر سازمان و شركتي يك روش واحدي وجود ندارد هر سازماني بنا به موقعيت خود، نظام پيشنهادات متناسب با نيازهاي خود را طراحي و اجرا مي نمايد، اقدامات و فعاليتهاي لازم براي استقرار نظام پيشنهادات به شرح زير مي باشد:



الف: بستر سازي براي استقرار نظام پيشنهادات:

براي اجراي خوب نظام پيشنهادات بستر سازي و آماده سازي مديران و كاركنان امري ضروري است با توجه به اينكه نظام فوق بر اساس خواست و اراده كاركنان صورت مي‌گيرد و يك وظيفه شغلي و كاري نبوده و به مشاركت داوطلبانه كاركنان بستگي دارد با ابلاغ آئين‌نامه، دستورالعمل و بخش نامه عملي نمي‌شود بلكه بايد به طريقي كاركنان را تشويق و ترغيب نموده براي بسترسازي مي توان مراحل زير را در سازمان اجرا نمود:



- آگاهي و اطلاع رساني مناسب به كاركنان و مديران مياني و اجرايي

- برگزاري جلسات توجيهي در سطح مديران

- برگزاري جسلات آموزشي در سطح مديران و كاركنان

- تشويق و ترغيب كاركنان با بيان مزايا و منافع اجراي نظام فوق

- ايجاد ارتباط و اعتماد متقابل بين كاركنان و مديران

- تدوين و ابلاغ آئين‌نامه اجرايي نظام براي كليه واحدها و قسمتها

- محدود نكردن پيشنهادات در زمينه هاي خاص

- تدوين فرم مشخص و مكان معين براي ارائه پيشنهادات



ب: تعيين گروه (كميته) يا شوراي نظام پيشنهادات:

براي اجراي نظام پيشنهادات بايد كميته يا شورايي براي پذيرش پيشنهاد در سازمان تعيين گردد. بهتر است انتخاب كميته دموكراتيك باشد، يعني نمايندگاني از كاركنان و مديران در اين كميته حضور داشته باشند تا مسائل و نيازهاي كاركنان، مديران و سازمان در اجراي پيشنهادات لحاظ گردد. البته در سازمانهاي مختلف اين كميته ممكن است به نامهاي گروه، تيم يا شوراي پذيرش پيشنهادات تشكيل شده باشد. ولي تركيب اعضاي كميته يا گروه پذيرش مي‌تواند به صورت ذيل باشد:



- مقام مجاز يا نماينده تام‌الاختيار وي

- دو نفر نماينده كاركنان (با راي گيري مستقيم)

- يك نفر نماينده مديران (با راي گيري مستقيم)

- كارشناس متخصص به تناسب موضوع پيشنهاد شده

- دبير كميته يا گروه



در اولين جلسه كميته بايد رئيس و دبير مشخص شوند تا وظايف تقسيم شده و پي گيري گردد



وظايف كميته نظام پيشنهادات:

- رسيدگي (درخواست اصلاح، تصويب، رد) به پيشنهادات رسيده

- تعيين مدت زمان اجراي آزمايش پيشنهاد ارائه شده

- ارجاع پيشنهادات رسيده به گروه كارشناسي و واحدهاي اجرايي

- تصويب يا رد نهايي پيشنهادها پس از اجراي آزمايش

- سياست‌گذاري، تعيين خط مشي، تصويب و اصلاح آئين نامه‌هاي مربوطه

- تعيين پاداش به پيشنهاد دهندگان، حق الزحمه كارشناس و همكاران اجرايي

- ارزيابي و انتخاب بهترين پيشنهاد در هر سال

- نظارات بر اجراي بهتر نظام پيشنهادات در سازمان



ج: روش ارائه پيشنهاد:

براي ارائه پيشنهادات توسط همكاران بهتر است فرمي متناسب با نياز هر سازماني طراحي و در اختيار قسمتها و واحدها قرار دهد. يا فرمها را مي‌تواند از دبيرخانه نظام پيشنهادات گرفته و پس از تكميل پيشنهاد خود به دبيرخانه ارسال نمايد. و دبير نيز موظف است كه اعلام وصول پيشنهاد را در اسرع وقت به پيشنهاد دهنده اعلام نمايد. پس از وصول پيشنهاد دبيرخانه به بررسي پيشنهاد مي‌پردازد در صورتي كه پيشنهاد تكراري يا تنها به بيان مشكلات پرداخته و راه‌حل اجرايي ارائه نكرده باشد، طي نامه اي به پيشنهاد دهنده اطلاع دهد.



