کاربینی حسابداری،علیرضا حیدری

• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط علیرضا حیدری

بازدید: 20288

دانشگاه جامع علمی کاربردی

 

گزارش کاربینی

تهیه وتنظیم:علیرضا حیدری

مقطع:کارشناسی

 

مقدمه

 

حقیقت این است؛ صنعت رستوران‌داری بسـیار پر ریسک است. یک مطالعه در دانشگاه کرنل آمریکا (Cornell) که معتبرترین دانشگاه برای صنعت مهمان‌نوازی (Hospitality Industry) در دنیاست، نشان می‌دهد که تقریباً یک چهارم رستوران‌هایی که به تازگی راه‌اندازی می‌شوند، در همان سال اول افتتاح ورشکست می‌شوند. جالب اینجاست که بدانید این نسبت در سال دوم دو برابر است! این یعنی نیمی از رستوران‌هایی که در سال دوم افتتاح خود هستند در معرض ورشکستگی قرار دارند. البته باید در نظر داشت این پژوهش در آمریکا انجام شده ولی نتایج در ایران هم تفاوت آنچنانی ندارد. رشد بسیار زیاد رستوران‌های سطح شهر تهران و بسیاری از شهرهای بزرگ، نزدیک به اشباع شدن این صنعت را نیز گوشزد می‌کند و هر چه به این سمت حرکت کنیم، کار رستوران‌دارهای تازه‌کار سخت‌تر و پیچیده‌تر میشود.رستوران گیلانه درسال 1380 به عنوان اولین رستوران لبنانی تاسیس گردید و مورد استقبال مردم قرار گرفت و بعدا که رستوران های متعدد لبنانی دیگری در جای جای شهر افتتاح شد، تصمیم بر این شد که متنوع تر عمل شود و به منظور ایجاد فضایی سنتی و در عین حال شکیل با ارائه ترکیبی از غداهای اصیل ایرانی و بعضا غذاهای مدیترانه رستورانی گیلانی تاسیس شود و پس از تحقیقات زیاد آشپزی توسط تیم مدیریت سس های بی ضررو پر از ویتامین مانند رب انار و نارنج و سرکه های خرما و بالزامیک و سبزیجات محلی طعم داردر غذاها استفاده شود. از آن سال تاکنون این مجموعه بسیار با قدرت به کار خود ادامه داده است و هم اکنون با توجه به رقبا توانسته جزء بهترین رستورانهای گیلکی در سطح شهر تهران شود، به طوری که فست فود گیلانه و کیترینگ گیلانه نیز اکنون در حال فعالیت میباشد.

 

ساختمان رستوران گیلانه :

 

مسلماً از مهمترین دلایل انتخاب یک رستوران توسط مشتری پاکیزگی و زیبایی فضای آن می باشد که این مهم در مجموعه گیلانه به نحو قابل توجه ای رعایت شده است، فضای رستوران گیلانه علاوه بر رعایت بهداشت و پاکیزگی دارای سبک سنتی و ویژه ایی است که مشتری را ترغیب به امتحان غذاهای سنتی و گیلکی این رستوران میکند.سالن رستوران گیلانه از میزهای چندنفره و دونفره سنتی و گارسون های تعلیم دیده و تحصیلکرده تشکیل شده است و به سبکی مدرن درخواست های مشتری هارا اعمال میکنند در واقع مدیریت رستوران گیلانه با ادغام سبک مدرن و سنتی فضایی دلنشین برای مهمانان و مشتریان خود فراهم آورده است.

 

پرسنل رستوران گیلانه :

 

پرسنل مجموعه گیلانه از مدیران،بخش حسابداری، مدیران بخشها، صندوق دارها، گارسونها، کمک گارسونها، پیک، سرآشپزها، آشپزهاو کارگران ساده تشکیل شده است که بخشی در رستوران گیلانه و بخشی در فست فود و کیترینگ گیلانه مشغول به فعالیت هستند و رابطه میان مدیران و پرسنل گیلانه بسیار مطلوب و دوستانه می باشد.

