تعريف گزارش :
درباره گزارش تعريفهاي گوناگوني شده است كه كوتاهترين آن اينست : گزارش انتقال پاره‌اي از اطلاعات است به كسي كه اطلاعي از آن ندارد يا آگاهي آن كامل و كافي نيست.
تفاوت مقاله با خبر و گزارش :
مقاله اغلب جنبه تفسيري دارد و طبعا منظر و عقيده خاص نويسنده را درباره موضوع مقاله بيان مي‌كند /اما خبر امري تازه يا وقوع حادثه‌اي را به آگاهي مي‌رساند. /در گزارش نيز نويسنده سعي در نشان دادن امور محسوس است.
گزارش‌نويسي چيست؟
فني است كه پيام را به سرعت(كمي) ، صحت(كيفي) و روشني به خواننده مي رساند.
هر گزارش يا پژوهش بايد پاسخگوي سه پرسش باشد :
1- چه مي‌خواهيم بنويسيم؟
2- به چه ترتيبي بايد بنويسيم؟
3- چگونه بنويسيم؟
پيش از پاسخگويي به اين سه پرسش ، نيازمند آشنايي با مراحل نگارش گزارش هستيم كه به ترتيب عبارتند از :
1- تفكر و دقت 2- طرح 3- جمع‌آوري اطلاعات 4- تهيه پيش‌نويس 5- حك و اصلاح پيش‌نويس 6- پاكنويس
1- تفكر و دقت : تفكر و دقت پايه هر گزارشي است، براي اينكه بدانيم چه مي‌خواهيم بنويسيم نيازمند شناخت از ابعاد مختلف نوشته خود هستيم.تفكر و دقت پاسخگوي بخش اول پرسشهاي سه‌گانه ما يعني "چه مي‌خواهيم بنويسيم " خواهد بود.
2- طرح : طرح پاسخ دو پرسش ديگر ما را مي‌دهد يعني به ما مي گويد كه به "چه ترتيبي بايد بنويسيم".
طرح‌ريزي گزارش ، بيمه‌نامه گزارشگر است تا از محدوده هدف و موضوع گزارش انحراف نيابد. در طرح گزارش نخست فهرست فكرها، ديدگاهها و نظرات در يك ستون آورده مي‌شود.رعايت تقدم و تاخر مطالب در اين مرحله اهميت چنداني ندارد.يعني در اين مرحله نويسنده گزارش هر آن، مطلب و موضوعي كه در مورد گزارش مي‌باشد و به دستش مي‌رسد بدون رعايت توالي ثبت مي‌كند.با انجام اين عمل و گذشتن از اين بخش از مراحل گزارش و نگارش نويسنده گزارش به يك اجتهاد فكري خواهد رسيد كه بر اساس شناخت اين مواد اوليه گزارش كه در قسمت طرح جمع‌آوري شده است بايد در نوشتن گزارش خود چه ترتيبي را رعايت كند و سپس چگونه بنويسد تا به هدف گزارش كه نتيجه‌گيري مستدل مي‌باشد دست يابد.
3- جمع‌آوري اطلاعات : اين مرحله شامل تجميع كليه مطالبي است كه در تنظيم گزارش به كار نويسنده مي‌آيد، اين بخش وسيله‌اي براي محتوا‌بخشي به گزارش مي‌باشد.
4- تهيه پيش‌نويس : در اين مرحله از گزارش‌نويسي طرح و اطلاعات جمع‌آوري شده منظم و بر اساس هدف‌گزاري ، گزارش تنظيم و مرتب مي‌گردد.
5- حك و اصلاح پيش‌نويس : در اين مرحله بازديد نهايي از پيش‌نويس صورت مي‌پذيرد تا اگر نكته‌اي از قلم افتاده باشد آورده و يا اگر مطلبي به صورت تكراري ذكر شده باشد حذف و متن به صورت كامل ويرايش گردد.
6- پاكنويس : متن نهايي پاكنويس مي گردد.

انواع گزارش :
1- گزارش خبري 2- گزارش غير خبري
گزارش خبري : گزارش خبري نوعي تكنيك انتقال پيام به مخاطب از جريان يك واقعه يا رويداد اجتماعي ، سياسي ، اقتصادي و فرهنگي مي‌باشد كه در آن ابتدا خبر يك رويداد مهم اتفاق افتاده شده در سطح جامعه ارائه مي‌گردد.، سپس تهيه‌كننده گزارش به سراغ آن رفته و از زواياي گوناگون به آن مي‌پردازد.
 گزارش خبري گزارشي است كه بيشتر جنبه توصيفي و گاه جنبه تحقيقي/ توصيفي دارد.
 گزارش غير خبري : نوعي تكنيك انتقال پيام به مخاطب است كه در آن گزارشگر به تحقيق، توصيف يا تحقيق و توصيف يك رويداد مي‌پردازد.
 انواع گزارش غيرخبري :
 الف) تحقيقي ب) توصيفي ج) تحقيقيت /توصيفي

