جمعه, 10 فروردين 1403

 



موضوع: جزوه درس اصول سرپرستی

جزوه درس اصول سرپرستی 10 سال 11 ماه ago #3115

  • علیرضا لک
  • علیرضا لک's Avatar
  • آفلاين
  • دانشجو
  • ارسال ها: 79
  • Thank you received: 19
جزوه درس اصول سرپرستی روابط عمومی

در این روش فرد از تحلیل و بررسی بازده ها یا نتایج شروع می کند سپس داده ها یا منابع موجود را برای بدست آوردن بازده ها فهرست می کند و در مرحله بعد راه های ممکن برای تبدیل منابع موجود به بازده های مطلوب را مورد بررسی قرار میدهد.



ترغیب خلاقیت :

1. فضای خلاق

یکی از راه های مهم ظهور نوآوری بوجود آوردن فضای محرک خلاقیت است. بدین معنا که مدیریت باید همیشه آماده شنیدن ایده های جدید از هرکس در سازمان باشد در واقع سازمان باید در جستجوی این گونه فکرها باشد و تنها منتظر ارائه اندیشه های جدید گردد. برای اینکه خلاقیت به وقوع بپیوندد باید چنان نگرشی وجود داشته باشد تا از پیشنهادهائی که مبتنی بر تغییر شرایط موجود هستند استقبال کنند.



2. دادن وقت برای خلاقیت

موضوعات انحرافی ( غیر اصلی ) در محیط کار اغلب مدیران و کارکنان را از خلاق بودن باز میدارد. برخورد با مسائل فوری و فوتی ممکن است بیشتر وقت روزانه فرد را بگیرد. اغلب فرصتی که باقی می ماند یا اندک است یا هیچ فرصتی برای تفکر خلاق نمی ماند برای مبارزه با این مسائل بعضی از سازمانها و شرکت ها در طول هفته زمانی را برای اندیشیدن اختصاص میدهند.



3. برقراری سیستم پیشنهادات

یکی از روش های ترغیب خلاقیت برقراری سیستم دریافت پیشنهادات است بدین ترتیب روشی برای ارائه پیشنهادها فراهم میشود که آنرا در اصطلاح روزمره صندوق پیشنهادات می گویند که مدیر برای ایجاد خلاقیت باید فردی که بهترین پیشنهاد را مطرح نموده است در غالب پاداش مادی و معنوی آنرا تشویق نماید تا این موضوع برای بقیه کارکنان ایجاد ترغیب نماید.



4. ایجاد واحد مخصوص خلاقیت

گاهی گروهی خاصی از کارکنان برای نوآوری و خلاقیت استخدام میشود و در بعضی از سازمانها این گروه را واحد تحقیق و توسعه می نامند این گونه واحدها وقتشان را صرف یافتن ایده های جدید برای ارائه خدمات یا ساختن محصول می کنند.







تعریف سازمان :

1. سازمان عبارت است از همکاری و هماهنگی معقول افراد برای انجام مقاصد مشترکی که در پیش دارند.

2. سازمان عبارت است از کوشش جمعی و عمده عده ای از افراد که برای رسیدن به هدفی مشترک که هر یک از افراد به تنهائی از رسیدن به آن عاجز میباشند با یکدیگر همکاری و معاونت می نمایند.

3. رابینز سازمان را اینگونه تعریف کرده است : عبارت است از یک ساختار گروهی هماهنگ شده و آگاهانه که در آن فعالیت ها بصورت بنیادی و مداوم برای رسیدن به هدف کلی یا مجموعه ای از هدف های جریان دارد میداند.

4. سازمان از دیدگاه قرآن : مفاهیمی از قبیل قبیله، جمع ، قوم، ملت، حزب که به معنای امت و به جماعتی که دارای قصد و هدفی مشترک باشند اطلاق میشوند. بنابراین کلیه عمل مشترک باید بر مبنای فهم و شعور ، عمل ، طاعت و عصیان قائل باشد که استاد مطهری امت را با جامعه ( سازمان اجتماعی ) مترادف می داند.




عناصر مشترک در تعاریف سازمان :

1. همه سازمان برای نیل به هدف یا مجموعه ای از اهداف بوجود آمده است.

2. در سازمان ترکیبی از افراد و گروه ، گروه ها مطرح است.

3. سازمان از واحدهای یکپارچه و یگانه ای از فعالیت های منظم و هماهنگ تشکیل شده اند که کار و فعالیت خود را بطور منظم و هماهنگ هدایت می کنند میتوان گفت که هماهنگی یکی از ابزارهای مدیریتی است.