راه اندازی واحد حسابداری رستوران شامل:

 

 

 

 

انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .

دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .

نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت روزانه از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.

تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .

نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .

محاسبه وصدور اسناد پرداخت  و کـنترل حسابهای مربوط به  پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .

تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به  حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .

ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل)براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

شرایط محیط کار:

مدیریت گیلانه برای اصلی ترین بخش خود یعنی حسابداری محیطی آرام و بدور از هیاهوی رستوران فراهم آورده ، برای این منظور از واحدی مجزا به نام واحد اداری استفاده کرده است که بتواند آرامش و سکون را برای حسابداران خود محیا کند، در این واحد که بدور از رستوران اصلی می باشد مدیریت کل و مدیران بخشها و بخش تضمین کیفیت و مسئولین دفتری استقرار دارند.

چگونگی و نحوه استخدام :

مجموعه گیلانه پس از احساس نیاز به نیرو و کمبود آن در قسمتی ، در روزنامه همشهری آگهی و پس از بررسی های نهایی توسط مسئولان بخش مربوطه، اقدام به استخدام نیرو می کنند و پس از طی دوره آموزشی و آزمایشی قرارداد می بندند و سپس اسامی پرسنل جدید را به امور مالی و قسمت حسابداری اعلام میکنند.

نرم افزار مورد استفاده در سیستم حسابداری :

این مجموعه از نرم افزارجامع خبره استفاده میکند.که شکل آنرا در ذیل مشاهده میکنید.

 

که این سیستم از منوهای اصلی خرید ، فروش ، تولید ، دریافت ، پرداخت ، حسابداری ، انبار، حقوق و دستمزد ، اموال و گزارشات تشکیل شده است .اقلام مورد نیاز در طول روز توسط مامور خرید خریداری شده و به انباردار تحویل داده و فاکتورش تائید می شود که توسط مسئول انبار فاکتورها به بخش حسابداری ارجاع داده میشود و در سیستم خرید ثبت میگردد و یک روکش سند ضمیمه فاکتور می گردد. در شکل زیر منوی خرید این سیستم را مشاهده می نمایید:

 

 

 

 

فاکتورهایی که بصورت غیر نقدی می باشند معمولاً هفته ایی یکبار توسط واحد حسابداری به مدیریت گزارش داده شده و دستور چک صادر گردیده در سیستم حسابداری ثبت می شود و به فروشنده تسلیم و رسید می شود.لازم به ذکر است تمامی چک های صادر شده این مجموعه به دلیل امنیت بیشتر دستی صادرنمی گردد و از نرم افزار چک چاپ استفاده میشود.

فروش:

در پایان روز فاکتورهایی که توسط صندوقدار جمع آوری شده است به واحد مالی تحویل داده شده و در سیستم ثبت می گردد.

حقوق و دستمزد:

پرسنل به شکل زیر به سیستم معرفی میگردد:

 

پس از اخذ گزارش از دستگاه ساعت زن نسبت به عملکرد هر پرسنل اقدام می گردد و ثبت های مربوطه صورت می پذیرد و تمامی پرسنل در بدو استخدام موظف می باشند حساب در بانک مورد نظر باز نموده تا در پایان ماه حقوق خود را دریافت نمایند.