در صورت غير تكراري بودن براي بررسي بيشتر در كميته پيشنهادات طرح نمايد.



د: روش بررسي پيشنهادات:

كليه پيشنهادات كه قابل طرح در كميته باشد در جلسه مطرح مي‌گردد ممكن است پيشنهاد ارائه شده نياز به بررسي و اظهار نظر كارشناس باشد كه در اين صورت پيشنهاد به گروه كارشناسي و واحدهاي تخصصي ارجاع داده مي شود كه پس از دريافت نظر آنها دوباره در جلسه مطرح گرديده و در صورت تصويب يا عدم تصويب تشويق مادي و معنوي و علت عدم تصويب به پيشنهاد دهنده ابلاغ مي‌گردد بايد نتيجه بررسي پيشنهاد حتماً به پيشنهاد دهنده اعلام گردد تا پيشهاد دهندگان انگيزه براي ارائه پيشنهادات داشته باشند.



ه: تعيين و پرداخت پاداش براي پيشنهاد دهندگان:

در نظام پيشنهادات پاداش مالي و بازخورد سريع كه هر دو از اهرم‌هاي انگيزش مهم هستند بايد پيش‌بيني شده باشد اگرچه پاداش‌هاي مالي ممكن است رقم اندك باشد ولي بيشتر صورت نمادين دارد. در سازمانهايي كه روابط فرد با سازمانش رابطه بده و بستان است پرداخت پاداش مالي، خلاقيت، تفكر و روحيه مشاركت افراد را براي ارائه پيشنهادات بيشتر تقويت مي‌نمايد.



البته هر سازماني مي‌تواند معيار و شاخصي براي تعيين و پرداخت پاداش مالي در نظر بگيرد به عنوان مثال مي‌تواند درصدي از صرفه جويي‌هايي كه در اثر ارائه پيشنهاد حاصل شده به عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدي از درآمد اضافي كه حاصل پيشنهاد باشد يا از طريق امتياز بندي پيشنهادات درصدي را تعيين و پرداخت نمايد البته بهتر است قسمتي از پاداش در صورت تصويب و قسمتي ديگر را پس از اجرا و عملي شدن پرداخت نمايد تا پيشنهاد دهنده براي مشاركت فعال انگيزه مناسب داشته باشد.



نتايج مورد انتظار از اجراي نظام پيشنهادات:



 افزايش كميت و كيفيت كالا و خدمات توليد شده

 صرفه‌جويي و كاهش هزينه ها

 ارتقاي بهره وري در سازمان

 بهبود روشهاي انجام كار

 ابداع روشهاي تازه و يا توليدات تازه

 افزايش خلاقيت و نوآوري در سازمان

 افزايش رضايت مندي كاركنان



به طور خلاصه مي‌توان گفت استقرار نظام پيشنهادات در هر سازماني مشاركت كاركنان را در تصميم‌گيريهاي سازمان بيشتر نموده و خلاقيت و نوآوري، انگيزه و روحيه رضايت‌مندي كاركنان را بهبود مي‌بخشد و بهبود و بالندگي فرد و سازمان را تقويت مي‌نمايد.



فلسفه استفاده از نظام پيشنهادها

آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به‌ عنوان فلسفه به‌کارگيري آن مطرح است، افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير ذينفعان از طريق ارج نهادن به فضايل و توانايي‌هاي انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمان مي‌باشد. به‌ طور کلي فلسفه بکارگيري نظام پيشنهادها را مي‌توان به‌صورت زير بيان کرد:



 ارج نهادن به فضايل و توانايي‌هاي انسان در محيط کار و برخورد با مشکلات کاري

 افزايش حس تعلق سازماني در کارکنان

 همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه

 اشاعه فرهنگ مشارکتي و همکاري جمعي در حل مشکلات و بهبود روابط کاري و رفتار سازمان

 خلاقيت

 بهبود جويي

 عارضه يابي

 عادت گريزي

 كار گروهي

 مسئوليت پذيري

 و ... در کارکنان.