4. عقلانی و منطقی بودن

5. در سازمان فعالیت مستمر برای رسیدن به هدف مطرح است.

علل گسترش سازمان ها :

1. تنوع احتیاجات معنوی و مادی

2. گسترش علوم و افزایش دانش بشری

3. پیشرفت های صنعتی و فن آوری

4. تغییر روش تولید و اشکال زندگی

5. توسعه شهرنشینی

6. گسترش مشاغل ، حرفه های مختلف ضرورت تقسیم کار و استفاده از توانائی ها معلومات و مهارت ها در هر سازمان.



مجموعه فعالیتی که در فرآیند مدیریت و سرپرستی باید دنبال شود در پاسخ به سوال های ذیل میباشد :

1. چه باید کرد ( تعیین برنامه و تعیین اهداف و مقاصد )

2. کار چگونه صورت می پذیرد. ( خط و مشی ها، رویدادهای حاکم بر عملیات روش و فنون )

3. کار چگونه تقسیم خواهد شد. ( استفاده از منابع انسانی ، اختیارات، مسئولیت ها و تکالیف )

4. کار را چه کسی انجام خواهد داد.

5. کار با چه وسیله ای انجام می گیرد ( تجهیزات ، سرمایه و بودجه و تسهیلات )

6. کار چه وقت و در چه زمانی انجام می گیرد.

7. کار با چه کیفیتی باید انجام بگیرد. ( ملاک و استانداردهای بین المللی کجاست )

8. کار چگونه و با چه کیفیتی انجام گرفته است.



مبانی و اصول شناخته شده مدیریت و سرپرستی :

در بحث مدیریت مهمترین سوالاتی که مطرح میشود عبارت است از :

1. شناخت اصول و مبانی مدیریت

2. نقد و تحلیل دستاوردهای علمی عالمان و صاحب نظران

3. مطرح کردن اصول و مبانی مدیریت و سرپرستی اسلامی در سطح بین المللی

4. آشنائی دقیق با مبانی اسلام و رسیدن به دین باوری و خود باوری




نظریه x و Y :

این نظریه توسط مک گریگوری مطرح شده که این تئوری عبارت است از :



تئوری y :

1. اگر شرایط مطلوب باشد کار مثل بازی طبیعی است.

2. برای نیل به هدف سازمان کار جزء ضروریات است.

3. قابلیت برای خلاقیت در حل مشکلات سازمانی بطور نامحدود بین همه مردم توزیع شده است.

4. انگیزش در ستوه اجتماعی ، احترام و خودیابی و نیز سطوح فیزیولوژیکی و تامین ایجاد می کند.

5. مردم در نگاه y اصولاً افراد خلاق هستند به شرطی که بستر اولیه وجود داشته باشد.



تئوری x :

1. برای اغلب مردم کار ذاتاً نامطلوب است.

2. اغلب مردم تمایل اندکی به پذیرش مسئولیت دارند و ترجیح میدهند هدایت شوند.

3. اغلب مردم قابلیت اندکی برای خلاقیت و حل مشکل دارند.

4. اغلب مردم مایل هستند تحت کنترل باشند و یا هدایت شوند.



نگاهی به وضع جهان و اینکه ما در کجا هستیم :

سقوط یا نجات و آیا راه نجاتی جز پناه آوردن به راه خدا و رسول داریم. لذا به نکات ذیل در مدیریت نوین توجه کنید :

1. ابزار برای پیشرفت فراوان ولی امنیت عقب رفته است.

2. کتاب زیاد ولی حوصله مطالعه کم شده است.

3. مناره ها بلند، بلال ها کوتاه.

4. تجملات اصل و معنویات فرع .

5. درآمدها زیاد – آسایش کم.

6. علم رشد کرده ولی عاطفه ها تنزل یافته است.

7. خدمات توسعه یافته ولی صفا و صمیمیت کم رنگ شده است.

8. اظهار محبت زیاد ولی روح محبت کم شده است.

9. اتوبانها وسیع شده است ولیکن نقطه نظرها باریک شده است.

10. مقامها بلند ولی ارزش ها کم.

11. تحصیلات بلند ولی احساسات کم.

12. می آموزیم که چگونه درآمد اضافه کنیم اما چگونه زندگی کردن را بلد نیستیم.

13. شعار بیشتر – عشق کمتر.

14. در راه رفتن به کره ماه هستیم اما از رفتن به خانه همسایه غافل هستیم.

15. فضای خارج از زمین را فتح کرده ایم اما از فضای داخل خانه غافل هستیم.



ویژگی های سازمان های جدید در جامعه اطلاعاتی به قول پیتر :

1. مبتنی بر اطلاعات است.