وهنگامی که ثبت های مربوطه انجام پذیرفت نسبت به صدور فیش حقوقی اقدام میشود و درآخر چک حقوق ها صادر و به بانک تسلیم می گردد و برگه واریزی هر شخص در پرونده وی بایگانی میشود. یک نمونه از فیش حقوقی این مجموعه در زیر آورده شده است:

 

 

 

 

 

انبارداری :

انبارداری از بخشهای مهم درهرمجموعه ای است چرا که بخشی از سرمایه هر مجموعه در آن نگهداری میشود.انباردار نیز وظیفه سنگین و خطیری برعهده دارد و انباردار باید از دقت و ذکاوت بالایی برخوردار باشد، انبارداری یک رستوران با انبارداری یک شرکت وارد کننده موتور برق متفاوت است ، انباردار رستوران باید از سیستم اولین صادره از اولین وارده استفاده کند به جهت اینکه موادی که دارای تاریخ انقضاء هستند مهلت آنها تمام نشود ولی یک موتور برق تاریخ انقضا ندارد و فقط ورود و خروج آن است که نیاز به دقت دارد و شرایط نگهداری مواد غذایی با کالاهای دیگر متفاوت است و نیاز به زمان بندی و مکان مناسبی است.

در مجموعه گیلانه اقلام جهت ورود به آشپزخانه ابتدا وارد انبار میشود و توسط انباردار رسید میگردد، روزانه هر آشپز اول شیفت کسریهای خود را چک کرده و برگه درخواست کالا از انبار را تکمیل کرده و به امضاء مسئول آشپزخانه می رساند و این برگه به انبار جهت تحویل اقلام فرستاده میشود و انبار دار اقلام را حاضرکرده و حواله خروج صادر میکند سپس تحویل آشپزخانه داده، توسط مسئول آشپزخانه برگه حواله امضا می شود و بایگانی می گردد.

تنخواه گردانها:

صندوق دارهای شیفت صبح و شیفت شب جهت پرداخت هزینه های پیش بینی نشده نیاز به تنخواه دارند که مبلغی وجه نقد به آنها داده میشود تا در صورت نیاز از آن استفاده کنند و در آخر فاکتورهای پرداخت شده را جمع آوری کرده و تحویل حسابداری می دهند پس از بررسی توسط حسابدارو تائید مدیریت، نسبت به شارژ آن اقدام میشود.

و در انتها:

در تعجب هستم چطوربعضی از مدیران فراموش مي کنند که مجموعه عوامل دست اندرکار به موفقيت رستوران خواهد انجاميد و بي شک، يکي از مهم ترين عوامل موفقيت يک رستوراناستفاده از روش هاي حسابداري کارآمد است، آن هم فارغ از اينکه آن رستوران (کوچک يا بزرگ) در چه حيطه اي فعاليت دارد. فکر نکنيد منظورم از کلمه حسابداري چيز خيلي عجيب و غريبي است. حسابداري همانقدر براي يک مغازه محلي کوچک ضروري است که براي حسابرسي در امور مملکتي. البته حجم کار در اين دو مثال با هم متفاوت است اما ماهيت و ضرروت يکساني دارند. به بيان ديگر، وقتي رستورانی نمي تواند حساب هاي مالي خود را به خوبي ثبت و بايگاني کند، مثل اين است که دارند به عمد با «چشم هاي بسته» و سرعت بالاماشين مسابقه شان را مي رانند و انتظار دارند که برنده هم بشوند. اين افراد (مديران) فقط سرعت را به عنوان عامل موفقيت پذيرفته اند و عوامل ديگر را حذف کرده اند. شايد براي لحظات اندکي همه چيز خوب پيش برود و شما احساس کنيد داريد برنده مي شويد، اما ناگهان تصادف خواهيد کرد و تمام ماشين مسابقه تان در آتش خواهد سوخت، آن هم آتشي که خودتان به عمد و از روي سهل انگاري ايجاد کرديد. برآورد هزینه راه اندازی به تفکیک اموال و اثاثیه ،هزینه ها و...،برآورد قیمت تمام شده هر منو،گزارشات مختلف مالی هزینه ها،فروش،مواد مصرفی،بررسی صندوق روزانه و حسابرسی هزینه ها،گزارش کسورات احتمالی ،حقوق و دستمزد پرسنل و... در یک سیستم حسابداری از اولین گام با ما خواهد بود.