تفاوتهاي گزارشهاي تحقيقي و توصيفي :
1-گزارشهاي تحقيقي حاصل يافته‌هاي علمي و مستندات است اما گزارشهاي توصيفي حاصل تحليل و ادراكات حسي گزارشگر است.
2-گزارشهاي تحقيقي در رسانه‌هاي تخصصي بيشتر كاربرد دارند اما گزارشهاي توصيفي در رسانه‌هاي عام.
3-گزارشهاي تحقيقي بيشتر به ريشه‌يابي مطالب مي‌پردازد و وارد عمق موضوعات مي‌شود در حالي كه گزارشهاي توصيفي در سطح موضوعات حركت مي‌كند.
4-گزارشهاي تحقيقي مستقيما با درك عقلاني مخاطب در ارتباطند در حالي كه گزارشهاي توصيفي در ابتدا با درك حسي و بعد با درك عقلاني مخاطب در ارتباطند.
ساده و روان‌نويس : يعني در تهيه چكيده از زبان معيار استفاده شود. از آوردن جملات و اصطلاحات غير مسطلح خودداري شود ، همچنين در اين امر از بكار بردن واژگان گنگ و نامفهوم به شدت خودداري شود.

ويرايش چيست و ويراستار كيست؟
ويراستن در لغت به معناي پيراستن است، ويرايش اسم مصدر است از بن مضارع ويراي و در اصطلاح به معني بررسي نوشته‌ها و برطرف ساختن ضعف‌ها و جبران كمبودهاي نوشته است.
ويراستار صفت فاعلي است از بن فعل مضارع ويراست ، به معناي كسي كه كار ويراستاري را انجام مي‌دهد و از نظر قالب و محتوا به نوشته نظم و انسجام مي‌بخشد و ضعف و كمبود آن را جبران مي‌كند.
ويراستاري اسم مصدر است و ياي آن ياء مصدري است به معني پيراستن نوشته از هر ضعف و كمبود و نارسايي و آراستن آن به ضرروتهاي فني و معنوي وظايف اصلي ويراستار يا ويرايشگر است.

وظايف كلي ويراستار :
ويراستار محتواي هر اثر را از جهات فني و معنايي بررسي مي‌كند.
هرگاه آن اثر تاليف باشد به ارزش و اعتبار علمي آن از جهات منابع و اسناد و طرز استفاده آنها و همچنين به چگونگي فصل‌بندي ، تدوين ، تناسب و توازن فصلها و مطابقت محتواي اثر با مقصود نويسنده توجهي ظريف و همه جانبه معمول مي‌دارد و
هرگاه آن اثر ترجمه باشد آنرا با اصل مقابله مي‌كنند و ميزان دقت و مهارت مترجم را در نقل معاني و مفاهيم و گزينش معادلها و يكدستي در كاربرد الفاظ و همچنين درستي ضبط و رواني بيان مي‌سنجد.

ويراستار عموما از دو ديدگاه فني و محتوايي به ويرايش يك اثر مي‌پردازد :
الف) ويرايش فني :
اين مرحله شامل مواردي است كه وظايف فراگير و گسترده ويراستار را معرفي مي‌كند. اين موارد عبارتند از :
1- توجه به ساختار نگارش كتاب كه شامل مواردي چون رعايت فاصله فهرست، رعايت فاصله صفحه‌هاي اهدا و سپاسگزاري، رعايت فاصله و جايگاه پيش‌گفتار، رعايت فاصله صفحه يا صفحه‌هاي مقدمه با متن، رعايت فاصله بخشها و فصلها
2- رعايت نشانه‌گذاري :‌شامل ( ويرگول ، نقطه، نقطه ويرگول، پرانتز، گيومه و ... علامت تعليق)
3 بررسي فهرست موضوعي و اعلام.
4-توجه به واژه‌نامه كتاب،
5-معرفي منابع و ماخذ
6- شكسته ننوشتن و رعايت فاصله هر واژه و جمله نسبت به واژه‌ها و جمله‌هاي پيش و پس
7- شناختن آئين و فلسفه ويراستاري در دو بعد فني و معنوي
8- بدست آوردن ضبط لاتيني نامها يا معادل خارجي
9- اشراف بر كار صفحه آرايي
10- تهيه و تنظيم مقدمه ناشر در صورت نياز

ب)ويرايش محتوايي :
اين مرحله كاري است بسيار دقيق و ظريف با مطالعه اثر نويسنده يا مترجم. ويراستار تا حدودي به حريم سبك صاحب اثر نزديك مي‌شود، آزادي ويراستار در اين مرحله محدود است و نمي‌تواند با اعمال سليقه به تغيير سبك نويسنده يا مترجم بپردازد.زيرا هر اثري نماينده سبك و طرز تعبير صاحب اثر است نه نماينده سبك ويراستار آن.ويراستار مي‌تواند هر گونه كاستي و نادرستي نحوي و زباني را پس از مراجعه به منابع معتبر اصلاح كند. ادب ويراستاري حكم مي‌كند كه ويراستار متن ويرايش شده يا صفحه‌هايي از آنرا به صاحب اثر ارائه كند و نظر او را جلب نمايد.