2. غیر متمرکز است با این وجود از نظر فن آوری بشدت متمرکز است.

3. به سرعت قابل تطبیق و کاملاً چابک است.

4. خلاق، همکار، همراه با ساختار مبتنی بر کار گروهی است.

5. دارای کارکنان صاحب علم از هر قشر طبقه و تخصص و ملیتی هستیم.

6. نظارت بر خود دارد. که تنها از محیط بدون ابهام قدرتمند و دارای اصول اجرائی مشترک و اعتماد قبلی مشترک بر می آید.

در سال 2020 در هفتاد روز حجم دانش بشری دو برابر میشود اما مدیران گذشته سخت کوش تر و زرنگ تر از مدیران امروزی هستند.



مدیران روابط عمومی وقت شایستگی و مهارت انسانی را بدست می آورند که بتوانند به چهار عامل ذیل آگاهی داشته باشند :



1. شناخت گذشته انسانها یا شناخت رفتار گذشته افراد را بدانند.

2. استمرار رفتار خوب یا بد افراد.

3. پیش بینی رفتار آینده افراد .

4. چگونگی کنترل رفتار افراد.

5. سلسله نیازهای مازلو الف ) خودشکوفائی

ب ) نیاز به احترام

ج) نیازهای اجتماعی

د) نیاز امنیت

هـ ) نیاز فیزیولوژیکی




تعریف مطالعه کار :

مطالعه کار شیوه علمی بررسی و تجزیه و تحلیل کار بطور منظم میباشد که موجب حذف فعالیت های غیر ضروری و رسیدن به روش های بهتر انجام کار است. مطالعه کار عبارتند از : بکارگیری تکنیک هائی مانند روش سنجی و کارسنجی برای بهبود کارآئی و افزایش اثربخشی در سازمان.

شیوه های مطالعه کار :

از شیوه ها و تکنیک های اصلی مطالعه کار (1) زمان سنجی (2) روش سنجی میباشد.



روش سنجی چیست ؟

عبارتند از ثبت منظم و بررسی دقیق روش های انجام کار و پیشنهادهای شیوه های اصلاحی به منظور افزایش بازدهی و کاهش هزینه و ساده تر کردن عملیات یا ثبت منظم و بررسی دقیق و انتقادی روش کار برای رسیدن به روش های آسانتر، موثرتر و ارزانتر.



اهداف روش سنجی :

هدف اصلی مطالعه روش کاهش عملیات غیر ضروری و ارتقاء کیفیت و کمیت تولید از طریق ایجاد روش های آسان و موثرتر میباشد. هدف های روش سنجی عبارتند از :

1. بهبود روش ها در کار

2. بهبود نحوه استقرار ماشین آلات

3. کاهش میزان خستگی کارکنان

4. استفاده بهتر از منابع و امکانات سازمان

5. سرعت بخشیدن به جابجائی مواد

6. کاهش مخاطرات و سوانح حین کار



مراحل مطالعه روش سنجی :

طرح شش مرحله ای برای بهتر کردن روش های کار عبارتند از :

1. انتخاب کردن 4. گسترش دادن

2. ثبت کردن 5. اجرا کردن

3. بررسی کردن 6. ابقاء

در مرحله اول انتخاب کردن :

1. کاری را که می توانید سریعاً انجام دهید.

2. کار را با امنیت انجام دهید.

3. کار را راحت انجام دهید.

4. حرکت های زیادی را حذف کنید.

5. گیر کار را هم رد کنید.



در مرحله دوم ثبت کردن :

1. همکاری اجرا کننده را بدست آورید.

2. کار را در حین انجام مشاهده کنید.

3. ار روش فعلی نمودار تهیه کنید.

4. اشکالات کار را یادداشت کنید.



مرحله سوم بررسی کردن :

1. ابتدا به فعالیت های مثبت فکر کنید.

2. در صورت لزوم به فعالیت های دیگر بپردازید.

3. در بعضی مواقع شک کنید .



بنابراین در حوزه حفاظت این نکات ضروری است :

1. چه چیزی انجام میشود. آیا لازم است چرا و چه ترتیبی بهتر است وجود داشته باشد.



در حوزه مراقبت :

1. کجا انجام میشود. 2. چرا در آنجا انجام میدهید. 3. چه جای بهتری وجود دارد.

در حوزه طرح :

1. چه موقع انجام میشود. 2. چرا در آن موقع 3. جه موقع دیگری بهتر است.



نقشه کارگاه :

1. چه شخصی انجام میدهد. 2. چرا آن شخص 3. چه شخص دیگری بهتر است انجام دهد.