ويژگي ‌هاي نظام پيشنهاد موفق



زماني يك نظام پيشنهادها موفق است كه بتواند زمينه حضور و مشاركت فعال تمامي پرسنل شركت را در ارايه پيشنهادها فراهم سازد و به شكلي طرح‌ريزي شود كه وضعيت سواد كاركنان و يا رده شغلي آنها مانعي براي مشاركت افراد نباشد. به‌طور كلي ويژگي‌هاي يك نظام پيشنهادهاي موفق را مي‌توان به شرح زير بيان كرد:



 شركت فعال كليه كاركنان سازمان در ارايه پيشنهاد

 به‌حداقل رساندن بروکراسي و سهولت ارائه پيشنهادها از طريق فرم هاي مخصوص

 سهولت روش‌هاي ارزيابي و تعيين پاداش‌ها

 سهولت و ساده بودن آيين‌نامه‌ها و دستور العمل‌هاي پرداخت جوايز

 شموليت پيشنهادهاي ارايه شده توسط كاركنان در تمامي زمينه‌ها

 سمت‌گيري پيشنهادهاي ارايه شده به سمت پيشنهادهاي گروهي

 كم بودن زمان ارزيابي و دادن جواب به پيشنهاددهنده

 مشاركت پيشنهاددهندگان در اجراي پيشنهادها

 هم راستا بودن پيشنهاد با اهداف، وظايف و اختيارات سازمان و امور کاري پيشنهاددهنده و يا واحدهاي مرتبط

 صرفه‌جويي در هزينه‌ها، بهبود کيفيت خدمات و يا بهبود سيستم‌ها در اثر اجراي پيشنهاد

 ارائه مستندات کافي به صورت منطقي، شفاف و منظم همراه پيشنهاد



آيين‌نامه نظام مي‌بايست متناسب با شرايط فرهنگي، اقتصادي و ساختار سازماني شرکت باشد. در آئين‌نامه سازمانها، سعي شود تا اول، رعايت عدالت و عدم توجه به جايگاه سازماني پيشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسي پيشنهادها صورت پذيرد. دوم در عين حال كه زمينه مشاركت افراد را در راه‌حل‌يابي و مشكل‌يابي فراهم مي‌كند، اختيارات و مسئوليت مديريت‌ها به ‌هيچ وجه تضعيف و يا مخدوش نشود. سوم شرايط را براي تشويق مادي و معنوي پيشنهاددهنده در قبال عرضه پيشنهاد سازنده فراهم كند و چهارم آنكه فضا و سيستمي در شركت ايجاد شود كه در آن امكان مشاركت براي تمامي كاركنان و ذينفعان فراهم باشد.



برداشت هاي نادرست مديران از نظام پيشنهادها



در راستاي بررسي آسيب ها، مشکلات و چالش هاي نظام پيشنهادها، در اين مطلب به تلقي ها و برداشت هاي نادرست و غير اصولي مديران از نظام پيشنهادها مي پردازيم.



مديريت عالي سازمان سهم عمده اي در استقرار نظام پيشنهادها بر عهده دارد، براي انجام اين امر مهم لازم است مديريت ارشد سازمان آموزش کافي ديده و از فلسفه و اهداف اجراي نظام پيشنهادها اطلاع داشته باشد تا بتواند برداشت صحيح و منطقي از اين نظام به دست آورد و در مراحل مختلف اجراي آن همراه و همسو باشد.



از آنجا که مديريت ارشد، يکي از ارکان اصلي و مهم نظام پيشنهادهاست بنابراين موفقيت و ارتقاء اين سيستم در گرو حمايت همه جانبه اين مقام مي باشد و بالتبع آن، بسياري از مشکلات و چالش هاي اين نظام نيز ناشي از نگرش و ديدگاه هاي نادرست مديريتي است.