مواد :

1. به چه طریق باید انجام شود. 2. چرا به آن طریق 3. چه طریق دیگری بهتر است انجام شود.





وظائف شغلی :

شغل عبارت است از کار یا مجموعه فعالیت هائی که شخص به منظور کسب سود، اخذ دستمزد یا حقوق انجام میدهد. به این ترتیب به هر کاری که شخص برای تامین معیشت خود انجام میدهد شغل محسوب می شود.



1. عنوان شغل یا موقعیت شغلی

وضع در شغل سمتی است که شخص در شغل خود دارد و عبارت است از کارفرما – کارگر حقوق بگیر – کارمند دولت یا کارآموزان بدون حقوق



2. شرح شغل

عبارت است از بیان مسئولیت و گویای کیفیت وظائف و مسئولیت هائی که برای یک شغل بخصوص ارائه میگردد. بطور خلاصه در این بیان گفته می شود که چه چیزی بایستی انجام شود – چگونه باید انجام شود- و فرد شاغل در مقابل واگذاری مسئولیت های شغلی چه وظائفی دارد.



3. شرح وظائف شغل

انجام وظائف شغلی متضمن صرف نیروی جسمی و فکری و شرح شغل بایستی مشخص شود که از لحاظ نیروی جسمی فرد شاغل چه وظائفی را برعهده دارد.



4.شرح چگونگی انجام شغل

چگونگی انجام وظائف مربوط به شغل منوط به روش هائی است که سازمان از پیش برای افراد شاغل تعیین کرده است. و در چنین فرآیندی مشخص می شود که از لحاظ مادی عملیات افراد شاغل مستلزم استفاده از چه ماشین ها، ابزارها و ادوات و تکنولوژی است.



اهداف شرح وظائف :

1. بخش ارزش کارها در اداره ، ارزیابی مشاغل و تقسیم کار بین افراد .

2. انتخاب و استخدام افراد واجد الشرایط در اداره امور افراد.

3. بررسی نحوه کار افراد و مقایسه کار انجام شده با کاری که باید انجام شود.

4. تعلیم افرادتازه وارد و آشنا نمودن آنها با وظائف محوله متناسب با شرح وظائف

5. تعیین دستمزد و حقوق بر مبنای تقسیم کار و وظائف و مسئولیت ها و بهبود استانداردهای کار.



مزایای شرح وظائف :

1. شاغل بخوبی میداند دستگاه از او چه انتظاراتی دارد.

2. احتیاج به سرپرستی و نظارت مستقیم در کار کمتر و در نتیجه سرپرست کمتر بهانه دخالت در کار زیردست را خواهد داشت.

3. علم به اینکه از شاغل چه انتظاراتی می رود به او احساس امنیت و اتکال به نفس خواهد داد تا در کار خود دست به ابتکاراتی بزند.



اهم وظائف آموزشی سرپرستان :

1. برآورد احتیاجات آموزشی کارکنان

2. تنظیم برنامه های آموزشی با توجه به نیازهای آموزشی

3. پیش بینی وسائل، مربی ، کلاس درس و سایر تسهیلات لازم جهت آموزش

4. نظارت در اجرای صحیح برنامه های آموزش

5. تشویق سرپرستان و کارکنان به کسب دانش و افزایش مهارت های لازم

6. کنترل و ارزیابی عملکرد برنامه های آموزشی

7. تنظیم گزارشات بعد از آموزش و ارائه به مدیریت موسسه.



مزایای آموزش های شغلی کارکنان :

1. بهبود روش های انجام کار

2. کاهش اتلاف منابع مالی و انسانی

3. کاهش میزان سرپرستی بر کارکنان

4. آشنا ساختن کارکنان با حقوق، بیمه ، شرح وظائف و امتیازات شغلی آنان

5. افزایش و تقویت رویه و اعتماد به نفس کارکنان

6. کاهش ضایعات ، هزینه ، تعمیرات و تعویض قطعات

7. بهبود ارتباط سازمانی

8. رفع تعارضات و کم شدن حوادث و اتفاقات

9. بهبود دانش و مهارت های فعلی، تخصصی و فنی در کار

10.کمک به تحقق هدف های سازمان و مدیریت

11. کمک به رشد و بالندگی شخصی و ارتقاء کارکنان .

12. افزایش توانائی یادگیری در زمینه شناختی ، عاطفی و حرکتی .



مراحل برنامه ریزی آموزشی :

1. نیازسنجی یا برآورد نیازها 5. پیش بینی شرایط و ملزومات اجرائی

2. هدف گذاری 6. اجرای برنامه

3. انتخاب محتوای برنامه 7. ارزش یابی و ارائه بازتاب

4. گزینش روش های آموزشی



انواع کنترل :

1. کنترل قبل از انجام عملیات

2. کنترل در حین انجام عملیات

3. کنترل بعد از انجام عملیات



ویژگیهای لازم برای کنترل موثر :

1. کنترل باید اطلاعات قابل فهم و مفیدی را فراهم آورده باشد.

2. کنترل باید انحراف را بطور وسیع گزارش نماید تا از آثار سوی آن جلوگیری شود.

3. کنترل باید به گونه ای شود که افراد ذیربط بر فعالیت های رشته های خودشان نظارت داشته باشد.

4. تاکید کنترل باید بر نقاط استراتژیک متمرکز شود.

5. در کنترل باید به تنایج توجه شود.

6. کنترل از نظر اقتصادی باید بیشتر از هزینه هائی که به آن تاسیس یافته ارزش داشته باشد.

7. کنترل نباید صرفاً انحراف را مشخص کند بلکه باید منجر به مسائل اصلاحی شود.

8. سیستم کنترل باید ساده و در عین حال حل مشکل نماید.

9. کنترل باید مورد قبول سازمان باشد.

10. سیستم کنترل باید با همکاری افراد که دارای تخصص های گوناگون در زمینه های مختلف هستند طراحی شود.

11. رعایت اصل استثناء در کنترل ضروری است.

12. همه فنون و نظام های کنترل و نظارت باید انعکاس دهنده همه فنون و نظام کنترل و برنامه ها باشد که برای آنها طراحی شده است.



دلایل ارزیابی کارکنان و زیردستان :

1. تشخیص نقاط ضعف و قوت آنها تا بتوان نقاط قوت را تقویت و نقاط ضعف را رفع نمود.

2. آگاه ساختن کارکنان به کیفیت و چگونگی کار خود کارکنان که دوست دارند بدانند آیا کارهای آنها خوب باید دانسته می شود.

3. ارائه یک روش عادلانه و بدون تبعیض برای تعیین شرایط ارتقاء و انتقال یا اضافه حقوق

4. ایجاد آگاهی درباره انتظارات سرپرست از کارکنان و برقراری رابطه قوی بر اساس اعتماد متقابل بین سرپرست و کارکنان



اهداف کنترل کیفیت بطور خلاصه :

1. حفظ و رعایت استانداردهای تعیین شده.

2. پیدا کردن و تسهیل انحرافات در جریان عمل

3. کشف و اصطلاح محصولات خارج از استاندارد.

4. ارزیابی عملکرد افراد و واحدها





جوانب انگیزش کار :

1. انجام مراحل کار از آغاز تا پایان

2. ارتباط منظم با استفاده کنندگان یا مشتریان

3. استفاده از وظائف و مهارت های متنوع

4. آزادی عمل در زمینه خود فرمانی

5. باز خورد مستقیم از کار خود

6. فراهم آوردن موقعیت های مناسب برای خود شکوفائی کارکنان



نظریه سلسله مراتب نیازها :

در سالهای اولیه 1935 مازلو اولین و یکی از مشهورترین تئوری های انگیزشی را عنوان نمود. مازلو پنج نوع نیاز را مطرح نموده است که عبارتند از :

1. نیازهای فیزیولوژیکی ( مثل آب – غذا – لباس – پناهگاه )

2. نیازهای ایمنی

3. نیازهای اجتماعی ( احترام گذاشتن )

4. نیازهای احترام

5. نیازهای خودیابی یا خودشکوفائی

این دسته از نیازها در بالاترین سطح سلسله مراتب نیازها قرار دارد و بعد از ارضای تمام نیازهای قبلی خود شکوفائی یعنی نیاز به تحقق یا فعلیت بخشیدن استعدادهای بالقوه شخصی که انسان هر چه میخواهد می شود. پس خودیابی میل رسیدن به حد کمالی است که فرد قابلیت رسیدن به آن را دارد و در این ما اگر به نقطه اشراف مخلوقات یعنی جانشینی خداوند بر روی زمین را حاصل کند به کمال و خود شکوفائی خواهد رسید.

منبع:http://mohammad-rashidi.blogfa.com/post-2.aspx
آخرين ويرايش: 10 سال 11 ماه ago توسط علیرضا لک.
مدير دسترسي عمومي براي نوشتن را غيرفعال كرده.

جزوه درس اصول سرپرستی 10 سال 11 ماه ago #3496

با سلام/خوب بود
مدير دسترسي عمومي براي نوشتن را غيرفعال كرده.