در ادامه به بررسي تعدادي از تلقي ها و برداشت هاي نادرست مديريت از نظام پيشنهادها
مي پردازيم:



1. انتظار اثربخشي نظام پيشنهادها در کوتاه مدت:



برخي از مديران برداشتي که از نظام پيشنهادها در ذهن خود دارند اين است که با استقرار اين نظام، ناگهان سيل پيشنهادها و راهکارها به سوي دبيرخانه سرازير مي شود و در نتيجه آن، تحول عظيمي در سازمان طي مدت کوتاهي به وقوع مي پيوندد. بايد به اين نکته توجه داشت که نظام پيشنهادها قبل از هر چيز، يک نظام فرهنگي است و چون جنس نظام پيشنهادها از نوع کايزن و بهبود مستمر است، بنابراين پيشبرد اهداف آن به دليل روندگرا بودن کايزن، نياز به زمان بيشتري دارد و نتايج و آثار آن در بلندمدت مشخص مي شود. در اين رابطه آقاي يامادا، مدير عامل اتحاديه ژاپن معتقد است که مديريت بايد اثربخشي نظام پيشنهادها را طي يک مدت 5 تا 10 ساله در نظر بگيرد.



بنابراين براي دستيابي به نتايج مطلوب و افزايش بهره وري، بايد روند کارها بهبود يابند که به مقدار زيادي تابع فرهنگ و شرايط سازماني است و اين تغييرات و بهبود در قالب زمان کوتاه مي گنجد.



2. نظام پيشنهادها، نظامي براي حل تمام مسائل سازمان است.



براي حل مسائل و ايجاد بهبود مستمر، نظام ها و فنون بسياري بوجود آمده و مورد استفاده قرار مي گيرد.اصولاً براي بهبود در سازمان چهار روش وجود دارد، اولين روش ايجاد بهبودهاي کوچک در سازمان در حيطه کاري فرد يا واحد کاري از طريق پيشنهادهاي کارکنان است، نظام پيشنهادها عميقاً به دنبال چنين بهبود هايي است و به عبارت ديگر فلسفه وجودي نظام پيشنهادها همين بهبود هاي کوچک و مستمر است.



دومين روش ايجاد بهبودهاي بزرگ در حيطه کاري پيشنهاد دهنده ميباشد که معمولا از طريق اختراعات و نوآوري ميسر مي گردد، سومين روش ايجاد بهبودهاي کوچک در حيطه کل سازمان محسوب مي شود که از طريق تيم هاي حل مسئله حاصل مي شود و چهارمين روش ايجاد بهبودهاي بزرگ در حيطه کل سازمان است، که در حوزه کاري مديران ارشد و هيئت مديره است.اين حالت از طريق r&d محقق مي گردد و نياز به پروژه ها و تحقيقات دانشي و توسع هاي دارد. لذا از نظام پيشنهادها نمي توان توقع داشت که همه اين حوزه ها را پوشش دهد و با بهبود در تمامي حوزه هاي سازماني، همه مسائل سازماني را حل کند.



3. نظام پيشنهادها، نظامي براي تصميم گيري است.



اصولا نظام پيشنهادها، نظامي است که از طريق ايجاد فرهنگي ارزشمند، با درگيري فکري کارکنان و مشارکت دادن آنان، فرصت ها و مشکلات کاري و سازماني را تشخيص مي دهد و با بهره گيري از فرصت ها و حذف مشکلات به بهبود کيفيت محصول و خدمات مي پردازد.در اين فرآيند، کارکنان با پيشنهادها و ايده هايشان از طريق تصميم سازي، شرايط و زمينه هاي مطلوب را براي تصميم گيري مديران فراهم مي کنند. به عبارت ديگر نظام پيشنهادها، نظامي است براي تصميم سازي نه تصميم گيري.در مجموع، براي پيشبرد اهداف نظام پيشنهادها و افزايش کارائي و اثربخشي آن، لزوم شناخت کافي و به دست آوردن دانش و آگاهي نسبت به فلسفه وجودي و ابعاد و چارچوب نظام پيشنهادها از سوي مديران براي قرارگرفتن در مسير صحيح و اصولي، امري ضروري و حياتي است.لذا ضروريست در کنار آموزش کارکنان، ارزيابان و کارشناسان، اعضاي کميته ها و شوراها، مديران ارشد و مياني نيز در برنامه ريزيهاي آموزشي نظام پيشنهادها مورد توجه ويژه قرار بگيرند.



مزيت اجرايي نظام پيشنهادها نسبت به ساير برنامه هاي مشاركت جو



نظام ارائه پيشنهادات به دليل برخي خصوصيات و مزيتهاي ذاتي آن، در حال حاضر يكي از مناسبترين، مطمئن ترين و قابل دسترس ترين برنامه هاي مشاركت جو در كشورمان به شمار مي آيد. مهمترين اين مزيتها عبارتند از:



1) روش استفاده از اين نظام مي تواند هم به صورت (فردي) اجرا شود و هم به صورت (گروهي). ازاين رو محدوديتي در كار نيست و همه افراد مي توانند به هر صورتي كه بهتر از عهده كار بر مي آيند- چه فردي و چه گروهي– پيشنهادهاي خود را ارائه دهند. بويژه آنكه يك فرد ممكن است گاهي پيشنهادي داشته باشد كه ارائه آن به صورت فردي مناسب تر باشد و در مورد ديگر پيشنهادش زماني عملي تر و مفيد تر خواهد بود كه بصورت گروهي ارائه شود. لذا اجراي اين نظام ، آزادي عمل لازم را فراهم مي آورد كه پيشنهادهاي گوناگون در هرصورت قابل ارائه باشد و در هيچ موردي يك پيشنهاد مفيد، در حصار محدوديتها از بين نرود.

2) استفاده از اين نظام، نياز به آموزشهاي خاص قبلي ندارد. البته اين موضوع ارزش و اهميت آموزش را نفي نمي كند، زيرا داشتن آموزش در هر حال مي تواند مفيد و مؤثر باشد. منتهي بحث در اين است كه با اجراي اين روش، افرادي هم كه آموزشهاي خاص قبلي ندارند، از مشاركت در اين نظام كنار گذاشته نمي شوند. زيرا به تجربه ديده شده است كه افراد فاقد آموزش نيز پيشنهادهاي مفيد و ارزنده ارائه داده اند.

3) حوزه فعاليت در اين نظام مي تواند هم آزاد و گسترده باشد و هم مي تواند در قالبي خاص و محدود ارائه شود . فعاليت گسترده بدين معني است كه كاركنان آزاد هستند تا هر گونه پيشنهادي را كه در جهت بهبود كارها و پيشرفت اهداف سازمان ، به عنوان ابداعات و ابتكارات شخصي به ذهنشان مي رسد ، به هر شكلي كه خود مناسب مي دانند ، ارائه دهند.در اين قسمت ، لازم نيست كه قبلاً زمينه هاي خاصي به كاركنان القاء شده باشد و دامنه فعاليتهاي ذهني آنها به همان زمينه محدود شود .حال آنكه منظور از فعاليت خاص و محدود آن است كه هنگام بروز مسائل و مشكلات خاص ، مديريت سازمان از كاركنان مي خواهد تا براي حل همان مسئله راه حل هايي پيدا كنند و آنچه را كه به ذهنشان مي رسد ، به عنوان پيشنهاد خود ارائه دهند . وجود اين آزادي عمل ، دست كاركنان را باز مي گذارد تا در هر زمينه اي كه توانايي و آمادگي همفكري دارند به مشاركت و ارائه پيشنهاد بپردازند.

4) براي پياده كردن اين نظام هزينه گزافي مورد نياز نيست. زيرا كافي است هر پيشنهادي به ساده ترين صورت بر روي فرمهاي مخصوص نوشته شود و در اختيار مسؤلان مربوطه قرار گيرد.

5) سادگي اين نظام، خود ويژگي مهم و ارزنده اي است كه امكان پياده كردن آن را در سطح صنايع مختلف با فعاليتهاي گوناگون فراهم مي كند. همچنين زمينه مسائدي است براي آموزش و جهت دادن كاركنان به منظور استفاده از نظامهاي فني تر و پيشرفته تر، مانند نظام مديرت كيفيت جامع.

6) در اين نظام، كاركنان مي توانند هم در كاري كه مستقيماً مربوط به خودشان است نظر بدهند و هم مي توانند در هر مورد ديگري كه پيشنهاد داشته باشند ارائه نظر كنند. لذا حوزه فعاليت اين نظام مي تواند هم محدود و هم گسترده باشد.

7) پيشنهاد دهنده مي تواند در تمامي مراحلي كه پيشنهاد وي ارزيابي مي شود، حظور يابد و اظهار نظر كند.

در اين نظام، تشويق مادي و معنوي ، هر كدام جاي خود را دارد و بنا به ضرورت از هر دو يا يكي از آنها استفاده ميشود.

9) مزاياي تشكيل نظام مديريت مشاركتي و پيشنهادات:

10) سرمايه هاي اصلي هرمجموعه نيروهاي انساني آن سازمان است وهرمحصول يا خدمتي كه توسط هرسازمان توليدي با خدماتي ارائه مي گردد به عنوان هويت آن سازمان ومظهرعملكرديكايك اعضاء آن است. رويكرد مديريت مشاركتي و نظام پيشنهادات مزاياي بالقوه چندي را دربردارد كه شايد مهمترين آنها آنگيزش بيشتر،‌رضاينمندي، كيفيت بهتر تصميم گيري وكاهش مقاومت درمقابل تغيير مي باشد. درزير به بعضي از عوامل تاثير گذار اصلي در فرآيند توسعه انساني ودرنتيجه فرآيند توسعه كلي اشاره مي شود.

11) افزايش‏سطح خلاقيت ونوآوري: اين نظام به لحاظ ويژگيها ونتايج خود بستر مناسبي را براي شكوفائي استعدادها و پرورش تواناييهاي بالقوه خلاقيت و نوآوري سازمان فراهم مي كند.

12) افزايش سطح رضايت شغلي: افراد چونكه ازلحاظ دروني وبيروني ونيزازجنبه هاي مادي ومعنوي موردتشويق قرارميگيرند بنابراين درمجموع سطح رضايتمندي شغلي آنان افزايش مي يابد.

13) ايجاد روحيه گروهي كاركردن: مشاركت درتصميمات به پرسنل مي آموزد كه بايد به نظرديگران احترام بگذارد.

14) خودباوري: مشاركت خودباوري واعتماد به نفس را تقويت ميكند.

15) افزايش سطح انگيزش شغلي: هنگامي كه كاركنان درتعيين،‌ تدوين وتصويب دستورالعمل ها و برنامه هاي كاري مشاركت داشته ودرتصميم گيريها نقش تعيين كننده فعال را دارند در نتيجه باعث افزايش سطح انگيزش شغلي در كاركنان مي شود.

16) توسعه مهارت ها وافزايش سطح دانش واطلاعات: حل مشكلات به توسعه مهارت ها كمك مي‏كندوباعث انگيزش‏و سوق‏دهي‏افراد به سمت يادگيري بيشتروارتقاء‌سطح دانش شغلي مي‏گردد.

17) كاهش نظارت مديران سطوح بالاتر: باگسترش روحية‌ خود مديريتي وبسط مهارت ها نياز به نظارت سطوح بالايي سازمان كاهش مي يابد.

18) كاهش تنش ها: رضايت پرسنلي وتوسعه فرهنگ ارتباطات درسطوح مختلف تنش هاي فردي را تخفيف مي دهد.

19) كمك به بهبود كيفيت كالاها وخدمات: وقتي كاركنان خود در تصميمات شركت باشند همراه با انگيزه بيشتر براي نيل به نتايج مطلوب بطرف خود مديريتي كشيده مي شوند. بنابراين بستر فرهنگ مديريت كيفيت فراگير هموارگشته و كيفيت كالاها وخدمات بهبود مي يابد.

20) كمك به ارتقاء‌سطح بهره وري: مشاركت باعث بهبود كيفيت،‌ ضايعات،‌ دوباره كاريها مي شود و ساير ضررهاي كيفيتي را كاهش مي دهد در نتيجه با افزايش كمي وكيفي خروجي ها ارتقاء‌ سطح بهره وري را ممكن مي سازد.



تمايز نظام پيشنهادات و صندوق نظرات و انتقادات

عده اي بر اين تصورند كه نظام پيشنهادها همان نصب صندوق براي جمع آوري نظرات و شكايات كاركنان مي باشد اما كاملاً متفاوت است. صندق شكايات و نظرات در بهترين حالت خود صرفاً يك وسيله ارتباط زير دستان با مافوق خود خواهد بود. اگر نصب چنين صندوقهايي جدي گرفته شود كاركنان از مشكلات و نارسايي خود و محيط، گله و شكايت از نظامهاي كاري، از همكاران، بي عدالتي هايي كه به آنها مي شود و .... يادداشتهايي در صندوق قرار مي دهند. در چنين حالتي يك بازخور خوبي از وضعيت رضايت كاركنان براي مديريت فراهم مي آيد. اما هدف نظام پيشنهادات بسيار فراتر از فراهم آوردن بازخور خوبي از وضعيت رضايت كاركنان است.



نظام پيشنهادات هدف اساسي توسعه منابع انساني را دنبال مي كند. در حقيقت ارائه نظام پيشنهادات راهي براي رشد و توسعه نيروي انساني و بهره گيري بهينه از منابع و به تبع آن ارتقا و توسعه سازمان، قلمداد مي شود. در نظام پيشنهادات تمامي كاركنان به مشاركت در حل مسائل سازمان علاقمند خواهند شد. در اين مرحله جرقه بسياري از ايده هاي مناسب در ذهن زده مي شود. زيرا فقط انسان مي تواند خالق ايده و نظر باشد كه ذهن او عميقاً درگير مساله شود و اين درگيري ذهن فقط با احساس عميق مسؤليت عملي است.



اگرچه ممكن است در مراحل اوليه بكارگيري اين نظام ، كاركنان تفاوت آن را با صندوق شكايات و پيشنهادها درك نكنند و سازمان بجاي پيشنهادهاي منطقي با انبوهي از شكايات و گله ها و يا ايده پردازيها و خيالبافيها مواجه شود. اما قطعاً اگر مكانيزمهاي اجرايي نظام، درست طراحي شده باشد و مديريت سازمان كاملاً نسبت به اهداف آن توجيه شده باشد با صبر و حوصله و با گذشت زمان، كاركنان با دريافت عكس العمل هاي منطقي از سوي سازمان به خوبي اهداف نظام را درك كرده ، پيشنهادات مناسب ارائه خواهند كرد.



از سوي ديگر نظام پيشنهادات صرفاً ارسال دعوتنامه و يا بخشنامه براي پيشنهاد دادن نيست. بلكه از اين جهت نام نظام بر آن گذاشته اند كه تمام موارد اجرايي نظير چگونگي پيشنهاد دادن، نحوه ارزيابي و پاسخگويي، مكانيزم تشويق ها، حوزه هاي پيشنهادات و .... از قبل باتوجه به ويژگيهاي سازمان پيش بيني و طراحي مي شود.



نتيجه گيري

با مشارکت دادن کارکنان در امر سازماني مي توان نتايج و پيامدهاي همه جانبه اي را براي سازمان و کارکنان آن فراهم آورد. در نظام مشارکت سازماني، مديران و کارکنان به تبادل نظر با يکديگر مي پردازند و همين امر منجر به ايجاد محيطي دوستانه و توام با اعتماد اطمينان متقابل در سازمان مي و شود. کارکنان با مشارکت در کارها، خود را در سود و زيان سازمان سهيم مي سازند و همه تلاش خود را با کمک مديران جهت افزايش کارآيي و اثربخشي سازماني به کار مي گيرند.



در نظام مشارکت سازماني، مديران براي رسيدن به هدفهايشان با راه حلهاي پيشنهادي بسياري از سوي کارکنان مواجه مي شوند که پس از ارزيابي آنها مي توانند بهترين راه حل ممکن را انتخاب کنند. بايد توجه داشت که در شيوه هاي مشارکتي، را ه حلهاي پيشنهادي کارکنان اجرا شود و تشويق مالي و معنوي مناسب از پيشنهاد دهندگان به عمل آيد. نکته مهم در بکارگيري شيوه هاي مشارکتي توجه به موانع و دشواريهاي فراروي مديران در سازمانهاست زيرا با کسب آگاهي در زمين ههاي اجرايي و درک صحيح موانع، بهتر مي توان به رويارويي با آنها پرداخت. ضمناً بايد زمينه هاي لازم اقتصادي، فرهنگي، سياسي، ساختاري و … را براي اجراي موفقيت آميز اين نظام فراهم کرد تا اجراي آن با وقفه و بحران مواجه نشود.